談網絡環境下檔案信息化建設的重要作用

張 晶

（吉林省梨樹縣經濟信息中心，吉林 四平 136500）

檔案信息化是一個運用數字，網絡技術，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案實體虛擬化，檔案資源數字化，檔案傳遞網絡化，檔案利用共享化，檔案提供智能化，檔案展示多樣化的新的發展態勢.推進檔案信息化建設既是檔案工作的客觀要求，也是檔案部門提高管理效率，提升服務能力與水平的迫切需要信息化時代的到來，互聯網信息技術的不斷發展和計算機應用的日益普及，推動了各企事業單位以及機關團體辦公的信息化管理.基于紙質檔案的傳統檔案建設與管理模式面臨著信息爆炸和技術變革帶來的巨大挑戰，因此必須變革傳統觀念，適應社會發展潮流，利用現代化的技術和方法對檔案進行有效管理。檔案是對人類實踐活動的真實記錄，是人類在認識世界和改造世界過程中形成的寶貴財富。檔案工作最終都服務于檔案的開發利用，將檔案的潛在價值挖掘出來轉換為現實價值，實現檔案資源的社會共享。在當前網絡環境下，檔案信息化建設已成為檔案事業發展的必然選擇，同時也是檔案信息服務于社會的最佳手段，因此當前需要加快推動檔案信息化建設進程，使檔案更好的服務于經濟社會的發展。

1 網絡環境下檔案信息化建設的重要作用分析

1.1 改善檔案管理工作

檔案信息化實現后，能夠為檔案利用工作提供更多的便利條件。檔案信息采集、管理、服務等職能都會發生較大的變化，加快了檔案開發性進程。而且電子檔案產生后，有效的提升了計算機等先進技術的應用效率，檔案的查詢和利用操作更為簡單，檔案管理人員勞動強度大幅度降低，為檔案信息的合理配置及規范化管理創造了良好的條件。

1.2 為科學研究和知識普及等提供智能化服務

檔案信息化建設投入具有一次性特點，但其產出則具有多次性，而且檔案信息化實現后，不僅可以實現遠程服務，而且檔案信息資源共享，為檔案服務水平的提升起到了積極的促進作用。二次文獻信息的編著時間大幅度降低，有效的提高檔案信息利用的時效性，而且大量的文獻信息也能夠為科學研究和知識普及提供智能化服務，為這檔案信息資源的利用效率的提升奠定了良好的基礎。

1.3 檔案信息化可避免出現“時空黑洞”

當前電子政務和電子商務開始普及，檔案信息內容實現了數字化，開發利用形式也更具多樣化，這也對檔案管理方法提出了更高的要求，對于電子檔案的管理不同于紙質檔案，電子檔案的出現，使人們在利用檔案過程中不再受時間和空間的限制，使檔案利用更具便利性，有效的提高了檔案服務的質量和水平，因此需要檔案管理人員努力提高自身的專業技能，強化電子檔案的管理水平，更好的發揮出檔案信息的效益。

2 網絡環境下檔案信息化建設的途徑

2.1 拓寬檔案管理工作思路

檔案信息化建設工作中需要檔案管理人員加快觀念的轉變，樹立良好的服務意識，加快建立健全檔案管理系統，進一步拓寬檔案管理工作思路。作為檔案管理人員，需要充分的利用先進的技術手段來對檔案進行優化升級，構建檔案數據庫，并及時對數據庫內容進行更新，從而為人們提供優質的檔案信息服務。這不信有利于檔案管理工作的規范化，而且能夠促進檔案工作的有序發展，實現檔案信息資源的合理配置。在檔案信息化建設過程中，通過搭建科學的電子檔案管理系統，能夠為從前提供及時的數據支撐和信息資源，而且有利于實現檔案的分類管理和處理，降低檔案風險，為檔案資源的有效利用奠定了良好的基礎。

2.2 提升檔案信息管理質量

檔案信息化建設部門應該重視檔案信息管理質量，優化檔案管理體系。隨著信息技術的推廣與應用，電子檔案受到廣泛關注，檔案信息化管理人員可以應用電子檔案提升檔案信息管理水平，通過網絡建設與計算機管理兩個系統的開發，提升檔案信息化建設質量。同時，檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應用價值，提高其經濟效益。除了可以為社會提供經濟服務之外，還能產生巨大的社會經濟效益。

2.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因為在工程建設的過程中，檔案的行程具有多元化特征，無論是工程項目確立還是項目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據檔案信息化建設難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質量。檔案管理工作人員需要認真學習與掌握計算機信息管理知識，認真參與到軟件開發工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開展檔案管理工作，同時，還要制定完善的檔案信息化管理規章制度，打破傳統檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創造有利于檔案管理的條件，發揮計算機在檔案管理中的作用。

2.4 建立完善檔案信息化技術和資金保障體系

檔案信息化建設工作，離不開技術支撐和軟件、硬件相關基礎設施建設。系統化、網絡化、數字化、現代化的`檔案館建設離不開強大的技術支持和資金保障。檔案信息化應用軟件開發、系統平臺建設，數字化轉換、數據庫的建設，都需要一定資金的投入，隨著檔案信息化工作的整體推進，各級各類檔案管理機構，既要進一步加大專項資金的投入，還要加強技術支持，推動檔案信息網絡互聯互通，打造檔案信息網絡共享平臺。

2.5 積極推進檔案信息資源共享體系的建設

在檔案信息化建設過程中，主要是利用現代化信息技術做好檔案的存儲和網絡化平臺建設，特別是實現檔案信息的數字化存儲，并構建檔案信息管理系統和網絡平臺，實現檔案信息收集、整理、存儲、利用等各個流程的網絡化，保證電子檔案信息入口的通暢性，推進檔案信息資源共享體系的建設，為檔案信息資源共享的實現奠定良好的基礎。

2.6 構筑檔案信息安全保障體系

檔案信息安全體系建設是檔案工作的重中之重，是檔案事業順利開展的基本保障。確保檔案信息安全是檔案信息化建設的重要環節，也是保障新形勢下國家信息安全的一項重要內容。在檔案信息化建設過程中，要高度重視加強檔案信息安全工作，采取有效措施和技術手段，保證檔案信息管理系統運行安全、可靠，建立健全檔案建設、管理和應用等各個環節涉及檔案信息安全的規章制度，建立檔案數據備份和應對突發災難的檔案數據恢復機制，增強檔案信息安全保障能力，確保檔案信息的安全性和完整性。

在當前網絡環境下，檔案部門為了能夠更好的與時代發展相適應，加快了檔案信息化建設的進程。在網絡環境下檔案信息化建設過程中，需要認識到這是一項長期、系統的工作，而且檔案信息化的實現也并不是某一個部門及單純依靠幾個技術人員即能夠實現的，其需要檔案人員及各部門的有效參與和積極配合，打造高素質的檔案人才隊伍，從而更好的推動檔案信息化建設進程，為檔案管理現代化和網絡化的實現打下堅實的基礎。