X企業檔案館功能設計

錢 偉

（首都機場集團公司，北京 100621）

X企業成立以來，隨著企業發展，各類檔案數量激增，現館藏量達到8萬卷（件），管理水平已經跟不上業務的發展，迫切需要提升檔案管理職能與水平。2012年，開始建設檔案館，為了完善企業檔案管理機制，對部分國有企業檔案館進行了考察和學習。現將考察情況概括如下。

1 國有企業檔案館功能設置及基本情況調查

通過對X航股份公司檔案館、X電網檔案館、X勘查研究院檔案館、X機場集團公司進行考察調研，情況描述為：各企業均為集團型企業，下轄多個子公司，所建檔案館均為綜合性檔案館，各檔案館館藏規模在8萬卷（件）～15萬卷（件），館內人員編制在9～18人，檔案業務范圍基本為：實體檔案管理、電子檔案管理、檔案編研、圖書管理、培訓、展覽展示等。

通過以上調研得出，大型企業檔案庫存達到一定的體量建設檔案館是可行的，要相應配備合理數量的工作人員，完善管理功能，適時開展如下幾方面的業務：1）實體檔案管理、利用功能。2）電子檔案管理、利用功能。3）檔案編研功能。4）以史育人，教育、展示功能。5）另外，館藏量、檔案類型、人員數量應達到合理的配比。

2 X企業檔案管理現狀

2.1 具體情況

1）管理幅度：管理成員企業和直屬單位實體檔案，約8萬卷。2）檔案類型：文書、基建、會計、聲像、合同、房產、實物、資料等8類檔案。3）工作內容：檔案收集、保管、借閱、編研、培訓、大事記、史志資料的收集、整編，檔案系統建設、運行，設備維護等。4）人員配備：檔案管理人員2人。

2.2 優勢分析

1）制度健全，收集到的檔案管理規范。2）文檔一體化意識較強，庫存檔案基本數字化。3）設施設備配備齊全。

2.3 劣勢分析

1）人員配備缺位，管理幅度過寬，造成管理職責不能有效履行。企業檔案人員編制2人，承擔著二十幾個下屬單位檔案的管理，檔案人員的大部分工作時間被檔案收集、整理（各類檔案整理規則各不相同）、借查閱、業務咨詢等日常工作所占據，無力深入重要檔案管理、檔案編研等業務，給企業檔案總體管理和基礎建設工作帶來了很大影響。另外，隨著近幾年企業建設項目的不斷增多，檔案部門的監督和管理工作滯后無力。2）員工檔案意識淡薄，文件資料收集困難。企業所屬各下屬單位檔案人員都是兼職人員，崗位變動相對頻繁，檔案專業知識和技能參差不齊，資料收集不齊全，使得大量有價值的資料未能收集歸檔，影響了企業公司檔案的完整和提供利用。3）對下屬單位檔案工作監督、指導檢查力度不夠。

4）信息編研工作未能開展。X企業成長、發展、壯大的整個過程和經驗成果未能得以充分展示，檔案的利用價值沒能充分體現。X企業成立20多年來，從最初的3000多名職工發展到現在的3萬多人，從單一的民航業發展到現在多領域、多行業。所收集的約8萬卷（件）的各類檔案資料記錄了企業的發展歷程，至今尚無全面、系統記錄企業機構、人員、改革、經營、管理和發展的年度性歷史文獻、匯編。5）人員年齡老化、計算機專業知識及技能人員缺乏，在檔案信息系統管理、運行維護方面存在著效率不高、運行不暢等問題。

2.4 X企業檔案業務提升及檔案館建設應從以下幾方面入手

1）從館藏體量與所開展的業務來看，建設檔案館是可行的，也是必要的。2）配備與業務量、館藏相適應的專業技術人員，進行業務技能培訓，提升檔案收集等管理技能。3）加強檔案信息化建設，做好檔案資源共享，以更好的提供利用。4）加強檔案文獻的編寫、研究、提煉、總編。5）以史明鑒，加強檔案展示、宣傳、教育功能。

3 對X企業檔案館設置規劃

企業檔案管理工作是企業管理工作的一部分。做好企業檔案管理工作應不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理功能設置、管理途徑和方法，更好的為企業發展提供服務。

3.1 檔案館的建設要求

1）檔案館硬件建設應遵循《檔案館建設標準》，統籌規劃庫房面積，合理布局，預留空間，以滿足檔案工作發展需要。（目前已設有：溫濕調控、安全消防等庫房系統）。2）檔案館各項業務工作應遵循國家和主管部門制定的有關檔案工作相關標準和要求。

3.2 檔案館機構設置

1）成立X企業檔案館，公司辦公室為檔案館的管理部門，檔案館履行集團公司檔案管理職能。設置檔案館館長1人，由辦公室主任或副主任兼任；副館長1人，全面負責檔案館工作。配備與館藏量相匹配的相應數量的檔案專業管理人員。

2）檔案館職責描述。A貫徹執行檔案工作的法律、法規和方針政策，建立健全企業檔案管理規章制度。B統籌規劃整個企業的檔案工作，對下屬企業的檔案工作進行監督、指導。C負責企業總部及下發屬單位檔案的收集、整理、歸檔工作。D負責接收各下屬單位各類重要永久保存的檔案。E負責企業檔案信息化建設，開發檔案信息資源，及時有效地提供檔案利用服務。F利用檔案撰寫企業的史志、大事記等編研材料；定期舉辦檔案陳列或展覽，展示企業發展的歷史，傳承企業文化。G定期對企業本部和下屬企業的檔案人員進行專業培訓，提高檔案管理水平。H負責企業各類檔案的鑒定、銷毀和統計 工作。

3.3 檔案館功能設置

1）檔案匯集的基地。企業檔案館是企業保管檔案的基地，是企業全部檔案的歸宿。集中統一管理事個企業及所屬下屬企業的各類檔案，確保企業檔案的齊全、完整、準確、系統、安全，實行一站式服務。2）信息利用中心的功能。檔案館可結合企業需要和自身條件將各類檔案、實物、圖書、資料納入服務范圍，使檔案館成為企業各類信息資源的集散地，充分發揮文檔一體化功能，通過檔案管理信息系統及互聯網信息共享技術，設置相應權限，使信息在所屬企業之間進行有效傳遞和利用，滿足企業在各項經營管理、戰略決策以及建設發展等方面的需求。3）宣傳教育基地的功能。檔案館所保存的檔案資料既是企業成長的真實寫照，也是企業全部的文化積淀。檔案館對內充分發揮教育培訓基地作用，以史喻人，傳承企業文化，強化企業職工的自豪感和歸屬感，提高企業凝聚力；檔案館對外可以充分發揮宣傳引導作用，樹立企業品牌形象，為企業贏得良好的社會信譽。4）圖書園地功能。隨著企業的不斷發展，員工的文化生活和自身發展越來越被企業所重視，X企業公司作為一個大型國有企業，擁有機場建設、機場管理、酒店管理、投融資管理、地產、保障服務等多個板塊，員工3萬多名，但缺少一個員工學習和查考資料的場所，建立一個良好的學習環境，為員工創造提高自身能力和素質的學習場所，起到凝聚人心、熱愛企業的作用。

以上通過對X企業檔案管理現狀的分析，對標幾家館建較好的企業，結合自身發展實際，對X企業檔案館建設、檔案館機構設置、檔案館功能設置等方面進行規劃設計，以期適應企業檔案發展管理 需要。