對國有企業檔案管理信息化建設的幾點探討

李濟紅

（北京建工資源公司，北京 100000）

1 國有企業檔案信息化建設現狀

國有企業檔案記錄著國有企業發展過程中的重要信息，包括重大科研項目，科技成果，國企發展歷史，國企項目投資等，同時，國企會計檔案中的相關信息，能夠為企業經營發展提供數據支撐，更好幫助國企管理層制定戰略決策。科學技術推動下，傳統檔案管理已經難以滿足現代化發展需求，尤其在大數據時代，各種數據鋪天蓋地，只有借助信息化技術才能實現檔案管理水平的全面提升。對此，國家加快了檔案管理信息化建設力度，通過宏觀政策調控來推進國企信息化檔案建設力度。

2017年12月，國家檔案管理局根據國家檔案管理信息化建設需求，分別頒發了《電子檔案管理系統基本功能規定》、《檔案行業網絡與信息安全信息通報工作規范》，前者對電子檔案管理系統建設作出了具體規定，明確了電子檔案接收、管理、利用、鑒定與處置等方面的內容，要求國有企業在檔案信息化建設中必須要遵循這一規定；后者則主要規定了電子檔案信息化管理安全方面的內容，以此強化國有企業信息化建設當中的安全管理問題。2020年6月，在我國召開的第十三屆全國人大十九次常務會議中審議通過了《中華人民共和國檔案法》的修訂決議，并決定在2021年1月開始實施，修訂后的檔案管理法中提出要進一步加強國家檔案管理工作力度，推進信息化建設水平，通過檔案管理體系構建為國家治理能力、治理體系的現代化建設提供參考依據。檔案管理法第十一條提出，國有企業等事業單位，要加強人才隊伍建設，提升檔案管理人員的信息化水平，更好為國家經濟發展提供數據支撐。第十九條中提出，國有企業及相關組織要不斷提升檔案利用效率，積極引進先進的管理技術，確保檔案信息安全。《中華人民共和國檔案法》第五章則詳細列舉了檔案信息化建設的相關內容，為國有企業檔案信息化建設提供了法律依據。

2 國有企業檔案信息化建設中存在的問題

盡管國家在政策制度等方面為國有企業檔案信息化建設提供了建設依據，但這些政策宏觀性較強，可操作性有限，因此，國有企業在檔案信息化建設中還存在諸多不足。

2.1 信息化水平低，高層重視度有限

國有企業作為國家經濟的支撐，在社會主義市場經濟建設中肩負著重要使命，國家諸多改革措施和經濟決策多數是以國有企業作為試點推進的，在國務院此次頒布的《中華人民共和國檔案管理法》中，國有企業同樣需要全面貫徹檔案管理政策方針，積極推進國有企業檔案信息化建設。目前，國有企業已經初步構建了對應的檔案管理信息化體系，擁有對應的檔案信息化設備和平臺，能夠完成基本的檔案信息化數據處理等工作，但整體而言，國有企業檔案信息化水平相對較低，現有檔案管理水平依然難以滿足大數據時代的信息處理需求，更無法有效實現信息數據價值的深度挖掘。之所以出現這種情況，與高層領導的重視度密切相關，在國企發展中，高層領導往往將經營效益放在首位，對檔案管理信息化認識不足，沒有意識到檔案管理信息化對國有企業長遠發展所帶來的價值和作用，這就導致在資金、政策、人員等方面的投入力度有限，造成檔案信息化水平不高。

2.2 檔案管理信息化機制不健全，管理模式滯后

完善的信息化管理機制是國有企業檔案管理信息化建設的基礎保障，健全的管理機制能夠為信息化管理的各項工作提供參考依據。目前，國有企業檔案管理機制依然以傳統檔案管理機制為主，管理模式缺乏創新，數據存儲、搜集依然是信息化檔案管理的重心，并未充分利用信息化技術來提升檔案管理信息的利用價值，造成了檔案管理信息的極大閑置、浪費。檔案管理信息化機制涉及內容較多，包括安全管理機制、信息搜集存儲機制、數據共享機制等。

2.3 檔案信管理存在隱患，安全風險較大

網絡信息化時代，安全管理尤為重要，尤其是在檔案信息化建設當中必須要注重檔案信息化安全管理工作，避免檔案信息的泄露和遺失。目前，國有企業檔案信息化安全管理工作還存在諸多不足，檔案信息化安全管理存在一定隱患，這對國有企業檔案管理的可持續發展是非常不利的。首先，缺乏信息安全風險預警體系，在信息安全管理方面無法對潛在風險隱患進行及時有效的識別，通常是在風險發生后很久才能夠確定原因，這個時候所產生的損失是難以有效彌補的；其次，安全風險防范意識較低，國有企業檔案信息化中往往缺乏專業的信息化安全管理人員，或者安全管理人員安全管理意識淡薄，沒有深刻意識到檔案信息安全管理的重要性，安全管理工作過于疏忽。再次，安全管理方面的投入力度有限，在安全管理設備、人才培育方面均存在不足，沒有定期對檔案信息管理系統進行升級優化。

2.4 檔案信息共享水平有限，利用率低

檔案信息化建設的根本目的是提高檔案信息的搜集、整理水平，發揮檔案信息的價值，更好滿足使用主體的檔案數據查閱需求。國有企業在檔案信息化建設方面，并未實現數據信息的充分利用，檔案信息數據共享水平較低。之所以出現這種問題，主要原因為：首先，國企管理主體并未意識到檔案數據的價值性，不注重檔案信息價值的宣傳推廣，基層部門并未積極參與到檔案數據的開發和挖掘當中；其次，共享平臺水平有限，國企內部信息共享程度低，難以通過現有共享平臺滿足企業內部不同部門以及相關主體的需求。再次，現有檔案信息價值較低，無法有效保障數據的質量好價值，這就導致檔案信息利用水平進一步降低。

3 國有企業檔案信息化建設的對策

3.1 加大信息化建設投入力度，增強檔案管理意識

針對國有企業信息化水平較低問題，可以從這幾方面予以解決：首先，提升高層對檔案管理信息化建設的重視度，建立獎罰體系和責任追究機制，切實增強高層管理對檔案信息化建設的重視度，使其意識到檔案管理對企業發展的重要性；其次，加強檔案信息化方面的資金投入流動，不斷完善檔案信息化建設的硬件設備，對現有計算機設備進行更新優化，完善局域網建設，為國有企業檔案信息化建設提供良好的環境；再次，加強國有企業檔案信息化人才方面的投入力度，提高人才核心素養，調動他們在檔案信息化建設中的參與積極性，實現檔案管理水平的全面提升。

3.2 完善管理機制，創新管理模式

在國有企業檔案管理信息化建設中，需要對現有管理機制進行不斷優化，通過管理模式的創新來提升檔案信息化管理水平。其一，在國家檔案管理制度的基礎上，遵循檔案信息化建設的基本要求，結合國有企業自身情況，確定對應的信息化建設機制，根據機制有效保障各項工作的順利落實；其二，完善人才培訓機制，通過信息化人才培育，為國有企業提供檔案信息化建筑的充裕人才，一方面，要利用國有企業的福利待遇優勢，不斷吸納高素質的檔案信息化管理人才參與到企業檔案信息化建設當中，以提升團隊的整體素質；另一方面，注重檔案管理人員的培訓，根據檔案信息化建設的需求，結合檔案管理人員的現狀，制定與之對應的培訓方案，同時要完善培訓考核機制，通過培訓能夠切實達到提升檔案管理人員核心素養的目標。其三，創新管理模式，加快國有企業智能化、自動化檔案信息管理設備的投入力度，同時，引進先進管理理念，實現管理模式創新。

3.3 構建安全預警機制，確保檔案信息安全

檔案信息化建設雖然能夠提高檔案管理的使用效率，但同時受網絡自身特征的影響，存在較大的安全隱患，一旦安全管理工作不到位，就會造成檔案信息數據的泄露，給企業發展帶來嚴重危害。針對檔案信息化安全問題，可以從這些方面入手予以處理：首先，建立檔案風險預警機制。加強平臺安全系統建設，利用網絡安全預警設備來實現對數據搜集、利用有效監控，對于存在的安全隱患進行及時處理；其次，完善監督管理機制。監督管理水平高低關系著檔案信息利用的安全性。一方面，要加強人員管理，確保檔案管理信息化人員能夠嚴格按照流程進行檔案的搜集、存儲、共享，避免由于人為原因引發的風險；另一方面，建立責任追究機制，落實檔案使用人員、管理人員的具體職責，對于故意泄露檔案信息的行為主體進行嚴肅處理，切實保障國有企業檔案信息安全。

3.4 構建信息共享平臺，深挖檔案信息價值

國有企業檔案信息化建設的根本目的在于實現信息的充分利用，提高信息共享力度，深挖檔案信息價值，更好為國有企業經營決策提供數據支撐。首先，加強內部檔案信息化共享平臺的構建，加強部門之間的信息共享，更好滿足國有企業各個部門的發展需求；其次，提升檔案信息管理平臺服務水平，根據檔案信息化用戶需求制定對應的服務策略，并開展個性化服務，更好滿足國企合作伙伴以及投資主體在數據方面的需求，實現國有企業自身品質、形象的提升。

4 結語

國有企業檔案信息化建設不僅能夠提升信息數據安全性，降低運營成本，而且能夠保障企業戰略方針制定的科學性，對此，國有企業可以從信息共享、信息安全、管理機制等方面提升檔案信息化建設 水平。