目前基層檔案館檔案管理工作中存在的問題

葛宗京

（望謨縣檔案館，貴州 黔西南布衣族苗族自治州 552300）

檔案館檔案管理工作絕不是一項簡單的工作，很多人認為檔案管理就是整理工作。其實檔案管理設(shè)計到很多方面的工作，設(shè)計到資料整理、數(shù)據(jù)分析、檔案儲存。通過檔案管理還能夠合理地進行信息資源的共享。但是很多檔案館在開展檔案保密管理過程中還存在著很多問題，例如信息程度不高、安全性不強等問題，這樣對于檔案工作開展是什么不利地。檔案館在日常管理過程中必然要有效地解決這些問題，從而更好地促進檔案館健康的發(fā)展。

1 檔案館檔案保密管理概述

檔案安全管理是檔案館發(fā)展的一個重要環(huán)節(jié)。通過檔案管理能夠完成對于檔案的整理、保存以及鑒定，更好地反映個人的相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷、社會關(guān)系、學(xué)歷及年度考核等信息。當前時代對于檔案管理提出了新的要求，需要不斷打破傳統(tǒng)檔案管理的方法，積極引進數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質(zhì)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞問題，提高檔案保存年限。對于檔案館而言，一方面，傳統(tǒng)的檔案管理就是一份“死物件”，職工若不發(fā)生職務(wù)任免、工作變化等外因變更因素，本人的檔案基本上處于“靜止”狀態(tài)，基本不可能被查看。另一方面，檔案館人力資源管理尚不完善，以崗位設(shè)置為例，不僅十分復(fù)雜，而且不同崗位的工作內(nèi)容也十分廣泛。這樣容易導(dǎo)致工作效率不高，很多部門或者工作人員的工作內(nèi)容出現(xiàn)重疊現(xiàn)象；再比如招聘工作，一些檔案館在招聘過程中不是根據(jù)崗位需求進行招聘，即使定崗定員招聘了，又將招聘的人員隨機安排在空缺部門，沒有考慮到被招聘人員的工作經(jīng)歷、工作能力等因素，導(dǎo)致人才沒法發(fā)揮自己最大的效用。

同時，隨著信息時代的到來，各種數(shù)字化管理系統(tǒng)和技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理過程當中。借助計算機操作，即可在檔案管理系統(tǒng)中植入人力資源管理的模塊，用現(xiàn)代人力資源管理的思想分模塊化管理檔案，通過對模塊的查詢使用，即可使檔案變“活”，發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，促進檔案管理工作。當然，由此對管理人員提出了更高的要求，需要他們不僅要掌握專業(yè)的管理知識，還需要掌握一定的信息化管理能力。

2 檔案安全管理和利用過程中存在的問題

1）管理制度和管理理念滯后。我國檔案館在檔案管理理念還存在著一定的滯后性，雖然很多檔案館在發(fā)展過程中已經(jīng)建立了完善的檔案管理體制，但是這種體制并沒有隨著時代的變換植入新的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案安全管理存在著一定的問題。例如隨著黑客技術(shù)的發(fā)展，新的病毒層出不窮，如果沒有升級安全防護系統(tǒng)，這樣使用舊的系統(tǒng)很容易發(fā)生信息泄露，給檔案館造成嚴重的經(jīng)濟損失。另外很多檔案館在開展檔案安全管理過程中也沒有意識到人力資源管理的重要性，導(dǎo)致人力資源管理沒有在檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用和功能。

2）缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才。很多檔案館對于檔案管理的重視程度不夠。在開展檔案管理工作當中缺乏一定的創(chuàng)新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多檔案館在人事招聘方面也不會去招聘專業(yè)的信息管理人員，只是根據(jù)崗位的需求來對于錄取人員進行隨機分配，在分配方面并沒有完全考慮到檔案管理人員的專業(yè)、綜合素質(zhì)以及工作經(jīng)驗。這樣對于檔案館開展信息化建設(shè)也是十分不利。很多檔案館在信息化管理培訓(xùn)方面的工作也存在著一定的問題，導(dǎo)致很多人員沒有得到系統(tǒng)和專業(yè)的培訓(xùn)，使得他們對于很多管理軟件不熟悉，導(dǎo)致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質(zhì)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要舉措。

3）信息管理體系不夠完善。檔案信息管理的建設(shè)和完善是信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在開展信息化建設(shè)過程中需要結(jié)合檔案館實際規(guī)模以及檔案管理發(fā)展的情況來合理開展系統(tǒng)的建立和完善。在建設(shè)管理過程中要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，將各種檔案管理相關(guān)環(huán)節(jié)數(shù)字化和系統(tǒng)化，減少紙質(zhì)存儲所占的比例，將各種業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移到線上，能夠方便用戶和管理者的管理，從而也減少了用戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)所需要的時間。但是很多檔案館在推進數(shù)字化建設(shè)過程中缺乏一定的指導(dǎo)，使得檔案管理效率不高，這樣對于檔案館檔案管理是十分不利地。如何更好地更好地開展信息化系統(tǒng)建設(shè)也是檔案館發(fā)展需要考慮的重要問題。

3 加強檔案館檔案管理的幾點建議

1）著力加快“智慧檔案”體系建設(shè)步伐。加強檔案信息系統(tǒng)建設(shè)是檔案管理信息化發(fā)展需要考慮的重要問題。在建設(shè)過程中需要加大對于軟硬件的投入力度。尤其是需要加強新技術(shù)的應(yīng)用，例如數(shù)據(jù)庫技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)等。通過建立虛擬云，將所有的生產(chǎn)檔案資料全部上傳到這個虛擬云當中，通過權(quán)限控制技術(shù)能夠使得不同層級的人員具有不同的讀寫權(quán)限。另外通過引進區(qū)塊鏈技術(shù)，工作人員只需要把自己負責的那部分內(nèi)容傳到區(qū)塊鏈里實現(xiàn)信息共享。另外通過云計算和分析能夠完成高級信息檢索，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠?qū)τ谏a(chǎn)檔案中的數(shù)據(jù)進行有效挖掘，更好地得到數(shù)據(jù)背后的規(guī)律，從而服務(wù)于檔案館的發(fā)展。

2）加強人力資源制度在檔案管理過程中的應(yīng)用。人力資源在檔案安全管理和利用過程中發(fā)揮著積極地促進作用。檔案館可將人力資源管理制度有效地應(yīng)用到檔案保密工作的管理和建設(shè)當中。因此要積極制定相關(guān)的福利政策來吸引具有扎實信息技術(shù)基礎(chǔ)、掌握工程管理專業(yè)知識的高素質(zhì)人才。為了加強人資資源管理制度在生產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用，首先需要不斷完善制度建設(shè)。根據(jù)檔案館實際情況，不斷制定完善的管理標準以及相關(guān)責任制度，明確各個崗位的責任以及負責內(nèi)容，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題要追究相關(guān)人員的責任。另外還需要規(guī)范生產(chǎn)檔案管理的具體環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案的歸檔和借閱環(huán)節(jié)，嚴禁任何人利用職責借閱檔案，避免生產(chǎn)檔案出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或者損毀。切實發(fā)揮生產(chǎn)檔案管理制度的優(yōu)勢，提高管理水平。

3）注意信息管理人才的培養(yǎng)。在進行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中各個檔案館要一定要認識到高素質(zhì)人才在促進信息技術(shù)應(yīng)用方面發(fā)揮重要的作用，因此要積極制定先關(guān)的福利政策來吸引具有扎實信息技術(shù)、掌握工程管理專業(yè)知識的高素質(zhì)人才。需要注意以下幾點。檔案館為了可持續(xù)發(fā)展目標地需要，需要積極引進優(yōu)秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)能力，同時還需要具體很強的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統(tǒng)地使用，同時還能夠?qū)τ谙嚓P(guān)數(shù)據(jù)進行有效的分析和處理，從而更好勝任檔案管理檔案管理系統(tǒng)和科學(xué)化建設(shè)地需要。加強在職管理者信息技術(shù) 培訓(xùn)。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案館檔案管理是一項重要的工作。目前在開展工作中要加強信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，不斷促進檔案管理工作朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。另外檔案館管理人員還要重視檔案的管理工作，制定完善的人才建設(shè)制度，從而建設(shè)一支優(yōu)秀的檔案人才 隊伍。