高校教學檔案一站式服務管理的應用

魏丹陽

（長春工程學院，吉林 長春 130012）

隨著高校檔案館的信息化管理，已經實現方便快捷的查閱檔案模式，在檔案管理系統通過歸檔分類或者關鍵字的搜索。能為查檔者提供精確、全面的信息查詢，這是整體檔案管理的質化提升，也是建設數字檔案的一站式服務的前提[1]。

1 教學檔案的應用現狀

對于整體教學檔案數據，所面向的受眾者眾多，并且所提供的價值數據更能為其提供具有證明性質的學歷、學位等信息。由于教學檔案的多樣性，不同類型的檔案分類由不同職能部門所提供的，為了減少查閱者的繁冗復雜的查閱方式，構建教學檔案一站式服務是很有必要的。一個部門匯集多個職能部門的學生信息，真正的實現多要求的一站式解決方案。

教學檔案可為學生提供錄取信息、在校學籍檔案、畢業證號信息、學位證號信息、畢業派遣信息、研究生畢業論文設計、在校獎罰信息，部分高校還能提供學生入黨材料，這些都是與學生息息相關的，并且在畢業后可為其提供有效的學籍認證的主要材料。保護學生信息隱私安全也尤為重要，因此提供給學生數據時，必須保證僅限于此學生數據，由于檔案的特殊性，所提供的數據為原件的掃描件，但多數歸檔文件涵蓋了部分其他學生數據，故要對掃描圖片上其他學生數據進行遮蓋，最終形成僅顯示個人信息的原件復件。不論是用人單位、國家授權的學位認證中心、學信網、甚至是教育部審核部分學生的學歷，都需要高校檔案館出具相關材料，所以其重要性不容小 覷[2]。當然，做好教學檔案的一站式服務的管理則可以實現整體數字檔案館的首要作用。

2 一站式服務針對學生查閱者

不論是在校學生還是畢業學生，都會需要檔案館提供相關學籍數據，一部分是為了參加相應等級考試，設考機構需要學生提供自己的錄取名冊、成績單等信息，一部分是為了完成某種學歷、學位的認證或二學歷學位證的申請，需要開取相應的畢業信息或學歷證明，還有一部分是為了辦理對應城市的戶口落戶甚至是社保辦理而提供派遣信息等。

為了更加快速便捷的實現一站式服務，檔案館可以通過微信公眾號建立一站式服務平臺，大部分學生不只需要一種類型的歸檔數據，通常需要為其提供種類較多的學籍數據，所以在教學檔案一站式平服平臺內我們必須建立相關查閱制度，需要查閱者提供至少一種以上的證明身份的資料，根據查閱信息重要程度的不同，疊加其提供畢業證或學位證的掃描文件，不僅更深程度的確認其身份信息，也為日后統計或檢查查檔數量提供有效依據。

3 一站式服務針對認證部門

國家承認的學位認證中心、學信網和海外留學高校均需要檔案館提供的佐證材料，分別對學生的畢業名冊、新生錄取名冊以及成績單進行查詢[3]。學位認證中心、學信網均有屬于自己的認證系統，它們給高校檔案館提供專門的登錄賬號，然后檔案館通過查檔數據來對提出申請的學生信息進行認證，核實學生的姓名、出生日期、性別、學位類型、學位授予單位、專業、學科門類、學位證書編號和獲學位年份信息，向其反饋所提供的信息是否屬實。對于海外留學高校一般需要檔案館提供學生在校期間的成績單，提供原件復印件的同時，還需要提供全英翻譯的成績單。本著“以人為本”的原則，方便有出國留學意愿的學生完成申請，檔案館的工作人員在獲取各院系課程名稱的專業英文翻譯后，對照編寫生成全英的成績單，在提高檔案館工作人員的業務能力水平的同時，也需要其掌握一定程度的英語水平，不僅大大提高的檔案館的服務范疇，也為檔案館整體人員配置提高了一個層次。

4 一站式服務針對用人單位

本校畢業生畢業后進入用人單位，由于專門相關認證中心需要一定的費用和較長認證周期，所以用人單位更傾向于直接向高校檔案館進行信息核實。當用人單位為企業、事業單位、國家機關和社會團體時，一般通過發函到檔案館，對指定入職人員信息進行核查，或者對提職和評定職稱的人員提供相關學籍信息復印件。

當用人單位為個體經濟組織或民辦非企業單位時，則需要向檔案館提供關于入職人員的簽字授權書、畢業證、學位證、身份證原件復印件以及該單位的相關資質信息，最大程度保護學生信息安全。對于此類用人單位，檔案館僅回復被查閱人信息是否屬實即可，不附加其他佐證數據。

5 一站式服務針對本單位其他職能部門

教學檔案均是來自其他職能部門所提供的歸檔數據，必要時也會對其他職能部門提供查檔數據，兩者屬于相輔相成、互相保障。為了更好地為其他職能部門提供信息，可以在檔案管理系統里建立相對應的數據庫，專門針對不同職能部門的數據需求創建只有讀取功能的賬號進行登錄、查閱、下載等功能。一方面保證了其他職能部門的查檔需求，另一方面也大大減少了檔案館重復性工作的狀況。

在建立專項數據庫時，檔案管理系統也需對其操作進行后臺監控，保證不必要的信息泄露，所以在創建讀取功能的賬號時，需要有權限設定，不僅需要實時獲取下載內容，而且每日還要對超過一定數量的操作進行審核和授權，系統會自動彈出限流提示和被迫下線，須操作人員的部門領導和檔案館領導的共同授權，才能繼續操作。

6 總結

高校的教學檔案所面向的使用者頗多，制定規范的查閱制度，并且提供一站式服務，節省查閱時長以及減少繁冗復雜的辦理手續，對于整體提高檔案館的服務水平有很重要的作用，因此我認為加大一站式服務的投入與建設方針是尤為必要的。一站式服務需要常態化，同時也需要提高檔案管理員的能力水平，真正意義上的展現檔案館的權威性。