學校檔案工作的價值及其利用

孫博群

（山東省成武縣技工學校，山東 菏澤 274200）

1 學校檔案工作的價值

1）學校檔案工作具有重要的參考價值與證明價值。隨著學校各項工作不斷深入推進，學校檔案管理工作的重要性愈發凸顯，檔案利用需要進一步跟上時代的步伐。一方面，做好學校檔案工作，為相關的學校各個部門、領導以及其他利用主體提供信息參考，可以發現教學以及學校管理中存在的問題，進而幫助學校改進教學質量[1]。另一方面，學校檔案是對學校各項工作最客觀、最實事求是、最可靠的評價依據，是學校研究政策、制定教學方針的重要依據，扮演著“參謀”“尖兵”等身份。做好學校檔案工作，能夠摸索辦學規律，總結辦學經驗，替身教學理念，使學校朝著可持續化的方向發展。

2）學校檔案工作具有重要的文化價值與動力價值。學校檔案詳細記錄了各類管理人員、教師的具體教學情況，真實反映了學校各個時期的教學實踐、教學防范、教學計劃。做好學校檔案工作，能夠進一步挖掘檔案資源中的文化價值，使得這種教學文化通過一代又一代進行傳承。除此之外，學校檔案詳細記載了學校的教學成果，能夠為教師考評、晉升、評優、評職稱提供依據，進而起到激勵和導向作用，發揮出檔案應有的動力價值。

2 學校檔案利用工作中常見的問題

1）基礎性工作薄弱，檔案利用實效低下。當下，部分學校思想上對檔案利用工作缺乏足夠高重視，檔案資源無法變為“活資源”。一是檔案編目、檢索工作效率低下，檔案利用主體難以快速檢索到相關檔案資源。同時，檔案編研、更新、銷毀工作滯后，對檔案資源的挖掘度不高，無法確保檔案資源的完整性、真實性以及準確性[2]。二是檔案借閱的流程和權限不明，檔案在借閱過程中容易丟失和損毀。

2）信息化建設滯后，不利于檔案利用工作轉型。一是檔案管理系統功能單一，檔案管理系統與其他信息系統之間存在信息壁壘，檔案收集、管理、開發利用需要經過眾多的環節，檔案服務質量隨之下降。同時，檔案管理系統對于數字檔案的檢索效率低下，無法快速、集中地將具有相同或類似字節的檔案資源檢索出來。二是檔案數據庫建設滯后，檔案分類管理、分類利用工作效率低，檔案利用工作無法朝著集約化、專業化的方向發展。三是互聯網服務平臺建設緩慢，檔案利用主體仍然只能在工作日通過線下終端查詢檔案，無法最大限度地利用檔案資源。

3）制度不健全，檔案利用工作欠缺規范化。一是保密制度不健全，檔案部門、業務部門以及檔案利用主體權責不明，容易發生泄密事件。同時，對于檔案管理人員與利用主體的保密培訓工作不足。二是檔案管理制度不完善，忽視從事前角度對檔案資源質量予以控制，后期利用過程中才發現相關的問題[3]。典型表現在：檔案格式、操作流程不規范，需要二次加工、二次處理后才可供利用。三是立卷歸檔制度不完善，許多重要檔案資源沒有在既定的時限歸入，檔案利用過程中才發現文件資料缺失。

4）檔案資源主動利用意識不強，沒有充分發揮檔案文化價值。高校的性質決定了內部許多檔案資源具有文化價值，能夠充分彰顯校園人文以及校園文化。然而，實踐中部分學校忽視對檔案資源進行挖掘和利用，檔案資源利用工作長期處于被動利用的局面。一是對校史、學校大事記、名人軼事、歷屆畢業生就業情況、優秀畢業生風采、名師薈萃、輝煌業績等領域的特色檔案資源挖掘不足，不利于將檔案利用工作與校園文化建設有機結合起來。二是檔案資源展覽滯后，忽視對檔案資源進行宣傳，師生對于學校的認可感和歸屬感 不強。

3 做好學校檔案利用工作的有效對策

1）做好基礎性工作，提升檔案利用效能。為了更好地利用學校檔案，提升檔案服務質量，就必須做好基礎性工作。一是要在檔案編目、檢索、編研、更新、銷毀等方面下功夫，結合本校的具體情況，編制適用的檢索工具，完善檢索體系，幫助檔案需求主體快速檢索和查閱檔案資源。同時，要做好編研工作，將重要檔案進行匯編整理，形成檔案年紀、檔案專題，不斷改進服務態度。對于檔案資源有所更新的，應當及時對檔案內容進行更新和銷毀，確保檔案資源完整、真實、準確，不斷發揮檔案資源在決策參考、信息憑證領域的價值。二是要明確檔案借閱的流程和權限，理清借閱權責，避免檔案損毀、遺失。借閱過程中應當留存相應的憑證，形成相關的借閱臺賬，為事后追責提供依據。

2）做好信息化建設，推動檔案利用工作轉型。信息化社會，學校檔案利用工作要充分借助現代數字信息技術，才能打破利用的時間界限和空間界限。一是要完善檔案管理系統功能，發揮檔案管理系統的服務價值。一方面，進一步通過技術手段將檔案管理系統、辦公OA系統、財務系統、法律事務系統以及其他信息系統進行關聯，確保系統與系統之間能夠實現信息互通互享，便于業務部門直接查詢相關的信息。另一方面，要將智能算法技術融入檔案管理系統，設置相應的智能檢索模型，滿足檔案利用主體精確檢索的需求。二是要完善檔案數據庫建設，結合本校實際，建立具有特色的學科檔案數據局、人事檔案數據庫、學校文化檔案數據庫，為后期集約化管理、集約化使用奠定基礎。三是要建立新媒體服務平臺，通過技術手段將檔案管理系統終端的數據與學校官網、微信公眾號、APP進行關聯，為檔案利用主體提供更為便捷高效的查檔、轉檔服務。

3）做好制度管理，推動檔案利用工作規范化。為了避免檔案利用無序化，充分保障檔案資源的價值，必須要做好制度管理工作。一是要完善保密制度，明確檔案保密的職責，提升檔案管理人員以及檔案利用主體的保密意識，嚴防泄密事件發生。二是要完善檔案管理制度，明確不同檔案的基本格式、標準、內容、操作流程，切實打造精細化的管理體系，為后期利用工作創造有利條件。三是要完善立卷歸檔制度，重點明確立卷歸檔的時限，避免檔案資源在業務部門長時間堆積。

4）主動利用檔案資源，促進校園檔案文化建設。學校檔案管理人員可以結合學校現狀，有指向性地進行選題，深度挖掘校史、學校大事記、名人軼事、歷屆畢業生就業情況、優秀畢業生風采、名師薈萃、輝煌業績等領域的檔案資源，并利用實物、錄像、照片、圖表、文字材料等進行宣傳，發揮檔案資源在校園人文建設、校園檔案文化建設中的作用。除此之外，有條件的學校也可以舉辦相關的檔案展覽，使學校檔案走出庫房、走進課堂、走進師生、走進校園、走進社會，提升學校在社會上的影響力，增強學校內部的向心力和凝聚力。

4 結束語

總而言之，隨著學校各項業務工作不斷深入推進，學校所產生的信息資源會不斷增加，學校檔案工作的難度和壓力也會隨之提升。為此，學校檔案管理人員必須要進一步發揮主觀能動性，應用新思路解決新問題，將檔案利用工作作為一項基礎性、重點性、長期性以及系統性的工作來抓，切實提升檔案利用實效。具體而言，一是要做好基礎性工作，提升檔案利用效能；二是要做好信息化建設，推動檔案利用工作轉型；三是要做好制度管理，推動檔案利用工作規范化；四是要主動利用檔案資源，促進校園檔案文化建設。