事業單位檔案管理工作規范化標準化措施

霍紅丹

（黑龍江省大慶市杜爾伯特鎮人民政府綜合便民服務中心，黑龍江 大慶 166200）

檔案管理一直是我國事業單位重點關注的問題，然而隨著時間的推移，文件數量急劇增加，管理時間也隨之越來越長。因此，一些事業單位在管理過程中出現了這樣或那樣的問題。為了解決這些問題，與之相關的事業單位必須根據自身情況對檔案管理進行標準化、規范化管理，統一認識，力圖管理方式多元化，從而使機關和事業單位的檔案管理進一步提高。在開展事業單位檔案管理研究過程，要結合事業單位發展實際，有針對的對其檔案管理進行優化，從而才利于提高規范化標準化管理水平。在研究規范化標準化管理工作如何開展過程，要加強各個部門之間的聯系，要重視加強協同研究效率，從而才能科學的進行實踐研究，希望進一步分析，能夠不斷提升事業單位檔案管理能力。

1 檔案管理規范化標準化的重要性分析

事業單位中的檔案管理是重要性較高的工作內容之一。實踐證明，檔案管理工作需具有較為先進的指導理念及操作技術，才能對單位的發展提供有益的助力。檔案管理水平能夠直接反映出單位管理層的工作質量和先進性，因此該方面工作的完成效果也會對事業單位的整體發展起到較為直接的影響。事業單位的管理人員應著重加強對檔案管理人員的教育力度，不斷學習行業前沿的發展理念和操作技術，從而適應當前社會的發展速度，同時提升單位的行業競爭力。檔案管理內容包括了單位的發展沿革、研究成果等，其中工作人員的履職信息也對推動單位發展具有較為重要的作用，因此需格外重視。

2 檔案管理工作規范化標準化措施

2.1 提升各部門的檔案規范化管理能力

事業單位當前在開展檔案管理工作方面存在一定的驅動性特征，總體對該方面工作的重視不足，因此在當前具體實施管理時，便需深度加強管理的規范化程度，可責成專門的部門開展較為專業化的專業能力培訓，參加技能提升的群體也可以是各部門主要負責檔案信息管理的一線操作人員，培訓內容可從技能及意識兩方面重點實施。在開展檔案歸集的技能訓練時，可通過對崗位人員的速記、原始資料的整理和歸納及管理流程標準化等方面進行著重培養，從而促進一線人員具有滿足崗位需求的信息處理能力。在意識培訓中，除了要堅持進行思想政治教育外，還需將檔案的管理與歸集效果納入崗位的年度考評中，最終根據考評的結果等級確定薪酬激勵措施，從而最大限度提高崗位人員的工作主動性與責任意識。

2.2 通過制度激勵與約束加強協同效率

管理人員可通過建立更為全面和有效的激勵約束機制來提升檔案信息的歸集效果，不斷規范歸集的操作流程設置，并準確認識檔案歸集工作的特征。在具體開展工作時，將制度作為工作實施的重要依據和參考。制度可將檔案歸集的效率方面作為主要內容，主要負責檔案歸集的部門應盡量量化考核標準，并將結果進行公開展示，增強透明度。常規類的檔案主要指各類會議的記錄、學習紀要及科研方面的資料等信息。以制度作為約束的主要方式，需獲得單位管理層的全面支持，體現考核的權威性與可觀性，考核結果也可通過公開的網絡平臺進行公示，進一步增強考核制度的規范性和約束力，讓單位的所有考核對象都能對考核結果充分信服。

2.3 圍繞檔案專業化管理完備組織架構

通過對實踐調研得知，目前事業單位的檔案管理工作大部分顯現出職能設置不合理、相互推諉扯皮等現象，因此若想達到科學的管理效果，事業單位需以專業化的手段完成檔案管理的組織架構設置。在保持人事、圖情及財務等方面的檔案管理流程不變的基礎上，將其他類檔案內容的管理職能落實到專門的部門，并在單位黨組織的領導下開展各項工作內容。檔案管理部門內應設置文書、科研等不同的科室，分別負責整理不同類型的檔案資料。如此安排不僅能夠有效降低檔案傳輸的成本消耗，還能大幅減少檔案歸口部門的工作量和負擔。在現代化信息平臺的參與下，檔案管理部門能夠形成較為成熟的信息共享形式，最終為檔案在后期的檢索和使用提供前提基礎，充分體現檔案管理的工作意義。

2.4 需求導向下開展檔案資源開發利用

若想發揮檔案資源的最佳效用，需要使用大量的人力和經濟資源投入其中，事業單位可緊密結合不同部門的實際需要，來開發檔案資源的功能。在著力提升檔案管理工作規范性的同時，具體負責檔案管理的職能部門還需以單位的具體經營特點為參考，建立更具有適應性的檔案管理模式，從而實現檔案資源利用的最大化。目前檔案資源的開發需與單位的發展趨勢相協調，將重點鎖定在挖掘單位經營優勢方面，同時與行業同類型的單位經營情況相比較，從檔案資料分析入手，研究總結本單位的經營劣勢。檔案管理部門應對檔案開發成果進行總結整理，形成系統的報告材料供決策者實施理性的戰略規劃。

2.5 充分利用現代化的設備

隨著網絡科技在各行業的不斷滲透，當前我國事業單位在開展工作時，也較多應用現代化的網絡技術作為日常工作實施的有力助手。網絡技術能夠明顯提高工作的實施效率，在有限的時間內完成大量的工作內容，尤其針對檔案管理類的工作內容，更需借助行業先進的技術及設備參與實施。設備是發揮技術效果的載體，事業單位可通過計算機操作完成檔案信息的分類，并建立完備的數據庫平臺，在提升檔案整理的工作時效的同時，還能為后期的信息檢索和使用提供便利 條件。

3 結束語

總之，隨著社會發展，事業單位檔案管理工作迎來新機遇，在社會大發展的背景之下，事業單位的管理工作也必須要與時俱進，采取最先進的技術來進行檔案管理，才能夠跟上時代發展的潮流。為了加強規范化標準化管理能力，要科學的進行檔案實踐管理研究，這樣才利于保證管理質量。作為相關工作人員，更應該不斷學習先進的管理理念與技術，嚴格按規范化標準化進行管理，從而才利于不斷提高事業單位檔案管理以及服務效率。