檔案管理在學校工作中的重要作用

馬建國

（青島電子學校，山東 青島 266071）

對于高等教育機構的學生來說，檔案是反映他們學習成績、思想和身體狀況的有效反映，一般來說，可靠性較強，以及大學學生檔案還具有法律價值。在完成學業后，企業的招聘工作人員將每年查閱學生的檔案資料作為參考，因此學生檔案對學生特別重要，對于公司和高等教育機構來說也很重要。因此，高等教育機構也在檔案管理方面發揮重要作用，在檔案管理人員這一層面上，需要保障檔案資料的準確性和真實性。在這方面，國家教育局于2008年制定了一系列管理方法，詳細說明了某些檔案的管理方法，這表明了國家對學生檔案管理的重視[1]。

研究如何實現高等教育機構的檔案價值不僅是檔案價值理論一個重要的組成部分，也具有豐富和完善中國特色檔案理論體系的作用。長期以來，對檔案價值理論的研究已成為一個熱點，但對檔案價值觀念的重視程度更高，而實現檔案價值的問題沒有得到充分的注意。研究實現高等教育機構的檔案價值是對實現檔案價值觀理論的補充，這不僅有助于更好地指導高等教育機構的工作，而且也有助于提高教學質量，有助于實現我國所有文化事業機構的檔案價值。高等教育機構的檔案價值的提高是一個動態的，深刻的，多方面的實踐活動，通過研究典型的高等院校代表行業的檔案管理作用的特點和條件，進一步研究這一領域檔案價值理論。

1 學校檔案管理工作概述

《高等學校檔案管理辦法》明確指出，我國各級教育行政部門對行政領域內高校檔案的管理負有主要責任，各級人民政府檔案管理部門，主要對高校檔案管理工作業務進行指導、監督和檢查。高校檔案管理是高校的重要基本工作，學校應加強管理，并將其納入學?？傮w發展計劃。高校檔案管理是一個統一的規劃和管理大學的檔案管理工作，包括機構建設，決策，規范功能，人力和物力資源等等，檔案管理機構對檔案的收集，處理，識別，發現，使用等。高等教育機構的檔案管理通常是檔案管或檔案室，負責管理高等教育機構的檔案，協助各部門相關人員做好本部門資料的歸檔工作。檔案管理機構對檔案價值進行評估后，按規定進行管理，為部門、師生和社會提供檔案服務。

2 檔案管理在學校工作中的重要作用

1）高校檔案工作是高校管理活動的組成部分。第一，學校檔案的內容是學校發展過程中的教學，研究，管理等方面的歷史記錄，在自身的發展過程中形成的，這些來源主要是學校機關部門，教育單位，教師和學生，學校員工以及少量的檔案來源于高等管理機構和其他社會機構，但在內容上是一致的，圍繞著學校自身的發展，收集和征集材料。檔案的內容和來源決定了大學檔案的價值，以實現一個基于大學本身的主要目標，滿足自己的需要。第二，高等院校的檔案館是學校的內部機構，而學校的其他部門則履行管理職能。高等院校檔案館的人員配置，設備資金等等，由學校自己分配，不是一個共同的機構，因此，在服從高等教育機構檔案的前提下，還決定高等教育機構的檔案價值應該建立在本校自身的發展上[2]。

2）學校檔案工作服從服務于學校中心工作。從高等教育機構檔案館的工作和高等教育機構的工作之間的聯系來看，檔案管理工作服從服務于學校中心工作，為學校提供必要的教學信息，關于科研、管理和其他活動的資料。然而，在某些領域，高校檔案管理也可以發揮關鍵作用，因為高校檔案管理是高校文件管理的一個重要組成部分，在高等教育機構的知識信息能力和確認信息的能力方面起著重要作用。在短期內，高等教育機構檔案管理將為高等教育機構當前的活動服務，充分利用檔案的社會和經濟優勢，在長期發展中，高等院校檔案具有巨大的潛力，具有歷史意義，通過發展檔案工作實現在教育、研究、學校管理、文化建設和其他工作方面的價值。

2 優化學校檔案管理工作的具體措施

1）加強檔案管理信息化建設。結合各行各業計算機的廣泛傳播和應用，學校招生和畢業等環節都使用信息模型，這也為建立和擴大電子檔案奠定了良好基礎。檔案管理員應遵守客觀事實，充分利用現代科技技術，如電子計算機，進行更有序的學生檔案規劃，建立檔案管理網絡模型。

結合各大高校招生檔案信息化建設水平，高?？梢愿鶕陨韺嶋H情況與資金投入從實際出發，充分利用現有設備，按照“逐步發展”的原則進行設備的合理購置與替換[3]，包括數據庫服務器、路由器、圖文影像掃描設備、存儲設備等；高校檔案室也可以參考社會上的檔案館進行一定程度上的改造針對校外提供有償服務，依據相關規定和收費標準，收取一定的查詢手續費和工本費，做到一定程度上的自主創收，不完全依靠高校撥款。

在軟件上選擇合適的第三方軟件開發公司，選擇軟件開發公司時要進行詳細的調查，充分的溝通與試用，保證軟件能夠合理兼容現有的設備以及能夠匹配使用者的需求，并且在后續的使用中軟件能夠獲得及時的更新與維護?；蛘咧苯邮褂檬忻嫔犀F有較為完備的檔案管理系統確保能和使用同樣檔案管理系統的高校進行信息上的共享，也能定期的獲得更新和維護服務并不需要自身多加擔心。

2）加大人員培訓力度。青島高校想要成功進行檔案信息化建設必須重視人才的培養，擁有檔案學專業的高?？梢砸劳凶陨韮瀯輰W校檔案管理人員進行專業知識的培養，根據經驗優化機構組成，達到專業化檔案人員應有的水平。面對檔案信息化建設的潮流對于檔案管理人員的培養也應該與時俱進，針對信息化建設中傳統檔案人員所表現出的問題加強，項目管理知識、軟件開發知識以及信息系統集成知識的培養，使得檔案人員成為掌握多種技能的跨學科人才。其他高校需要培養專職的檔案管理人員，扭轉檔案管理人員可以隨便任用的固有印象，給檔案信息化建設工作配備專業的人才并且對校內已有的檔案管理人員進行檔案管理知識、現代化信息技術、檔案專業知識等的培訓達到專業水平，從而提高高校檔案信息化建設中專業人才的比例以確保檔案信息化工作順利進行。

3 結語

因此，學校檔案的管理工作與學校的建設和發展密切相關。在新時期，由于在學校的綜合管理中廣泛利用檔案資源，學校檔案管理人員還必須認識到自身檔案管理的重要性，積極學習相關的管理措施，希望在檔案管理方面逐步改善目前的狀況，促進逐步改善檔案管理，為全面優化學校檔案管理提供良好的支持和經驗教訓，新階段希望學校檔案綜合管理工作順利推進，為學校的穩定發展創造有利的環境。