新形勢下檔案業務指導及管理模式的探討

萬 纖

（深圳市深福保（集團）有限公司，廣東 深圳 518038）

1 明確做好檔案管理工作的重要意義

科學和標準化的管理檔案是衡量單位績效和管理水平的重要措施，最大限度地發揮優勢和防止劣勢以及確定發展方向的教材。基于我國整體經濟發展的歷史背景，我們擅長檔案管理，不斷更新檔案管理理念，勇于探索和嘗試新的檔案管理方法，必須全面真實反映。檔案管理結果與部門運作管理的有機結合，決定了部門資源分配的方向和方法，決定了部門的商業領域和未來發展，對部門業務戰略的實現和管理效率的不斷提高有很大影響。

2 加強教育培訓，努力提高檔案工作人員的綜合素質

科學的檔案管理工作，無論是對企業還是一些事業單位來說，都是非常重要的。檔案是對一些過去年度所發生業務的詳細記錄，以及相關重要文件進行保管，對企業或者事業單位以后的發展起著非常重要的指導意義。在新時期發展的大背景下，要不斷適應檔案業務發展的要求，加強對檔案業務指導工作方法的改進和創新，實現檔案工作更加的科學化、規范化，提升檔案管理工作的效率。

為了適應信息化的快速發展，檔案保管員以自身的素質和素養的提升需要學習業務，學習新知識，掌握新技能，擴展思想，掌握多種技能，以適應信息化的快速發展。建議不斷提高管理水平。檔案管理任務已標準化并制度化，因為計算機管理軟件可用于完成檔案管理任務，例如存儲、編輯、檢索和利用檔案，與時俱進并不斷產生新結果。隨著科學技術的飛速發展，知識更新的周期越來越短，檔案學者必須樹立終身教育的觀念。通過不斷的教育，我們迅速掌握了檔案信息化建設的現狀和發展趨勢，不斷更新知識，增強現代意識，提高創新能力和專業技能，樹立了熱愛檔案的精神和沉著奉獻的精神。因此，需要引入技術并使用現代化的工作設備。

3 檔案管理現代化問題的改革對策

3.1 加強對行政檔案信息化管理的認識

新時代檔案業務工作中創新指導方法，在一定程度上能夠調動檔案管理人員的工作積極性，可以采取集體定期培訓的方式，和開展檔案知識競賽等，例如：每年定期讓企業或者單位的檔案管理人員去進行培訓，學習一些業務上的新知識，不斷對已有的知識和技能進行更新和提升，在此過程中企業根據檔案的業務量，對這些員工進行分配，完成工作較好的予以績效獎勵，加大年終考核的力度，調動員工的積極性。也可以開展知識競賽，鼓勵更多的檔案管理人員參與其中，組織相關人員去一些檔案管理工作水平高的企業或者是單位，進行觀摩和學習，在參觀中使得業務水平得到提升。

具體來說，行政資料室管理部門組織人員調查信息系統，討論資料室中的信息，分析和討論適合學校使用的資料室中建筑信息的路徑，確定建筑物信息化的目標，并根據實際工作條件提出施工思路。并采取措施提高管理檔案管理人員對信息化的認識。

3.2 加強檔案管理人員培訓

歸根結底，檔案管理是一項人工任務，只有提高檔案管理人員的素質，才能充分發揮檔案管理任務的實際重要性。因此，管理部門應該意識到檔案管理人員缺乏能力和素質的問題，要重視對管理人員的培訓，以應對日益復雜的管理問題，提高其處理各種問題的能力，并加以培養。形成了一批具有較強綜合能力的優秀人才。對于行政單位，首先要做的是定期培訓管理人員，包括管理技能和知識培訓以及責任培訓。通過為檔案管理員提供提高其專業水平和工作技能的教育機會，以及促進責任感和服務意識，是在現代社會中促進公共權利意識的必然要求，這促進了檔案管理的有序發展。具有積極意義。同時，有必要對員工進行定期評估，并將評估結果與員工工資直接掛鉤，以激發檔案管理員的責任感和主動性。另外，由于信息管理的普及，對人力資源計算機精通的需求也在增加。行政單位的檔案管理人員應注意提高他們的計算機技能和標準。只有這樣，才能有效地使用最新的設備并實現管理級檔案管理。向現代化和信息化方向發展。

此外，行政部門提高了工作的薪水和福利，增加了進入該工作的門檻，激發了員工的積極性，同時吸引了更多的專業和高水平的管理人才，最終提升了檔案管理人員的綜合素質，并實現晉升的目標。

3.3 改善檔案管理中的信息級別

在新的發展形勢下，信息網絡技術變得越來越流行，并已滲透到各行各業的發展過程中。大型社會團體中的任何單位或個人都不能獨立刪除信息技術來完成任務。單靠管理已不能滿足現代發展的需要，高錯誤率，繁重工作，質量低下，效率不足等問題日益突出，有必要提高自我管理的信息水平。通過在檔案管理上投入足夠的財務，材料和人力，可以構建目標明確的檔案管理系統，并從收集和歸檔現有人員轉變為電子輸入，以提高人員管理檔案的效率并改善檔案檢索。這在防止由于過度翻頁而損壞紙質檔案的同時有效。面向信息的檔案管理的實現將大大增加資源利用的頻率，減少資源浪費，更好地展示檔案管理的現實重要性。實現檔案管理信息化的重要條件是購買現代信息設備。公共事業單位要根據自身發展需要進行廣泛研究，綜合考慮各部門檔案管理的需要，在合理預算的前提下，進行先進，適當的高質量現代化建設。辦公設備為提升檔案管理信息提供了基礎。

3.4 提高記錄持有人的整體素質

當前，現代檔案管理的主要內容和核心是計算機技術的應用，即計算機化檔案管理。記錄員必須掌握最新的信息技能，并精通使用電子計算機和各種現代辦公設備來創建，使用和維護電子文件。為了確保現代文件系統管理的有序，正常和可持續發展，我們必須：1）在現有基礎上積極創造條件，并努力吸引急需的人才。2）從提高整個團隊的素質開始，工人不僅必須具有較高的專業素養，而且還必須通過基礎知識培訓，高級理論培訓和記錄方面的各種專業培訓來培養一定數量和素質的年輕人，改善了記錄持有人的能力。

4 結論

隨著經濟和社會的發展，科學技術在不斷發展和創新，大大提高了相關業務部門的效率，改善了檔案管理的可持續性發展。但是，值得注意的是，當前的管理檔案管理信息化仍然存在許多問題和弊端。有必要改進管理檔案管理的概念，建立和完善相關的應用系統，引進先進技術，擴大基礎設施投資，增強信息管理安全性。建立并實現文檔的綜合管理。