水利工程檔案的收集和利用管理

閆英梅

（唐山市水土保持與水利工程管理中心，河北 唐山 063000）

水利工程建設項目在施工過程中會涉及較多的檔案資料，這些檔案資料可以對水利工程項目的建設和運營情況全面反映。檔案資料不僅直接關系水利工程項目的建設、管理、驗收和運營情況，同樣也起到監督的作用，可以為日后工程項目運營管理提供有效的依據。

1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的作用

一是檔案資料可以對水利工程建設全過程進行反映，并將參與水利工程項目的設計單位、施工單位和監理單位結合在一起，能確保工程項目順利進行。完善的檔案資料可以為水利工程項目運營管理提供相應的參考價值；二是檔案管理目標與水利工程建設目標可保持一致性，水利工程檔案管理更加注意細節，細節往往對工程項目有重要的影響，強化對水利工程檔案的管理可以及時發現問題，能明顯提升工程建設的效率和質量。

2 水利工程檔案收集需要注意的問題

1）確保水利工程檔案的收集貫穿工程項目施工的全過程。貫穿全過程是水利工程檔案收集工作的顯著特點。所謂全過程就是水利工程檔案的收集要體現在工程項目的設計階段、施工階段、驗收階段和運營階段，這樣能確保水利工程檔案的完整性。為了保證水利工程檔案的完整性，促使檔案收集工作變得更加規范、標準，需要制定科學合理的檔案收集管理制度，可以組織一名或者多名工作人員參與檔案的收集，并定期組織工作人員參與業務培訓，努力提高工作人員的專業素養，提高他們檔案資料的收集能力。

2）嚴格按照要求歸檔水利工程施工質量評定資料。質量評定是水利工程建設項目不可缺少的環節。水利工程施工質量評定資料的規范與否直接影響檔案資料的收集和管理。現階段我國水利工程多數原始檔案資料還存在用圓珠筆或者鉛筆書寫的情況，在字跡模糊、潦草的情況下容易出現檔案資料遺漏、不真實等問題。因此水利工程施工質量評定資料需要嚴格按照要求來歸檔[1]。

3）注意水利工程設計施工變更檔案的收集。水利工程項目作為一項民生項目，其建設周期較長且資金投資量也較大。此外，水利工程項目建設期間不可避免會設計大壩灌漿、基坑支護、地下連續墻等隱蔽性工程技術。上述工程技術開展中涉及的問題較多，施工工序較為繁瑣，難免增大了檔案資料收集的難度。加上水利工程項目受地質、土壤、氣候等條件的影響，也會引起施工方案的變更。因此在工作人員在收集水利工程檔案資料時需要考慮到設計施工變更情況。

3 水利工程檔案利用管理需要注意的問題

1）確保檔案管理制度的標準化。檔案管理工作需要建立在標準化制度之上。水利工程檔案管理中確保檔案管理制度的標準化設計內容較多，主要包括水利工程建設項目的批復文件、設計資料、檔案的分類和歸檔等。此外，還包括技術檔案的整理、鑒定和保管，以上內容均需要確保有具體的制度可依。

2）確保檔案管理方法的標準化。檔案的積累、立卷和歸檔等是水利工程檔案管理的主要內容。不管是哪個環節都需要確保檔案管理方法的標準化，妥善開展檔案管理工作。技術方案工作程序圖在水利工程檔案管理中具有重要作用，可以密切各部門之間的聯系，確保各部門工作可以正常運轉，實現對水利工程檔案的程序化管理[2]。

3）確保檔案管理統計的標準化。檔案管理統計的標準化主要是立足檔案工作實際發展情況來說的，檔案整理進度、調查和統計分析等需要確保有標準化的統計方法。水利工程建設中各階段使用的施工技術都需要以檔案的形式記錄下來，做好統計。標準化的檔案管理統計可以為工作人員提供有價值參考。

4 進一步加強水利工程檔案收集和利用管理的措施分析

1）努力培養專業化檔案管理人才。水利工程檔案管理工作離不開高素質的檔案管理專業人才，因此相關單位需要努力培養一批專業化的檔案管理人才，為水利工程檔案管理工作提供強大的人才支撐。其中在綜合性檔案人才的培養上需要注意以下幾點問題，一是強化檔案管理人員的法律意識，保證檔案資料的嚴密性和安全性；二是努力提升檔案管理人員的職業道德素養，提高檔案資料收集的主動性和依從性；三是定期加強對檔案管理工作人員的專業化培訓，努力提高工作人員的業務能力；四是加強對檔案管理人員計算機使用技能和相關軟件使用技能的培訓，增強工作人員的信息化辦公意識，提高水利工程檔案管理的信息化水平[3]。

2）構建檔案管理完善的法律法規。水利工程檔案的收集和利用管理需要建立在完善的法律法規基礎之上。目前我國與檔案管理有關的法律法規存在一定的滯后性，尤其是水利工程項目伴隨時代的發展呈現出新的發展特點，檔案管理相關法律法規難以緊跟工程項目的發展而不斷完善。這樣就容易促使水利工程檔案管理較為混亂。基于此就需要在當前形勢下結合水利工程項目實際建設情況制定完善的法律法規，從法律角度約束參與檔案管理的工作人員。

3）嚴格管控檔案資料質量。參與水利工程項目的建設單位需要妥善收集好相關資料，做好前期的資料收集工作，并將收集的資料歸檔，確保檔案資料的完整性、系統性，按照工程常態化對檔案資料進行管理。水利工程項目涉及的檔案資料有多種類型，如文件、音頻、視頻、圖片等，不同載體的檔案資料都需要確保完整性，確保檔案資料涉及水利工程項目設計、施工、監理以及竣工的全過程。文件歸檔需要嚴格按照要求進行，對檔案資料做到規范化管理。此外，檔案資料的分類、組卷等環節需要確保聯系性，按照規范制作備考表檔案盒背脊以及卷皮，確保檔案資料的裝訂質量。歸檔后的檔案資料需要安全保管并利用，避免檔案資料出現老舊破損等問題。如果歸檔的檔案資料需要移交，則需要雙方一同檢查檔案，檢查合格后才能簽字確認，交由檔案資料的接收單位[4]。

4）加快檔案管理的信息化建設。在現代化科技不斷發展的背景下，水利工程檔案的收集和利用管理也需要納入信息化元素，借助現代化信息技術開展檔案管理工作。首先參與水利工程檔案管理的人員需要改變原有的管理理念，樹立信息化檔案管理意識；再者單位需要加大在水利工程檔案信息化管理上的資金和設備投入，構建完善的信息化管理系統；最后積極推廣電子檔案，實現紙質檔案到電子化方案的轉化，全面發揮檔案資料的價值[5-6]。

5 結語

綜上所述，檔案的收集和利用管理對水利工程項目來說尤為重要，做好檔案的收集和管理工作可以確保水利工程項目的順利進行，對于強化水利工程項目運營后的有序管理具有重要意義。