新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作

鄭 峰

（山西省忻州市人民醫院，山西 忻州 034000）

借助于檔案，可以快速了解一個人的工作經歷和專業水平，有助于實現人力資源的合理配置。社會主義市場經濟快速發展下，社會環境發生改變，人們對于醫院的期望值越來越高，這種背景下，醫院順應時代潮流進行各部門的改革創新，其中，人事檔案管理部門進行了相應調整，這對于醫院的可持續發展是非常重要的。本文主要研究了如何更好實現醫院人事檔案管理工作。

1 醫院人事檔案管理工作存在問題

1）專業素質不足。檔案對于個人發展是非常重要的，因此，檔案管理人員應該具備專業的知識技能，減少錯誤，提升檔案管理的效率。在實際情況中，醫院對于檔案管理部門的重視程度不高，資金投入少，檔案管理人員主要由其他部門調任，個人專業素質難以達到檔案管理的要求，在實際管理工作中，出現了很多錯誤，甚至出現檔案丟失的情況，對相關人員帶來了不可估量的損失；工作人員敷衍了事，不進行探索創新，浪費了海量數據，信息利用率較低。

2）檔案管理制度不完善。經濟飛速發展下，市場對于專業人才的需求越來越高，人才競爭加劇，醫院中人員流動較為頻繁，這增加了檔案管理的工作量和難度，原有的檔案管理模式已經無法滿足實際需要，同時，沒有建立檔案管理制度，各環節工作標準不統一，錯誤頻出，提升了信息處理的難度，在某種程度上制約著醫院的健康 發展。

3）管理方法落后。許多醫院的檔案管理制度照搬其他部門，忽視了差異性，工作效率低，檔案管理方法適用于紙質檔案，制約了信息化技術的發展，在存儲與調動中，工作量較大，容易出現磨損、遺漏等現象，降低了信息的完整性、準確性，另一方面，舊模式中有許多不必要開支，增加了醫院的財政負擔，工作人員習慣于原有的模式，無法及時完成檔案的管理與利用，不利于后續工作的開展。

4）檔案真實性與完整性不足。檔案管理工作的一個重點內容就是工作人員對檔案進行分析整理，完成人員信息的收集，由于檔案數量多、內容廣等因素的影響，檔案的真實性與完整性不足。人員檔案信息沒有統一標準，存在許多不必要內容，無法從檔案中快速得到所需信息。

2 醫院人事檔案管理工作如何進一步提升

1）樹立正確的檔案管理意識。為了提升人事檔案管理工作的效率，需要普及相關概念，讓工作人員明白檔案管理的重要性與必要性。人事檔案管理工作對于醫院整體工作的開展一定的影響，醫院管理層需要重視檔案管理工作，設置規范化的任職標準，以此提高整體的專業水平，加強既有人員的培訓，學習先進的管理制度，實現規范化管理，同時，為其他部門的醫務人員普及檔案管理的相關概念，樹立正確的觀念，有助于他們積極配合檔案管理人員的工作，降低工作難度。

2）引進信息化技術。經濟飛速發展下，科技創新也有了進步，影響了人們的生產生活方式。為了提高醫院的人事檔案管理水平，需要積極引進信息化技術，購買或研發檔案處理的軟件和信息處理系統，建立健全人力資源管理體系，設置訪問權限，提高重要信息的安全性和保密度，建立數據庫，及時對信息進行收集，提高信息檢索的速度，使檔案管理工作的質量和效率得到快速提升。實現紙質化到數字化的轉變，降低檔案磨損、遺失等問題的影響，實現無紙化辦公，既減少了工作量，也有利于環保事業；硬盤、云盤等可以重復利用，減少不必要的支出；醫院要購買相關設備，并及時更新換代，建立現代化機房，保證數據存儲安全，為人事檔案管理效率的提升創造 條件。

3）規范化檔案收集整體等工作。人事檔案可以展示個人在不同時期內的各種經歷，有助于領導者做出客觀評價，實現人力資源的科學配置，因此，可以建立檔案搜集制度，對個人提供的檔案作出要求，即：檔案內容符合實際需要，記載信息詳細且準確，不同部門有不同的側重點。在檔案整理過程中，需要仔細甄別，確保信息的完整性與準確性，退回不必要的材料，減少工作量；對于不符合要求的資料，限期修改，再進行歸檔。定期開展檔案的核對檢查工作，提高信息的準確性，減少工作失誤，離職人員可以檢查檔案內容，確保無遺漏、錯誤，若存在問題，追究相關責任人。

4）加強制度建設提升管理水平。建立健全檔案管理制度，如監督、考核等，可以為管理工作的開展提供依據。對管理制度的落實情況進行定期不定期抽查，端正員工態度，加強上下級、平級之間的監督，有助于提高工作效率；定期考核相關知識技能，督促員工不間斷學習，提高個人素養，積極投入工作；自上到下明確工作范圍和職責，實施終生追責制，提升檔案管理的有效性。

醫院需要重視檔案管理工作，發揮它的積極作用。醫院管理層需要了解人事檔案管理的重要性，學習先進的管理經驗，結合醫院實際情況進行改革，建立專門的人事檔案管理部門，選擇專業性人才進行部門工作的管理，對部門領導者進行定期考察，使他們的管理理念不落伍于時代。

3 醫院人事檔案管理人員培養創新意識探索

大部分醫院中，人事檔案管理人員的專業素質和道德修養不符合要求，無法高質量完成工作任務。為了更好地完成檔案管理工作，醫院要改變現有的工作思路，積極主動地參與檔案管理工作的改革，實現規范化管理，提高工作人員的專業素養，著重培養員工的創新意識。增加員工福利，引進專業型人才，對于現有工作人員定期開展培訓，或者邀請專家學者講座，改變員工的傳統認知，完成相關培訓后進行考核，對于達標的人員進行物質獎勵，形成良性競爭，激發學習積極性，有助于他們及時了解、學習先進的專業知識，從而提高整體的專業水平；檔案管理部門要加強與其他部門的溝通合作，積極配合檔案管理人員的工作，降低工作難度，提高檔案信息的準確性；合理調配人力資源，建立健全晉升制度，唯才是舉，競爭上崗，提高檔案管理部門領導者的能力，有利于幫助檔案管理部門樹立正確的方向，轉變工作作風。

提升工作人員的思想道德素質。在提高專業知識水平的過程中，需要幫助員工樹立正確積極的世界觀、人生觀、價值觀，愛崗敬業，堅守政治立場，維護集體利益。

4 結束語

綜上所述，做好醫院人事檔案管理工作，不僅能提高工作人員的專業素養，也能提高信息資源的利用率，提高整體的工作質量和工作效率，有助于醫院實現高效管理。本文研究了新時期下如何做好醫院人事檔案管理工作，指出傳統工作模式下檔案管理的問題，提出針對性意見，并探討了如何培養檔案管理人員的創新意識，為實現醫院檔案管理部門的改革創新提供理論支持。