檔案管理在學(xué)校工作中的重要作用

馬建國(guó)

（青島電子學(xué)校，山東 青島 266071）

對(duì)于高等教育機(jī)構(gòu)的學(xué)生來(lái)說(shuō)，檔案是反映他們學(xué)習(xí)成績(jī)、思想和身體狀況的有效反映，一般來(lái)說(shuō)，可靠性較強(qiáng)，以及大學(xué)學(xué)生檔案還具有法律價(jià)值。在完成學(xué)業(yè)后，企業(yè)的招聘工作人員將每年查閱學(xué)生的檔案資料作為參考，因此學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生特別重要，對(duì)于公司和高等教育機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)也很重要。因此，高等教育機(jī)構(gòu)也在檔案管理方面發(fā)揮重要作用，在檔案管理人員這一層面上，需要保障檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在這方面，國(guó)家教育局于2008年制定了一系列管理方法，詳細(xì)說(shuō)明了某些檔案的管理方法，這表明了國(guó)家對(duì)學(xué)生檔案管理的重視[1]。

研究如何實(shí)現(xiàn)高等教育機(jī)構(gòu)的檔案價(jià)值不僅是檔案價(jià)值理論一個(gè)重要的組成部分，也具有豐富和完善中國(guó)特色檔案理論體系的作用。長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)檔案價(jià)值理論的研究已成為一個(gè)熱點(diǎn)，但對(duì)檔案價(jià)值觀念的重視程度更高，而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的問(wèn)題沒(méi)有得到充分的注意。研究實(shí)現(xiàn)高等教育機(jī)構(gòu)的檔案價(jià)值是對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值觀理論的補(bǔ)充，這不僅有助于更好地指導(dǎo)高等教育機(jī)構(gòu)的工作，而且也有助于提高教學(xué)質(zhì)量，有助于實(shí)現(xiàn)我國(guó)所有文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案價(jià)值。高等教育機(jī)構(gòu)的檔案價(jià)值的提高是一個(gè)動(dòng)態(tài)的，深刻的，多方面的實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)研究典型的高等院校代表行業(yè)的檔案管理作用的特點(diǎn)和條件，進(jìn)一步研究這一領(lǐng)域檔案價(jià)值理論。

1 學(xué)校檔案管理工作概述

《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出，我國(guó)各級(jí)教育行政部門對(duì)行政領(lǐng)域內(nèi)高校檔案的管理負(fù)有主要責(zé)任，各級(jí)人民政府檔案管理部門，主要對(duì)高校檔案管理工作業(yè)務(wù)進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。高校檔案管理是高校的重要基本工作，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)管理，并將其納入學(xué)校總體發(fā)展計(jì)劃。高校檔案管理是一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)劃和管理大學(xué)的檔案管理工作，包括機(jī)構(gòu)建設(shè)，決策，規(guī)范功能，人力和物力資源等等，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案的收集，處理，識(shí)別，發(fā)現(xiàn)，使用等。高等教育機(jī)構(gòu)的檔案管理通常是檔案管或檔案室，負(fù)責(zé)管理高等教育機(jī)構(gòu)的檔案，協(xié)助各部門相關(guān)人員做好本部門資料的歸檔工作。檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行評(píng)估后，按規(guī)定進(jìn)行管理，為部門、師生和社會(huì)提供檔案服務(wù)。

2 檔案管理在學(xué)校工作中的重要作用

1）高校檔案工作是高校管理活動(dòng)的組成部分。第一，學(xué)校檔案的內(nèi)容是學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的教學(xué)，研究，管理等方面的歷史記錄，在自身的發(fā)展過(guò)程中形成的，這些來(lái)源主要是學(xué)校機(jī)關(guān)部門，教育單位，教師和學(xué)生，學(xué)校員工以及少量的檔案來(lái)源于高等管理機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)機(jī)構(gòu)，但在內(nèi)容上是一致的，圍繞著學(xué)校自身的發(fā)展，收集和征集材料。檔案的內(nèi)容和來(lái)源決定了大學(xué)檔案的價(jià)值，以實(shí)現(xiàn)一個(gè)基于大學(xué)本身的主要目標(biāo)，滿足自己的需要。第二，高等院校的檔案館是學(xué)校的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，而學(xué)校的其他部門則履行管理職能。高等院校檔案館的人員配置，設(shè)備資金等等，由學(xué)校自己分配，不是一個(gè)共同的機(jī)構(gòu)，因此，在服從高等教育機(jī)構(gòu)檔案的前提下，還決定高等教育機(jī)構(gòu)的檔案價(jià)值應(yīng)該建立在本校自身的發(fā)展上[2]。

2）學(xué)校檔案工作服從服務(wù)于學(xué)校中心工作。從高等教育機(jī)構(gòu)檔案館的工作和高等教育機(jī)構(gòu)的工作之間的聯(lián)系來(lái)看，檔案管理工作服從服務(wù)于學(xué)校中心工作，為學(xué)校提供必要的教學(xué)信息，關(guān)于科研、管理和其他活動(dòng)的資料。然而，在某些領(lǐng)域，高校檔案管理也可以發(fā)揮關(guān)鍵作用，因?yàn)楦咝n案管理是高校文件管理的一個(gè)重要組成部分，在高等教育機(jī)構(gòu)的知識(shí)信息能力和確認(rèn)信息的能力方面起著重要作用。在短期內(nèi)，高等教育機(jī)構(gòu)檔案管理將為高等教育機(jī)構(gòu)當(dāng)前的活動(dòng)服務(wù)，充分利用檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)，在長(zhǎng)期發(fā)展中，高等院校檔案具有巨大的潛力，具有歷史意義，通過(guò)發(fā)展檔案工作實(shí)現(xiàn)在教育、研究、學(xué)校管理、文化建設(shè)和其他工作方面的價(jià)值。

2 優(yōu)化學(xué)校檔案管理工作的具體措施

1）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。結(jié)合各行各業(yè)計(jì)算機(jī)的廣泛傳播和應(yīng)用，學(xué)校招生和畢業(yè)等環(huán)節(jié)都使用信息模型，這也為建立和擴(kuò)大電子檔案奠定了良好基礎(chǔ)。檔案管理員應(yīng)遵守客觀事實(shí)，充分利用現(xiàn)代科技技術(shù)，如電子計(jì)算機(jī)，進(jìn)行更有序的學(xué)生檔案規(guī)劃，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)模型。

結(jié)合各大高校招生檔案信息化建設(shè)水平，高校可以根據(jù)自身實(shí)際情況與資金投入從實(shí)際出發(fā)，充分利用現(xiàn)有設(shè)備，按照“逐步發(fā)展”的原則進(jìn)行設(shè)備的合理購(gòu)置與替換[3]，包括數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等；高校檔案室也可以參考社會(huì)上的檔案館進(jìn)行一定程度上的改造針對(duì)校外提供有償服務(wù)，依據(jù)相關(guān)規(guī)定和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收取一定的查詢手續(xù)費(fèi)和工本費(fèi)，做到一定程度上的自主創(chuàng)收，不完全依靠高校撥款。

在軟件上選擇合適的第三方軟件開發(fā)公司，選擇軟件開發(fā)公司時(shí)要進(jìn)行詳細(xì)的調(diào)查，充分的溝通與試用，保證軟件能夠合理兼容現(xiàn)有的設(shè)備以及能夠匹配使用者的需求，并且在后續(xù)的使用中軟件能夠獲得及時(shí)的更新與維護(hù)。或者直接使用市面上現(xiàn)有較為完備的檔案管理系統(tǒng)確保能和使用同樣檔案管理系統(tǒng)的高校進(jìn)行信息上的共享，也能定期的獲得更新和維護(hù)服務(wù)并不需要自身多加擔(dān)心。

2）加大人員培訓(xùn)力度。青島高校想要成功進(jìn)行檔案信息化建設(shè)必須重視人才的培養(yǎng)，擁有檔案學(xué)專業(yè)的高校可以依托自身優(yōu)勢(shì)對(duì)學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)優(yōu)化機(jī)構(gòu)組成，達(dá)到專業(yè)化檔案人員應(yīng)有的水平。面對(duì)檔案信息化建設(shè)的潮流對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)信息化建設(shè)中傳統(tǒng)檔案人員所表現(xiàn)出的問(wèn)題加強(qiáng)，項(xiàng)目管理知識(shí)、軟件開發(fā)知識(shí)以及信息系統(tǒng)集成知識(shí)的培養(yǎng)，使得檔案人員成為掌握多種技能的跨學(xué)科人才。其他高校需要培養(yǎng)專職的檔案管理人員，扭轉(zhuǎn)檔案管理人員可以隨便任用的固有印象，給檔案信息化建設(shè)工作配備專業(yè)的人才并且對(duì)校內(nèi)已有的檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)、現(xiàn)代化信息技術(shù)、檔案專業(yè)知識(shí)等的培訓(xùn)達(dá)到專業(yè)水平，從而提高高校檔案信息化建設(shè)中專業(yè)人才的比例以確保檔案信息化工作順利進(jìn)行。

3 結(jié)語(yǔ)

因此，學(xué)校檔案的管理工作與學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展密切相關(guān)。在新時(shí)期，由于在學(xué)校的綜合管理中廣泛利用檔案資源，學(xué)校檔案管理人員還必須認(rèn)識(shí)到自身檔案管理的重要性，積極學(xué)習(xí)相關(guān)的管理措施，希望在檔案管理方面逐步改善目前的狀況，促進(jìn)逐步改善檔案管理，為全面優(yōu)化學(xué)校檔案管理提供良好的支持和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，新階段希望學(xué)校檔案綜合管理工作順利推進(jìn)，為學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的環(huán)境。