事業單位檔案編研工作存在的問題及對策

杜 偉

（菏澤市巨野縣人力資源和社會保障局，山東 菏澤 274900）

在目前看來，網絡環境會使企業中產生大量的電子檔案，這就導致了企業檔案的編研，由紙質版向電子版過度。本文通過對我國事業單位的研究，從而了解到事業單位電子檔案的編研過程，從中再分析國內目前事業單位電子檔案編研中存在的問題，并探討研究了關于事業單位電子檔案編研中問題的對策與辦法，從而能夠有效的利用和共享以及保護單位信息，實現事業單位文化經濟的快速發展。電子檔案編研，主要就是指對事業單位的信息整理成電子檔案，并進行研究分析，并將其編制成各種形式的編研檔案，目前來看，電子檔案編輯是電子信息開發的重要過程。當前計算機網絡技術飛速發展，這就讓國內的事業單位檔案編研竹姐，由紙質版向電子版過渡，導致電子檔案已經成為事業單位編輯編檔案的一種新型方式。但是電子檔案編研這個項目仍然處在最初的階段，沒有過多的試驗，存在較多的問題，需要長時間的磨合才能廣泛的應用。

1 事業單位檔案管控現階段運作中存在的普遍性問題

1.1 檔案設施環節存在的問題

現階段，部分事業單位依然存在著對檔案管控工作關注度相對較弱、相關專項資金投入度不足的情況，這也直接造成檔案的基礎設施布控較為薄弱。其核心因素就在于檔案部門沒有全面依據檔案管控的需求實現辦公室、檔案室的有效區分；檔案室的空間無法有效滿足檔案存儲的需求；沒有依據檔案“八防”的要求配備諸如空調、除濕機等專業的檔案防護設施；檔案卷盒使用沒有統一化的標準。相關問題同樣嚴重影響著事業單位檔案管控工作的高品質開展。

1.2 檔案安全管控環節存在的問題

檔案管控系統在實際運用階段通常存在著一定的安全隱患。對歷史檔案的整理沒有開展密級鑒定則直接錄入系統，而密級文件的管控運作不規范，沒有嚴密限定保密級別，事業單位檔案查閱的相關運作機制內容不明晰，沒有嚴密開展密級檔案查閱所需要的手續查辦工作。現階段，很多事業單位的檔案數字化借助第三方事業單位進行輔助打造。而外包事業單位相關工作人員的保密意識以及規范化運作，也同樣對事業單位檔案的安全性帶來了很大的威脅。

1.3 事業單位電子檔案編研時題材較為狹窄

對于事業單位來說，電子檔案的編研通常都是由掌管的高層次的信息資源的業務部部門來編研，這就導致事業單位電子檔案編研題材選取的方面較為狹窄，尤其是在當前這個較為快速的網絡環境下，事業單位檔案分門別類，多種多樣，包括檔案的儲存形式也多種多樣，這就是事業單位電子檔案編研題材狹窄在這種情況下，顯得更為 突出。

1.4 在電子檔案編研時投入產出比有所忽視

在這個將效率看得尤為重要的時代，不管哪個行業，他們都希望能夠用較少的財力投入到工作當中，但是卻想獲得較為豐富的收益，事業單位電子檔案編研工作也不例外。在電子檔案被事業單位利用的那一刻起，這份檔案便對市場的競爭以及市場的學術研究做出了結束的貢獻。但是，就目前來說，國內部分事業單位因為受到材料，工作這些不定因素的影響，不能河里的調整事業單位內部投入與產出的比例。比如說，某些小型的事業單位，他們的編研材料，人員受到限制，在編研過程中過分的模仿其他事業單位，沒有考慮到現實的需求，這就導致編研工作嚴重的與現實脫軌，這就導致企業編研檔案或者是其他的編研成果，沒有實現本身的價值，也沒有得到充分的利用。

2 推動網絡環境下事業單位電子檔案編研的對策

2.1 從編研成果的角度來做出對策

第一，對于編研成果來說，應該加強自身知識產權的保護意識。主要是因為電子信息，本身就易于流動傳播，尤其在互聯網上，更加容易被別人復制抄襲，所以在編研過程當中，對知識產權的保護應該加強，而且要對電子文件的傳播方式進行限制，比如利用數字簽名或者是文檔水印以及指紋等技術，充分的保護編研成果，從而保證電子信息的完整。而且，國內頒布了檔案法，在這部法律頒布執行后，不管是事業單位還是公司，對于檔案的依法保護有了依靠，所以對此更加的重視。而且在編研資料的過程當中，還要遵守這部法律的內容，正規的進行編研。在網頁的設計風格當中，也可以采用不同的設計，比如采用簡約或者是個性化的設計。第二，在編研檔案營銷的過程當中，應該擴大范圍。將庫存的檔案資料看成是原材料，然后將事業單位的各個部門看作是銷售的市場，那編研成果就是銷售的產品，在這個過程當中，應該將不同的產品投放到不同的部門，從而達到專項利用的效果。

2.2 創建與完善檔案管控各項機制

保障所有類別檔案的歸檔規范且完善，深化事業單位檔案的基礎業務運作。需要充分融合檔案管控系統的實際運用工作，持續化健全以及調控已有的相關規章機制，特別是需要積極完善與創建檔案信息化管控的相關機制。特別是在機制中需要充分明晰檔案管理工作人員的工作開展職責、工作標準以及具體的操作流程等，全面考究檔案管控系統運用與電子文件的規范化、安全管控的真實需求。

2.3 持續化提升檔案工作人員的綜合素質

整體化提升檔案管控的信息化水準。為全面展現檔案在事業單位日常經營運作中的關鍵價值，則需要有效消除檔案資料的失真問題，這也需要廣大的檔案管控工作人員在日常的工作開展中不斷增進自身的責任意識，保障檔案信息錄入的精準性。在檔案管控系統的日常運用之中，也需要全面掌握檔案工作的相關現代化技術與專業設施的操作與使用能力，同時在工作中也需要增強與信息管理人員的密切交流。

2.4 不斷深化檔案基礎設施建設

有效改善檔案的保存與管理條件。事業單位在檔案設施運作環節，也需要持續健全電子文件與信息終端設施的保管條件，充分保證檔案存儲室的溫度與濕度符合標準，規避產生存儲介質磁化的情況。開展檔案室、辦公室的同步化管控，并且持續化完善檔案的“八防”舉措，增進基礎設施建設，全面提升檔案安全保持的基礎條件。

3 結束語

總而言之，事業單位的電子檔案不只是記錄事業單位經營活動的一個記錄冊，他更是包含了對事業單位發展過程當中一些較為高的成就的記錄。大力開展事業單位電子檔案編研工作，并且對編研成果進行大力宣傳，這些在事業單位的發展當中都具有重要的作用，他們既是事業單位生產經營的依靠，也是事業單位業務管理的依賴，他們還是事業單位進行文化建設的依據。總體來說，事業單位電子檔案對于一個單位來說尤為重要，所以應該大力進行事業單位電子檔案的編研。伴隨著時代的不斷發展，事業單位檔案管控工作也面對著嚴峻的條件以及前所未有的發展機遇，檔案信息化管控也成為檔案管控不斷革新的必然發展之路。針對事業單位檔案信息化建設中存在的問題，也需要進一步地展開探究與改善，從而更好實現事業單位檔案管控工作的高品質開展。