關(guān)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新

鄭慧麗

（山東省淡水漁業(yè)研究院，山東 濟(jì)南 250000）

在我國(guó)社會(huì)時(shí)代的持續(xù)發(fā)展階段，無論是社會(huì)經(jīng)濟(jì)，亦或是綜合實(shí)力都實(shí)現(xiàn)了大幅度的提升。可以說這樣的大環(huán)境之中，我國(guó)開始逐漸進(jìn)入一個(gè)全新的時(shí)代，社會(huì)中的各項(xiàng)工作隨之進(jìn)行了創(chuàng)新。因此文書檔案管理工作，是承擔(dān)著一個(gè)集體的珍貴資料，記錄著集體工作的一個(gè)過程。由于傳統(tǒng)文書檔案管理方式不僅會(huì)耗費(fèi)時(shí)間與精力，還造成人力、物力及財(cái)力資源的浪費(fèi)，所以也要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，加強(qiáng)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，從而進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的安全性、真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

1 當(dāng)下文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理工作的涵義

可以說，任何一個(gè)國(guó)家的發(fā)展，其文書檔案管理都是不可或缺的工作類型之一。當(dāng)前，我國(guó)的文書檔案管理工作，正處于一個(gè)不斷發(fā)展、進(jìn)行的階段，始終采取傳統(tǒng)的管理方式，以一個(gè)部位、一個(gè)單位為主，記錄所發(fā)生的事情，并且在管理工作過程中，也只是保存記錄好的文書內(nèi)容。但是這樣的文書檔案管理工作形式，很容易導(dǎo)致一些文書檔案在保存中出現(xiàn)損壞情況，在很大程度上日后的相關(guān)工作，甚至造成經(jīng)濟(jì)方面的損失[1]。因此，相關(guān)部門要明確認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，及時(shí)對(duì)當(dāng)前管理中的弊端加以改進(jìn)與優(yōu)化，從而確保文書檔案管理工作在未來發(fā)展過程中獲得突破性的發(fā)展。

1.2 文書檔案管理工作存在的問題

1）管理手段單一。由于當(dāng)前的文書檔案管理工作尚未得到重視，導(dǎo)致相關(guān)工作人員的管理方式，仍然以傳統(tǒng)的形式為主，這樣相對(duì)單一且落后的管理手段，無法實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作內(nèi)容的創(chuàng)新。雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到現(xiàn)代信息化發(fā)展時(shí)代，每時(shí)每刻都會(huì)誕生全新的技術(shù)，但文書檔案管理工作方式?jīng)]有改變，難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，從而造成實(shí)際的工作效率低下，同時(shí)對(duì)社會(huì)中其他工作也帶來了一定的影響。

2）檢索效率較低。就目前而言，文書大干管理工作的檢索功能，基本上是相對(duì)統(tǒng)一的手工檢索。可以說這種檢索的方式，在某種意義上來講非常原始[2]。加之我國(guó)各項(xiàng)社會(huì)工作的文書檔案在持續(xù)的增加，如若依舊采取這種檢索方式，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)文書檔案管理工作效率的下降。

3）缺乏專業(yè)人員。對(duì)于現(xiàn)階段的文書檔案管理工作，之所以無法實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，究其原因在于檔案管理人員的整體素質(zhì)偏低。主要表現(xiàn)在文書檔案管理的工作人員，只能適應(yīng)一些傳統(tǒng)的文書檔案管理工作，卻難以為其他的工作給予協(xié)助。

2 文書檔案管理工作創(chuàng)新的有效措施

2.1 樹立全新的管理理念

由于社會(huì)在進(jìn)步，不同行業(yè)、領(lǐng)域的檔案管理要求也隨之發(fā)生了改變。因此，在當(dāng)前階段創(chuàng)新文書檔案管理工作是十分重要的[3]。所以，單位領(lǐng)導(dǎo)者要與時(shí)俱進(jìn)，能夠高度重視文書檔案管理工作，并且把握目前的全新變化、新需求與發(fā)展動(dòng)態(tài)，能夠?qū)⑵浞旁陂L(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)上，達(dá)到與可持續(xù)發(fā)展同等的位置。首先，要積極借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，加大文書檔案管理的宣傳力度，能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行集中性、系統(tǒng)性的教育，幫助其從思想上改變對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)知，促使其將各項(xiàng)文書檔案管理工作真正落到實(shí)處，以此來增強(qiáng)文書檔案管理工作的質(zhì)量。其次，文書檔案的高效管理工作，離不開先進(jìn)的理念作為支撐，所以檔案管理人員要樹立全新的管理理念，不斷創(chuàng)新多樣化的管理手段，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化，從而確保文書檔案資料更加完整、準(zhǔn)確，最終進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作效率的提升。

2.2 完善檔案管理制度

對(duì)于文書檔案管理工作的創(chuàng)新，就需要對(duì)檔案管理制度加以完善與補(bǔ)充。因此，相關(guān)部門要全面探尋文書檔案管理制度實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，結(jié)合文書檔案管理工作呈現(xiàn)的全新情況，進(jìn)行各項(xiàng)制度的革新[4]。比如，在收集、分類與儲(chǔ)存、查閱等方面，要?jiǎng)h減與實(shí)際情況不吻合的制度內(nèi)容，并且適當(dāng)增添新的內(nèi)容，確保文書檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。同時(shí)，要以文書檔案管理工作為導(dǎo)向，深化各項(xiàng)檔案管理制度的落實(shí)，以便在實(shí)際的工作過程中及時(shí)對(duì)制度內(nèi)容加以優(yōu)化，實(shí)時(shí)發(fā)揮出多方面的效能，進(jìn)一步保障文書檔案管理工作的高效、有序、統(tǒng)一。

此外，針對(duì)文書檔案管理工作中的問題，相關(guān)部門要擬定責(zé)任分級(jí)制度，按照工作性質(zhì)、工作路程與內(nèi)容，以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)水平等方面進(jìn)行合理化的責(zé)任分級(jí)，避免崗位職責(zé)交叉或重疊問題，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案資料的收集、整理、排序與借閱等方面的職責(zé)明確化，促使每一位檔案管理人員更好的履行工作職責(zé)，做好各項(xiàng)工作的同時(shí)，保障文書檔案管理的安全性、完整性與準(zhǔn)確性。

2.3 建設(shè)信息化管理系統(tǒng)

在新時(shí)代下互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)及大數(shù)據(jù)等技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域之中，檔案管理信息化是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。因此，文書檔案管理工作的創(chuàng)新，就要建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)I(yè)務(wù)活動(dòng)與信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，構(gòu)建文書檔案管理數(shù)據(jù)庫，設(shè)置文書檔案的收集、統(tǒng)計(jì)、檢索與查閱等等模塊，以及包括預(yù)警、監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)的防控的等項(xiàng)目，以此來加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的全方面管控，實(shí)時(shí)的動(dòng)態(tài)跟蹤、及時(shí)的信息反饋，真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式，能夠自動(dòng)更新數(shù)據(jù)庫中的海量文書檔案資料。同時(shí)要發(fā)揮大數(shù)據(jù)的提取、篩選與整合信息的功能，不斷強(qiáng)化文書檔案管理工作的質(zhì)量。此外，單位要構(gòu)建資源共享的平臺(tái)，加強(qiáng)各個(gè)部門在文書檔案管理層面的協(xié)同作用，以線上、線下的雙向方法，達(dá)到動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化的文書檔案管理。

3 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作的創(chuàng)新，有助于增強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化的檔案管理目的，從而確保文書檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性與真實(shí)性。通過對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理模式的不斷優(yōu)化與改進(jìn)，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，融入信息技術(shù)進(jìn)行高效的文書檔案管理，同時(shí)落實(shí)文書檔案管理的各項(xiàng)制度，逐漸達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，最終促進(jìn)文書檔案管理工作效率的有效提升，推動(dòng)其向前發(fā)展。