辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理

關(guān) 潼

（天津市河北區(qū)科技創(chuàng)新發(fā)展中心，天津 300142）

“辦公室”作為企事業(yè)單位的重要樞紐，是進行信息管理、記錄、處理、獲取和交流的中心環(huán)節(jié)。人們心中的“閑職”，其實并不只是簡單的收發(fā)文件，而是重要的信息記錄、收集歸納、管理維護，隨著單位的發(fā)展壯大，工作量會越來越大且需要具備一定的管理技 術(shù)[1]。隨著現(xiàn)代化計算機信息技術(shù)的發(fā)展、5G速度的開發(fā)，信息的傳播速度和方式也越來越多樣化，對現(xiàn)代化辦公室文書檔案的收集與歸納管理工作提出了新的挑戰(zhàn)和要求。

1 辦公室文書檔案管理工作在單位發(fā)展中的必要性

當(dāng)前，實施科學(xué)、有效的辦公室文書檔案管理有利于促進企事業(yè)單位的發(fā)展，是企業(yè)單位發(fā)展壯大的重要見證者，辦公室文書檔案管理的必要性主要凸顯在以下幾個方面：

1）辦公室中的文書檔案管理是一項復(fù)雜的信息管理，它詳細(xì)的記錄著企業(yè)自建立以來的各種信息，包括重大決策部署、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)開展以及計劃總結(jié)，為企業(yè)優(yōu)化發(fā)展、合理經(jīng)營和系統(tǒng)管理提供數(shù)據(jù)支持，由企事業(yè)單位的行政事務(wù)活動演變而來，也是行政事務(wù)管理的重要組成部分[2]。

2）辦公室的文書檔案是企業(yè)文化的發(fā)展象征。收集歸納辦公室的文書檔案，可以詳細(xì)了解企業(yè)單位的發(fā)展歷程，所以文書檔案也是企業(yè)文化的重要標(biāo)志，它見證了一個公司自籌建以來，到試運行、正式運行、優(yōu)化經(jīng)營，最后成為行業(yè)標(biāo)桿的全過程，并且保存了所有相關(guān)的文件資料，因此，必須采用合理、有效的文書方案管理模式，提高信息利用率，為企業(yè)的發(fā)展壯大做好“后勤工作”。

3）高質(zhì)量的辦公室文書檔案管理，有利于決策者時刻掌握公司的經(jīng)營數(shù)據(jù)，便于決策者抓住商機，高效決策，因此單位的文書檔案收集與歸納工作就顯得尤其重要。

一個企業(yè)單位想把文書檔案的價值發(fā)揮到最大就必須重視文書檔案管理水平的提高，這是“順帶手兒”的基礎(chǔ)性工作[3]。但是當(dāng)下的很多企業(yè)或事業(yè)單位并未引起重視，當(dāng)時代發(fā)展，科技進步的時候，很多企事業(yè)單位的辦公室文案管理工作因領(lǐng)導(dǎo)人的不重視，導(dǎo)致管理方式落后，造成決策失誤，這將嚴(yán)重影響企業(yè)單位的發(fā)展進步和經(jīng)營策略。

2 當(dāng)下辦公室文書檔案管理工作存在的問題和不足

1）辦公室文書檔案管理意識欠缺。事業(yè)單位中傳統(tǒng)的工作機制導(dǎo)致大部分工作人員不重視檔案管理工作，檔案管理人員對該份工作的認(rèn)識不到位，導(dǎo)致文書檔案管理理念落后，因此在工作中缺乏責(zé)任意識，將工作任意“化繁為簡”，嚴(yán)重影響文書檔案管理的質(zhì)量。辦公室文書檔案管理意識的欠缺，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：（1）辦公室的負(fù)責(zé)人以及工作人員未能體會到進行文書檔案收集與歸檔的根本意義，因此導(dǎo)致管理人員意識淡薄，缺乏有效的管理技能、方法和措施。致使文書檔案“外強中干”，甚至混亂不堪。（2）現(xiàn)階段文書的檔案管理人員，通常按照上級領(lǐng)導(dǎo)的指示開展工作，缺乏管理崗位需要的自主性。文書檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)工作比較集中、個別文件要求高、突擊任務(wù)比較重等現(xiàn)象，很多工作人員會非常重視“領(lǐng)導(dǎo)突然交代或強調(diào)的工作，以贏得上級領(lǐng)導(dǎo)的滿意”，導(dǎo)致文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性。工作人員長期以往容易以迎合領(lǐng)導(dǎo)為主，其他工作就會降低管理標(biāo)準(zhǔn)，甚至消極怠工。

2）辦公室文書檔案管理方式落后。辦公室文書檔案管理方式的落后其根本原因是工作單位的不重視，對于管理人員的管理技能和知識沒有及時培訓(xùn)，也不重視人員素質(zhì)的提高。除此之外，文書檔案的收集方式也存在一定問題，大部分文書檔案管理人員仍然使用傳統(tǒng)的收集方法—手工法，這不僅會大大降低檔案收集的效率、浪費時間，而且難以保證信息的準(zhǔn)確性[4]。其次，文書檔案的歸納方式也相對落后，分類是歸納管理的重要手段，很多單位，由于專業(yè)技能的缺失，很難針對不同的資料進行個性化分類，而且因重視不足，對個別檔案沒有進行特殊處理，造成檔案丟失。

3）辦公室工作人員管理技能不足，綜合素質(zhì)較低。文書檔案管理人員是“一線”直接接觸文書檔案資料的工作人員，管理人員的專業(yè)技能直接影響檔案收集與歸納的質(zhì)量，在實際的管理工作中，大部分工作人員的專業(yè)技能是不足的，很多單位的文書檔案管理崗位“形同虛設(shè)”。主要有兩方面的原因：（1）受崗位發(fā)展的限制，辦公室文書檔案管理崗位屬于行政崗，也就是大家所謂的“辦公室文員”，因此，從崗位發(fā)展行情來看，不管是薪資構(gòu)成還是福利待遇都不是特別高，因此，企業(yè)在崗位招聘時容易受限。（2）福利待遇比較好的事業(yè)單位或者規(guī)模大、機制完善的企業(yè)，在招聘時容易犯一種“通病”，即過于重視學(xué)歷，忽視能力和經(jīng)驗。此外，個別企業(yè)從人才培養(yǎng)成本的角度出發(fā)，會選擇其他崗位人員兼職，這難以實現(xiàn)高質(zhì)量的文書檔案管理。

3 提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量的建議

1）加強對文書檔案管理工作的重視。每個單位的辦公室文書檔案都包含企業(yè)單位的重要信息，這些數(shù)據(jù)信息在一定程度上決定著企業(yè)發(fā)展的方向，影響企業(yè)的戰(zhàn)略決策，因此單位的領(lǐng)導(dǎo)人員首先要引起重視，一方面是管理理念的傳達(dá)，另一方面則是管理技能的重視，企業(yè)要在合適的時期對管理人員進行技能培訓(xùn)，提高工作人員的文書活動策劃能力，將文書檔案管理的理念融入企業(yè)文化。

2）優(yōu)化文書檔案管理體系。管理學(xué)本身就是一門復(fù)雜而又深奧的學(xué)科，哪怕是在文書檔案管理中的應(yīng)用也是多樣化，如何將多樣化的管理方法付諸實踐，答案就是規(guī)范管理體系。規(guī)范辦公室文書管理的工作流程和方法，使檔案管理人員在進行收集和歸納時有章可循[5]。辦公室文書檔案收集與歸檔工作對專業(yè)技能有較高的要求，同樣，工作人員的耐心和責(zé)任心也是必備因素，企業(yè)在優(yōu)化管理體系的時候，人員技能、責(zé)任心和耐心也是重要的提升維度。

3）辦公室文書檔案的信息化管理。21世紀(jì)是信息化的時代，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，使各種信息充斥我們的生活，給我們的生活帶來便利。計算機信息技術(shù)也已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，數(shù)字化的處理使信息傳輸速度快，信息獲取精準(zhǔn)，甚至整合手段更先進[6]。所以計算機信息技術(shù)在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中的應(yīng)用也是大勢所趨。通過信息化的處理，能夠大幅度提高信息處理的效率，提高辦公室文書檔案管理的質(zhì)量，企業(yè)單位通過計算機科學(xué)建立自己的文書檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置多個工作端口，建立辦公室文書檔案管理的云平臺。

4 結(jié)語

文書檔案管理對每個單位來說都是必要的，利用現(xiàn)代化的科技實行有效的管理模式，建立適合自己單位發(fā)展的文書檔案管理體系，將文書檔案資源的作用和價值發(fā)揮到最大。重視文書檔案管理工作，注重養(yǎng)成檔案收集和歸納的專業(yè)技能。