事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮(zhèn)人民政府綜合便民服務(wù)中心，黑龍江 大慶 166200）

檔案管理一直是我國(guó)事業(yè)單位重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，然而隨著時(shí)間的推移，文件數(shù)量急劇增加，管理時(shí)間也隨之越來(lái)越長(zhǎng)。因此，一些事業(yè)單位在管理過(guò)程中出現(xiàn)了這樣或那樣的問(wèn)題。為了解決這些問(wèn)題，與之相關(guān)的事業(yè)單位必須根據(jù)自身情況對(duì)檔案管理進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，力圖管理方式多元化，從而使機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)一步提高。在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理研究過(guò)程，要結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際，有針對(duì)的對(duì)其檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，從而才利于提高規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。在研究規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理工作如何開(kāi)展過(guò)程，要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系，要重視加強(qiáng)協(xié)同研究效率，從而才能科學(xué)的進(jìn)行實(shí)踐研究，希望進(jìn)一步分析，能夠不斷提升事業(yè)單位檔案管理能力。

1 檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的重要性分析

事業(yè)單位中的檔案管理是重要性較高的工作內(nèi)容之一。實(shí)踐證明，檔案管理工作需具有較為先進(jìn)的指導(dǎo)理念及操作技術(shù)，才能對(duì)單位的發(fā)展提供有益的助力。檔案管理水平能夠直接反映出單位管理層的工作質(zhì)量和先進(jìn)性，因此該方面工作的完成效果也會(huì)對(duì)事業(yè)單位的整體發(fā)展起到較為直接的影響。事業(yè)單位的管理人員應(yīng)著重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育力度，不斷學(xué)習(xí)行業(yè)前沿的發(fā)展理念和操作技術(shù)，從而適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展速度，同時(shí)提升單位的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理內(nèi)容包括了單位的發(fā)展沿革、研究成果等，其中工作人員的履職信息也對(duì)推動(dòng)單位發(fā)展具有較為重要的作用，因此需格外重視。

2 檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施

2.1 提升各部門的檔案規(guī)范化管理能力

事業(yè)單位當(dāng)前在開(kāi)展檔案管理工作方面存在一定的驅(qū)動(dòng)性特征，總體對(duì)該方面工作的重視不足，因此在當(dāng)前具體實(shí)施管理時(shí)，便需深度加強(qiáng)管理的規(guī)范化程度，可責(zé)成專門的部門開(kāi)展較為專業(yè)化的專業(yè)能力培訓(xùn)，參加技能提升的群體也可以是各部門主要負(fù)責(zé)檔案信息管理的一線操作人員，培訓(xùn)內(nèi)容可從技能及意識(shí)兩方面重點(diǎn)實(shí)施。在開(kāi)展檔案歸集的技能訓(xùn)練時(shí)，可通過(guò)對(duì)崗位人員的速記、原始資料的整理和歸納及管理流程標(biāo)準(zhǔn)化等方面進(jìn)行著重培養(yǎng)，從而促進(jìn)一線人員具有滿足崗位需求的信息處理能力。在意識(shí)培訓(xùn)中，除了要堅(jiān)持進(jìn)行思想政治教育外，還需將檔案的管理與歸集效果納入崗位的年度考評(píng)中，最終根據(jù)考評(píng)的結(jié)果等級(jí)確定薪酬激勵(lì)措施，從而最大限度提高崗位人員的工作主動(dòng)性與責(zé)任意識(shí)。

2.2 通過(guò)制度激勵(lì)與約束加強(qiáng)協(xié)同效率

管理人員可通過(guò)建立更為全面和有效的激勵(lì)約束機(jī)制來(lái)提升檔案信息的歸集效果，不斷規(guī)范歸集的操作流程設(shè)置，并準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)檔案歸集工作的特征。在具體開(kāi)展工作時(shí)，將制度作為工作實(shí)施的重要依據(jù)和參考。制度可將檔案歸集的效率方面作為主要內(nèi)容，主要負(fù)責(zé)檔案歸集的部門應(yīng)盡量量化考核標(biāo)準(zhǔn)，并將結(jié)果進(jìn)行公開(kāi)展示，增強(qiáng)透明度。常規(guī)類的檔案主要指各類會(huì)議的記錄、學(xué)習(xí)紀(jì)要及科研方面的資料等信息。以制度作為約束的主要方式，需獲得單位管理層的全面支持，體現(xiàn)考核的權(quán)威性與可觀性，考核結(jié)果也可通過(guò)公開(kāi)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行公示，進(jìn)一步增強(qiáng)考核制度的規(guī)范性和約束力，讓單位的所有考核對(duì)象都能對(duì)考核結(jié)果充分信服。

2.3 圍繞檔案專業(yè)化管理完備組織架構(gòu)

通過(guò)對(duì)實(shí)踐調(diào)研得知，目前事業(yè)單位的檔案管理工作大部分顯現(xiàn)出職能設(shè)置不合理、相互推諉扯皮等現(xiàn)象，因此若想達(dá)到科學(xué)的管理效果，事業(yè)單位需以專業(yè)化的手段完成檔案管理的組織架構(gòu)設(shè)置。在保持人事、圖情及財(cái)務(wù)等方面的檔案管理流程不變的基礎(chǔ)上，將其他類檔案內(nèi)容的管理職能落實(shí)到專門的部門，并在單位黨組織的領(lǐng)導(dǎo)下開(kāi)展各項(xiàng)工作內(nèi)容。檔案管理部門內(nèi)應(yīng)設(shè)置文書(shū)、科研等不同的科室，分別負(fù)責(zé)整理不同類型的檔案資料。如此安排不僅能夠有效降低檔案?jìng)鬏數(shù)某杀鞠模€能大幅減少檔案歸口部門的工作量和負(fù)擔(dān)。在現(xiàn)代化信息平臺(tái)的參與下，檔案管理部門能夠形成較為成熟的信息共享形式，最終為檔案在后期的檢索和使用提供前提基礎(chǔ)，充分體現(xiàn)檔案管理的工作意義。

2.4 需求導(dǎo)向下開(kāi)展檔案資源開(kāi)發(fā)利用

若想發(fā)揮檔案資源的最佳效用，需要使用大量的人力和經(jīng)濟(jì)資源投入其中，事業(yè)單位可緊密結(jié)合不同部門的實(shí)際需要，來(lái)開(kāi)發(fā)檔案資源的功能。在著力提升檔案管理工作規(guī)范性的同時(shí)，具體負(fù)責(zé)檔案管理的職能部門還需以單位的具體經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)為參考，建立更具有適應(yīng)性的檔案管理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。目前檔案資源的開(kāi)發(fā)需與單位的發(fā)展趨勢(shì)相協(xié)調(diào)，將重點(diǎn)鎖定在挖掘單位經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)方面，同時(shí)與行業(yè)同類型的單位經(jīng)營(yíng)情況相比較，從檔案資料分析入手，研究總結(jié)本單位的經(jīng)營(yíng)劣勢(shì)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)成果進(jìn)行總結(jié)整理，形成系統(tǒng)的報(bào)告材料供決策者實(shí)施理性的戰(zhàn)略規(guī)劃。

2.5 充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備

隨著網(wǎng)絡(luò)科技在各行業(yè)的不斷滲透，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在開(kāi)展工作時(shí)，也較多應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為日常工作實(shí)施的有力助手。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠明顯提高工作的實(shí)施效率，在有限的時(shí)間內(nèi)完成大量的工作內(nèi)容，尤其針對(duì)檔案管理類的工作內(nèi)容，更需借助行業(yè)先進(jìn)的技術(shù)及設(shè)備參與實(shí)施。設(shè)備是發(fā)揮技術(shù)效果的載體，事業(yè)單位可通過(guò)計(jì)算機(jī)操作完成檔案信息的分類，并建立完備的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，在提升檔案整理的工作時(shí)效的同時(shí)，還能為后期的信息檢索和使用提供便利 條件。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著社會(huì)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作迎來(lái)新機(jī)遇，在社會(huì)大發(fā)展的背景之下，事業(yè)單位的管理工作也必須要與時(shí)俱進(jìn)，采取最先進(jìn)的技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，才能夠跟上時(shí)代發(fā)展的潮流。為了加強(qiáng)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理能力，要科學(xué)的進(jìn)行檔案實(shí)踐管理研究，這樣才利于保證管理質(zhì)量。作為相關(guān)工作人員，更應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念與技術(shù)，嚴(yán)格按規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行管理，從而才利于不斷提高事業(yè)單位檔案管理以及服務(wù)效率。