水電工程項目檔案管理存在的問題及對策研究

馬春茹

（中國葛洲壩集團國際工程有限公司，北京 100025）

檔案管理是水電工程項目的重要組成部分，對整個工程項目全過程所產生的數據進行記錄，是水電工程項目的歷史憑證，可有效解決工程驗收中產生的各種疑問，確保項目工程的順利竣工。水電企業應順應時代發展構建完成的檔案管理體系，緩解傳統檔案整理難、準確性低的問題，保證水電工程項目的有序開展。

1 水電工程項目檔案管理存在的問題

第一，文件整編工作缺乏規范性，現階段水電工程項目檔案管理過程中無法準確的開展文書檔案的整理和歸檔，文件的編號和分類缺乏科學性，不利于后期存儲，增加查找的難度。在文書檔案歸檔時，沒有參考水電企業制定的整編規定，案卷名稱書寫規范性較差，組卷不合理，無法保證檔案資料的完整性。第二，檔案管理意識不足，水電企業管理者并未深刻認識到檔案管理的作用，在日常工作目標制定中，忽視對檔案管理建設的支持力度，認為單純對檔案資源分門別類就是有效管理，水電工程項目文書檔案的價值無法充分發揮[1]。第三，水電企業在開展檔案管理工作時，未結合現代化的科學技術，檔案管理信息化程度低，難以適應當前社會信息傳遞和更新的速度，部分檔案收集和分析依然采用傳統人工模式，不僅會造成人力資源的浪費，還會降低水電工程項目檔案管理的效率。第四，忽視檔案資源的監管，并未認真審核檔案資源的真實性和完整性，就錄入到管理系統中，難以及時發現甚至無法發現水電工程項目施工作業中存在的問題，材料審核不準確，缺少印章、簽名，降低文書檔案準確性。而且，施工現場偷工減料、趕工期的情況時有發生，嚴重影響水電工程項目的質量，不利于水電企業的可持續發展。

2 有效提升水電工程項目檔案管理的措施

1）構建信息化檔案管理體系。信息化是企業各項制度發展的必然趨勢，檔案管理體系也應該順應時代進步，在構建檔案管理體系時融入互聯網信息技術，并培養優秀的技術人員，能夠熟練掌握和應用技術手段，優化自身信息化知識結構，全面提升檔案管理的服務水平。第一，水電工程項目施工中涉及的數據信息較多，需要利用信息化檔案管理體系從資料收集、歸檔、儲存的角度構建電子檔案，并定期安排專業人員對體系進行維護，確保體系中檔案信息的安全性，全面提高水電工程項目檔案管理的標準化。第二，水電企業需培養檔案管理人員的信息化意識，定期組織員工開展信息化專題會議，確保員工能夠將互聯網信息技術、大數據技術、計算機技術等靈活應用在檔案管理工作中，不僅是掌握理論上的知識點，實操能力也要進一步提升。第三，需購置現代化設備支持水電工程項目檔案管理的信息化發展，針對水電企業發展的時期情況更新就的檔案管理系統，注重檔案信息資源共享機制的構建，相對于傳統的利己主義，應深化合作共贏的精神理念，通過水電工程項目各參與商的協同發展，實現項目經濟效益的“多贏”。

2）有效落實檔案管理工作。建立完善的制度并不能提升水電工程項目檔案管理的效率，如何落實才是強化管理質量的有效方式。第一，管理制度落實。水電工程項目需在立項前就認識到檔案管理的重要作用，利用信息技術進行資料的收集與整理，尤其是招投標階段的文書檔案，需要重點收集并保留存檔，避免后期項目出現問題無人負責，為水電工程項目提供具有法律效應的重要保障。同時，注重水電工程項目施工全過程和竣工階段的資料收集，確保檔案收集完整后再開始項目驗收，確保檔案管理工作的系統化發展。第二，監督制度落實。檔案管理的監督工作可以在一定程度上保障水電工程項目的施工質量，應聯合項目法人、監理單位、施工單位構建三位一體的監管系統，對檔案收集、整編、歸檔、移交的全過程進行監督，并做好相關信息的審核之后再簽字，避免因為檔案憑證不全而造成法律糾紛。第三，驗收制度落實。嚴格落實水電工程項目制定的驗收制度可以保證文書檔案的質量，做好自檢和預驗收工作，認真審核水電工程項目運行過程中產生的設計圖紙、竣工圖紙、合格報告等檔案資料文件，對文件中涉及簽名、蓋章的位置都要仔細檢查，規范項目資料的完整性[2]。

3）深化員工檔案管理意識培訓。首先，水電企業需要提高員工對檔案管理的認識，讓其意識到文書檔案在企業發展過程中的重要性，有效避免在整理資料的過程中出現的不齊全、不規范等問題。在立項階段委派專人負責施工文件、設計圖紙、合格證書、照片記錄等資料，并留好原件和復印件，最大限度保證水電工程項目檔案資料的完整性。其次，借助互聯網信息技術構建檔案管理系統，并定期在系統中上傳檔案管理方面的知識，通過考核的形式了解員工對相關知識點的掌握情況，強化其檔案管理意識。同時，對于檔案管理意識的培訓不能只針對專業知識，還要從組織構成、歸檔范圍、保管要求等多方面內容進行深入剖析，為水電企業培養綜合素質強的檔案管理人員。最后，注重檔案管理部門和企業其他部門之間的交流溝通，提高員工資源共享的意識，確保檔案管理部門在收集資料時，各部門能積極配合，提高檔案資源收集的效率和準確性。

4）規范檔案收集整理流程。水電企業管理者可以通過檔案數據結果分析現階段的發展情況，直觀反映出水電工程項目的質量，并結合當下市場發展狀況，制定短期內的發展方向。因此，檔案資料的完整性可以間接影響企業未來經濟建設，需要管理者加強重視，規范檔案收集整理流程，確保項目施工中各個階段的資料都能夠明確分類并歸檔。水電工程項目的資金成本投入大、施工周期較長、參建單位眾多，所產生的檔案資料繁多且復雜，水電企業難以單獨依靠人力完成收集工作，還需要與各參建單位積極溝通，確保其能夠主動提供施工中涉及的原材料、基礎設備、設計圖紙、施工方案等協議，并由水電企業進行相關材料的審核，規定文書檔案的移交時間，并做好存檔備份，做好水電企業的檔案管理工作。另外，水電企業應注意竣工驗收檔案資料的收集，確保水電工程項目竣工驗收工作的順利進行。

5）強化檔案資料的監督與管理。水電工程項目施工資料繁雜瑣碎，很難準確進行施工現場的資料收集，如檔案管理人員也是敷衍了事的態度，不認真進行監督檢查，工程竣工時可能會出現大量檔案資源流失、不清楚、存在錯誤的問題。為此，水電企業應以月為單位召開工作會議，對近一個月內的檔案資料收集情況進行匯報，部署未來的檔案管理計劃，要求檔案管理人員主動對其他參建單位的檔案提交情況進行監督，對水電工程項目中各種資料進行檢查評比，通過統一化的管理模式，實施對參建單位的有效監督，確保水電企業檔案管理工作和水電工程項目建設的同步進行[3]。

3 結束語

綜上所述，完善的檔案是保證水電工程項目順利開展的關鍵，能夠提高整個工程的管理水平和施工質量。企業應強化管理者和檔案部門的管理意識，樹立正確的檔案管理理念，聘請高精尖技術人才完成檔案管理工作，在提升水電工程項目檔案管理水平的同時，保證檔案中資料信息的準確性，保證項目工程質量。