試論如何做好檔案保密管理與利用工作

張 超

（南京市規劃和自然資源局江寧分局，江蘇 南京 211100）

1 引言

檔案保密管理是檔案管理部門的重要工作任務，檔案資料涉及單位管理運行的各個環節，是對單位業務活動和管理工作的直觀呈現，需要保障檔案的安全管理和利用，處理好保密管理和資源利用的關系，是推動檔案管理水平提升的重要基礎，對單位發展起到有效的推動作用。

2 檔案管理人員的主要職責

檔案工作人員需要對單位管理運行中產生的資料信息進行全面的收集，并嚴格按照檔案管理制度對資料整理排序，進行妥善保管，并提供相應的利用服務，為檔案使用者提供查詢調用等服務，為單位管理決策的制定和執行提供有效的數據支持和依據[1]。在管理活動中，工作人員需要對檔案資料進行嚴格的審核，保證資料的真實有效，單位在管理運行中產生的資料信息相對具有較強的保密性，需要工作人員對檔案保密等級進行科學的評定，并結合單位實際發展和相關政策，對相關保密范圍、年限等進行動態化的管理，做好解密工作，提升檔案資料的安全性，防止資料數據的損壞或泄露。檔案資源的科學利用作為單位管理運行的重要基礎，需要工作人員結合檔案資料實際情況和單位發展需求，對利用環節進行科學優化，提升服務質量，推動檔案價值的高效實現[2]。

3 正確處理檔案保密與利用的關系

檔案保密與檔案資源的科學利用是保證管理工作的重要任務，對推動單位業務工作的開展和管理制度的高效落實提供基礎保障，而保密工作與利用環節存在一定的對立性，需要管理部門有效處理兩者間的關系，在保證保密工作高效推進的同時，在保密規范的指導下，進行檔案利用工作的科學開展，提升檔案利用效率，在利用過程中切實保障資料安全，對利用過程進行全面監管，保證保密制度的高效落實，推動檔案價值的高效實現。同時保密管理能夠為利用工作提供有效的制度保障，對利用過程進行有效的規范，防止保密資料的泄露，提升檔案管理水平[3]。

4 做好檔案保密管理與利用工作的有效策略

1）優化檔案管理思路。檔案保密與利用工作的高效開展，需要充分結合單位管理運行和檔案工作實際，對檔案管理模式進行科學優化，轉變傳統的管理思路，對檔案資源的利用環節形成有效的重視，有效把握保密與利用間的平衡，保證保密規范的高效執行，實現對資料信息的高效管理。要優化保密等級設置，建設動態化的保密管理體系，結合相關政策方針和社會環境的變化，對檔案保密級別進行及時的調整，并針對具體的保密等級制定相應的利用規范，為使用者設置相應的權限，為利用環節進行有效的規范，在提升利用效率的基礎上保證資料安全。同時要積極學習先進的保密措施，對檔案保密工作進行科學優化，要加強與使用部門和人員的溝通交流，實現對利用環節的有效反饋，對保密和利用工作進行針對性的調整，提升檔案管理 水平[4]。

2）完善管理制度。管理部門要結合保密和利用工作實際，對管理制度進行科學優化，為檔案工作的開展提供有效的制度保障，對工作流程進行科學的規范，有效降低因管理漏洞造成的泄密風險。要健全監管機制，實現對檔案管理活動的全面監督，有效發現管理活動中存在的問題和不足，并針對具體的保密風險設置相應的處理措施，提升管理活動的安全性，保證保密資料安全。管理人員要加強對利用環節的管理力度，對利用過程進行全面的記錄，對使用者的權限進行嚴格驗證，并對資料的流轉過程進行全面監控，對保密等級較高的資料要建設相應的利用環境，防止檔案流轉過程造成的資料泄露[5]。

3）創新管理模式。隨著單位業務范圍的不斷拓寬，傳統的管理模式已經不能適應檔案保密和利用工作的需求，雖然信息設備在檔案工作中得到廣泛的運用，已經能夠利用信息設備進行相關的檔案管理工作，但是當前的信息化水平相對不足，不能形成較好的管理效果。這就要求管理部門要提升創新意識，構建信息化管理體系，為保密和利用工作的高效開展提供有效支持。信息設備的科學運用，能夠實現紙質資料的數字形式轉變，通過專業的加密技術進行相關資料的加密，提升保密效果。要利用先進信息技術，對保密資料進行深入分析，按照相應的保密等級建設相應的資料數據庫，有效提升管理活動的智能化水平，減少人為因素的干預，提升保密資料的安全性。要建設完善的信息化管理平臺，實現對管理流程的高效整合，對檔案管理和利用活動進行全面的覆蓋，并對管理流程進行詳細記錄，對相關操作的安全性進行有效的分析，及時發現管理和利用活動中存在的安全風險，對發現的問題進行及時的解決，提升檔案管理的有效性。

4）優化利用環節。檔案資源的利用環節是影響保密管理效果的關鍵環節，管理部門要對檔案利用環節進行科學優化，在保證保密檔案安全的前提下，提升利用水平，推動檔案服務質量的增強。要結合單位實際情況和保密規范，為相關的使用部門和人員制定相應的權限標準，在利用環節中對具體使用人員進行嚴格的身份識別和權限驗證，并對其借閱、調用等行為進行全面監管，防止越權行為的出現，保證檔案安全。同時要利用信息技術手段對利用環節進行調整，根據使用者具體情況制定相應的檢索權限，對利用過程進行有效的規范。要加強對遠程利用活動的監管力度，強化網絡安全防護措施，保證網絡環境的安全，有效杜絕網絡安全威脅對保密資料的入侵，提升保密效果。

5）強化隊伍建設。檔案保密和利用工作具有較強的專業性，對管理人員的專業素養要求較高，管理部門要積極引進保密管理和信息技術人才，充實管理隊伍，提升管理水平。要完善培訓機制，結合保密和利用工作中存在的具體問題，制定針對性的培訓策略，提升管理人員的素質能力水平。要加強對工作人員的思想教育，提升其保密意識。要完善考核機制，對保密和利用工作成效進行公正客觀的考評，形成準確的考核結果，與激勵措施進行有效結合，提升管理人員的工作積極性和責任心。

5 結語

檔案保密和利用是檔案工作的重要內容，是提升檔案管理質量和服務水平的重要基礎，管理部門要結合單位檔案工作實際，轉變傳統的管理思路，正確處理保密與利用間的關系，提升主動創新意識，優化管理模式，合理利用信息技術優勢，構建完善的管理體系，建設長效保密機制，優化檔案資源利用環節，切實保證保密資料安全，提升檔案利用水平。