淺論人事檔案管理和運用

（濰坊市人事考試中心，山東 濰坊 261000）

孟凡福

現(xiàn)階段社會發(fā)展迅速，科研人員檔案的管理為公共機構(gòu)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和改革提供了強大動力。人事檔案真實記錄了每位員工的人事簡歷，性格和道德以及政治觀。它可以反映員工的完整情況，并且是雇用各個部門時的重要參考工具。人事檔案與員工的勞動社會保障，人事工資等方面直接相關(guān)，因此人事檔案部門是幕后的服務(wù)提供者和保證人。

1 人事檔案管理概述

1.1 人事檔案的收集

人事檔案材料分為十類：簡歷材料、自傳材料、檢查與評估材料、學(xué)術(shù)和職稱培訓(xùn)材料、政治評論材料、比賽和聯(lián)賽材料、獎勵材料、處罰材料、任免材料等材料。在這十類材料中，人事部門直接制作或收集了干部履歷表，年度評估表和薪資變動表，這可以確保按時收集材料。人事部間接收集諸如研究，政治評論，獎懲以及出國旅行等資料。資料不全，人事部門不知道其他部門是否已生成某些物料，這影響了物料的及時收集。例如，應(yīng)收集出國人員進行研究，交流和學(xué)習(xí)的政策審查材料作為工作人員檔案。在實際工作中，對海外人員的政治審查由黨委勞動部門負責(zé)。由于人員不知道出國人員的政策審查材料是否屬于人事檔案，因此不會將其送交人事辦公室。人事部不知道出國人員的清單，也不向黨委勞動部索要，這將導(dǎo)致人事檔案的收集不完整。如何改變這種情況？必須加強部門之間的業(yè)務(wù)溝通與協(xié)調(diào)，并充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。目前，出國人員基本信息應(yīng)在互聯(lián)網(wǎng)上公布，人事部門人事檔案管理人員應(yīng)予以重視，并積極向有關(guān)部門積極收集資料。

1.2 人員檔案的組織和鏈接

人事檔案應(yīng)定期分類和裝訂，否則將難以確保人員檔案的安全性和完整性。例如：員工提交的學(xué)歷證書復(fù)印件，年度評估表，年薪表，退休批準表，黨員資料等未及時分類。然后，在檢查的情況下，如果丟失紙張該怎么辦？因此，有必要定期組織和鏈接職員檔案并在卷上打印檔案目錄。這樣可以方便查閱，并可以確保人事檔案的完 整性。

1.3 訪問人事檔案

嚴格執(zhí)行人事檔案訪問紀律，嚴格執(zhí)行人事檔案訪問過程，嚴格禁止人事檔案訪問。管理人事檔案是機密工作，任何查看人事檔案的人都應(yīng)保守秘密。例如，在審查人事檔案時，人事檔案管理人員應(yīng)檢查是否有《人事檔案查閱審批表》的單位批準印章；檔案審查員是中國共產(chǎn)黨的成員；檔案審閱者強調(diào)審閱檔案的紀律，不允許有拍照或更改。外部單位工作人員應(yīng)出示申請書和身份證以核實檔案并確保工作人員檔案的安全。

1.4 人員檔案的傳輸

人才流動將導(dǎo)致人員檔案在單位之間的轉(zhuǎn)移。在日常工作中，我經(jīng)常收到綁定的和未分類的人員檔案。為了避免這種情況，在國外審查人事檔案時，要求歸檔單位在傳送人事檔案之前按照規(guī)定進行組織，綁定和密封。人員檔案的傳輸必須通過機密渠道，并且必須使用特殊車輛來接送人員。

2 人員檔案的使用

2.1 人事檔案在甄選和雇用人員方面發(fā)揮著重要作用

人事檔案中的干部人事資料是反映干部情況的基本依據(jù)和重要依據(jù)，是干部工作和領(lǐng)導(dǎo)選拔的重要信息。例如，在招募中層干部時，有必要對干部檔案進行徹底，嚴格的審查，重點是“三個時間，兩個日歷和一個身份”，即出生時間的一致性，工作時間和入黨時間；學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作經(jīng)歷以及身份的真實性。在審查身份檔案時，發(fā)現(xiàn)身份檔案中的某些材料顯示出改變的跡象，經(jīng)過檢查和紀律調(diào)查，發(fā)現(xiàn)這些檔案是偽造的，應(yīng)收到相應(yīng)的處罰。

2.2 人事檔案是社會保障服務(wù)管理的重要基礎(chǔ)

政府機構(gòu)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革后，離退休人員的工資將由社會保障支付。人事局的社會保障官員將《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險待遇審批表》交付給市社會保障局，批準表格中的項目必須填寫參與工作的日期和年份的數(shù)據(jù)和信息。為了確保數(shù)據(jù)的準確性，有必要查看人事檔案中的相關(guān)材料以進行確認。例如：在“《干部履歷表》”中檢查“何時何地參加工作時間”列和工作經(jīng)歷；回顧多年來評估表上的參與時間；回顧多年來調(diào)整薪資表的時間；請檢查“更正成績表”等，以確保正確完成《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險待遇審批表》的工作，確保每月都能按時無誤地收到退休金，并營造一個和諧的社會環(huán)境。

2.3 人事檔案是用于建立退休信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源

建立離退休干部信息數(shù)據(jù)庫，準確認識離退休干部的基本情況，是做好離退休干部管理工作的重要基礎(chǔ)。提高離退休干部的標(biāo)準化和科學(xué)的服務(wù)管理水平，在相關(guān)領(lǐng)域更好地利用離退休干部，具有十分重要的作用。為了確保數(shù)據(jù)的準確性，請在查詢完人事檔案后填寫《退休干部信息簡表》。有必要收集基本信息，家庭狀況，健康狀況，參加重要的歷史活動，獎懲和退休人員的工資狀況。

2.4 人事檔案是公證信息的來源

隨著人們法律意識的增強，經(jīng)濟的發(fā)展和人事家庭財富的豐富，近年來，公證業(yè)務(wù)越來越普遍。公證通常要求提取人事檔案，這要求人事檔案管理者要公正，公平，并尋求事實真相以提取人事檔案。例如：提取《職工履歷表》或《干部履歷表》時，請如實填寫父母，配偶，子女和社會關(guān)系的信息。有些人事檔案有多個簡歷，必須仔細閱讀，經(jīng)過全面分析，然后提取其中一個簡歷，并在經(jīng)過公證的摘要中注明年份，月份和日期的簡歷。如有問題，提取人事檔案的負責(zé)人和公證處工作人員將配合對人事檔案資料的調(diào)查和判斷，以確保公證的嚴肅性。

3 結(jié)束語

人事檔案管理部門促進部門的優(yōu)化和改革，同時，無論部門如何進行改革和優(yōu)化，該部門仍然是公共機構(gòu)中的關(guān)鍵部門。在人才招聘過程中，人事檔案管理部門扮演著重要角色。人事檔案管理部門向招聘部門提供全面協(xié)助，以比較每個候選人的實際社會經(jīng)驗，人事能力和道德水準。在績效考核的日常工作中，人事檔案是高層領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，促進了獎懲目標(biāo)的實現(xiàn)。它是每位員工日常工作的最真實的資料，并真正記錄了整個人事數(shù)據(jù)范圍。