企業人事檔案管理與人力資源創新發展探究

宋廣影

（黑龍江省交投高速公路運營管理有限公司大齊分公司，黑龍江 大慶 163316）

企業人事檔案是人事部門全面考察與使用人才的重要依據，在企業發展中發揮著重要作用。加強人事檔案管理對發揮組織內人力資源的效力、實現人力資源的合理配置、規范化預測人力資源需求等有著積極意義。以此在人事檔案管理工作上，應當加強思想觀念與管理方式等方面的創新，切實規避檔案管理存在的內容不全與技術滯后等問題，以延伸與加強人事檔案管理的功能。

1 轉變信息服務理念

在人事檔案管理的創新進程中，應當加強對用人機制的轉變，相對于眼前利益，更應當注重長遠發展，貫徹落實以人為本的管理理念。人事檔案管理是人力資源管理在選人與用人的重要途徑，更是知識管理的基礎。因此應當積極轉變被動的服務模式，不斷強化服務意識，主動為人力資源管理提供信息服務，推動人事檔案管理工作轉型的同時，為人力資源開發提供有效服務，切實提高企業的人力資源管理水平。

2 加強各部門溝通合作

人事檔案信息貫穿人力資源管理活動的全程，作為人事檔案管理工作人員，應當及時向人力資源管理部門反饋各種信息，加強與人事部門的溝通交流。積極拓展人事檔案的內容，增加能夠反映出員工綜合能力及素質等資料內容，與由權威部門認定的業績考核資料，以及能夠反映出個人專業能力與性格特征等個性化的材料，實現對員工發展的全方位評價。將人事檔案管理工作對接辦公系統，施以系統化管理。人力資源部門可以根據企業戰略目標與人員檔案信息，進一步完善人力資源長期發展規劃，科學展開招聘與培訓及考核等工作，促使員工發揮自身的價值，為企業創造更多的效益。人力資源管理工作應當加強與各部門工作的聯系，將人力資源工作融入到各部門的管理工作中，避免出現人力資源管理與人事檔案管理工作脫節的情況，綜合各種信息建立完善的人事檔案庫，從而更好的為各部門業務展開提供服務[1]。

3 完善信息管理體系

在人事檔案管理工作中，應當加強對員工信息的清查核對，剔除虛假的信息，拓展存檔的范圍，建立完善的人才數據庫。派專人動態管理數據庫，及時更新個人信息。尤其是針對專業技術人員與高管等重要的人員，應當確保其個人信息的詳盡性。以往紙質性人事檔案的信息內容相對較少，而電子檔案信息的載體豐富，包括音像資料等，提高個人信息的真實性與拓展信息量的同時，加強現代信息技術的靈活運用，更利于信息管理體系的完善。人事檔案管理部門是人力資源管理的重要參謀助手，除依靠人力外，還需使用新的技術手段，實現對員工檔案信息的高效管理。利用現代科技掃描人事檔案材料，實現人事檔案電子化，規避以往存在的人為涂改及替換等信息造假行為，通過人事檔案電子信息化管理，便于后續的檔案保存與查閱。唯有加強檔案設備配備與基礎設施建設，才能轉變檔案管理工作模式，從而有效規避人才流動中的人檔分離問題，以切實發揮人事檔案管理的價值意義。

4 強化人事檔案信息時效性

處于知識經濟時代，企業之間的競爭逐步向人力資源競爭的局勢轉變。因此企業應當不斷加強人事檔案管理工作水平，根據企業與時代發展的要求，逐步縮短反饋信息收集與再利用的時間周期。將新產生的個人經歷相關資料，及時補充到人事檔案中來，切實強化人事檔案信息的時效性。加強對人事檔案的動態性與常態化及科學化管理，定期審查鑒定以往的人事檔案資料，及時補充新的內容與更新人事檔案信息，便于人力資源部門充分了解員工的實際情況。

5 優化人事代理制度的服務形式

隨著企業人事檔案管理工作地位的提升，衍生了大量新的人事檔案管理方式模式，不斷提高了企業人事檔案管理水平，推動了企業現代化發展進程。如人事代理制度中人才租賃的服務形式，首先便于企業便捷用人，打破了傳統人事關系與勞動關系的管理局面，實現了租賃單位用人與專業機構管人。其次隨著高級專業人才兼職租賃業務的不斷展開，對地區人才資源的社會共享起到了積極促進作用。同時可確保單位用人的準確性，有效規避用人風險。最后打破了傳統編制限額的問題，更容易滿足用人需求。從被派遣人員入手分析，首先對人事檔案的勞動關系與人事關系的管理起到了保障作用，對業績情況與培訓及考核等工作檔案方面的內容起到了完善作用，更利于勞動者合法權益的維護。其次不再續約派遣人員的人事關系，依舊由人事派遣服務機構代理，可提供代交社保與各種證明等人事代理服務。

6 豐富人事檔案管理模式

傳統人事檔案管理模式過于封閉，對人事檔案的封閉性管理，僅適用于本機構使用，使用范圍相對狹窄。同時手工操作的難度大與規范性差，應當積極轉變傳統工作模式，加強現代化信息技術的引入力度，將紙質化個人檔案資料輸入到計算機的信息管理系統中，形成數據化與信息化的檔案資料，通過電子檔案的同時加強對檔案信息的保護。人事檔案的電子信息化管理，更利于實現資源共享，加強了檔案管理部門與外界的人才信息交流，交流模式的開放性特征加強，更實現了文檔與網絡化及自動化的一體化。從傳統的被動接受檔案，向主動提供服務的態勢轉變。靈活利用現代信息技術建立人機結合的技術性管理系統，完善人事檔案信息化管理的員工信息系統，實現人事檔案管理手段科學化與理念現代化，從而加速人事檔案管理工作的規范化進程[2]。

7 完善檔案管理制度

盡快完善人事檔案管理制度，規范收集與鑒別及錄入等人事檔案管理的工作流程，確保人事檔案管理的標準化，強化人事檔案工作的合法性與制度化。及時準確與完整的更新檔案內容，主動收集與補充檔案內容。盡快完善人事檔案的分類系統，拓展系統的功能模塊，便于人事檔案管理工作有序展開。在完善人事檔案內容時，應當圍繞定量與定性結合，以及動靜結合等原則進行[3]。

8 提高檔案意識

引入高素質人才，采取多種培訓方式，加強對人才的培訓教育力度，提高人員的職業素養與業務能力水平。尤其是人事檔案管理人員，應當積極掌握現代化的檔案管理知識技能，滿足更高的人事檔案管理工作要求，得心應手處理檔案管理工作。

9 總結

創新人力資源管理的工作模式，是提高企業市場競爭力與占據主體地位的有力手段。在企業人事檔案管理上，應當加強服務理念與管理方式及人才培養方式等方面的創新，盡快擺脫傳統檔案管理工作中存在的人檔分離與信息缺失、檔案管理形式化等問題，以帶動企業內部管理水平提升，有效規避外來的風險，推動企業健康發展。