醫院基建檔案管理中的問題及對策

郭合蓮

（清徐縣婦幼保健計劃生育服務中心，山西 太原 030400）

醫院基建檔案是醫院基建工程項目自計劃、管理、實施運行，到工程竣工的整個建設過程中整理、歸檔、保存下來的文字、圖紙、音像等有關檔案資料，是醫院的一筆寶貴財富。基建檔案不但可以給醫院新建、改擴建、維修、管理等工作提供重要參考依據，還對促進醫院實現可持續發展具有重要作用。我院原有院區基建項目發展較為滯后，住院及辦公用房較為緊張，院址太過狹小，隨著醫療業務、保健服務范圍的擴大，已無法滿足人民群眾對于醫療保健的需求。因此，我院為加強醫院基礎設施建設，投資新建了一幢門診住院綜合大樓，主體設計為六層框架結構，總建筑面積為5234.7㎡，主要包括門診部、住院部、手術室、保健部、功能科、檢驗科、辦公后勤七個區域，項目建成后將大大提升醫院的智能化、現代化、一體化醫療水平。醫院在一期工程建設過程中形成了大量基建檔案資料，在基建檔案管理過程中發現了一些問題，并提出幾項改進措施。

1 醫院基建檔案的作用

一是在工程項目建設中的作用。基建檔案可為項目建設的落實提供重要依據，工程項目的經費預算、設計、開工、招標等各項程序都需以基建檔案資料為依據。基建檔案中的數據、文字、照片、圖紙以及聲像等檔案資料真實地記錄了項目施工的整個過程，可為工程項目的驗收測評提供全面、有效依據。

二是在工程項目管理中的作用。在基建工程項目設計施工至驗收竣工的整個過程中，檔案資料記錄的信息會被多次利用，并通過反復實踐對這些資料進行驗證，可靠有效的檔案數據能促進項目更加快速、精確地完成，大大節約財力、人力和時間。

三是在項目試運營中的作用。基建檔案完整記錄了項目建設中的設備設施、技術人員、資料質量等信息，給項目資產報增和固定資產投資統計提供了原始依據，極大地方便了對項目的管理，有利于提升項目的質量，促進項目實現可持續發展。

2 醫院基建檔案管理中的問題

2.1 建檔意識不強

我國國家檔案局、發改委在2006年6月份聯合印發的《重大工程基礎設施建設前期檔案驗收辦法》中明確要求，項目竣工驗收時要對項目檔案進行驗收，如果工程基礎設施建設前期未通過或未經項目檔案驗收合格，那么整個工程基礎設施建設將不得通過或進行竣工驗收。而目前我國相當一部分醫院負責人和管理基建的人員不清楚也不知道該項規定，很多醫院的負責人認為，醫院基建檔案管理僅僅是在工程竣工之后對檔案資料進行整理歸檔，屬于工程建設的末端環節。對工程檔案管理工作往往持敷衍塞責的態度，存在重視工程項目建設進度而忽視基建檔案管理的現象。部分醫院在驗收基建工程項目時才急急忙忙地找補基建檔案資料，常常會出現基建檔案資料不真或不全的情況，致使工程項目留下欠缺和遺憾。

2.2 資料歸檔不及時

醫院基建項目的建設周期較長，工藝復雜，形成的檔案資料較多，且這些建設資料有很大一部分分散存放在不同的人手中。如部分資料存放于乙方施工人員手里，部分資料存放于甲方技術人員手里，部分資料存放于中標單位，部分資料存放于監理單位。再加上檔案管理工作人員未全面掌握基建檔案資料管理的工作程序和檔案技術專業知識，不具備管理工程檔案的實踐經驗，導致醫院基建檔案存在整理、收集以及歸檔不規范、不及時的情況。

2.3 管理手段落后

大部分醫院基建工程的籌建辦公室或指揮部是在施工現場，工作條件較為簡陋，用房很是緊張，形成的大部分基建資料被隨便堆放在辦公室中，沒有或只有很少一部分檔案管理工具和櫥柜，缺乏電子檔案、聲像檔案硬件存儲介質，無法實現對基建檔案的定期整理和轉移，很難確保基建檔案質量安全。

3 醫院基建檔案管理的對策

3.1 重視基建檔案管理

醫院基建檔案可以真實反映建設工程實體的面貌以及工程管理的過程，對今后醫院的使用、管理和維護具有非常重要作用。同時，醫院基建檔案也是評價工程項目建設的一項重要依據，“泰山杯”、“魯班獎”等工程項目獎項的評價都是以工程項目檔案為基礎，一般是先對工程項目指標進行量化分析統計，然后對現場情況進行實地勘察，最后進行綜合評價。不僅如此，醫院基建檔案還可以體現工程項目建設的決策過程。基于上述種種原因，醫院負責人和基建檔案管理人員應徹底轉變思想觀念，高度重視醫院基建檔案管理工作，全面、規范、有效地收集、整理、歸檔在基建項目實施的整個過程中形成的所有具有保存、利用價值的檔案資料，從而更好地發揮基建檔案的重要作用。

3.2 確保檔案與工程同步

要想確保醫院基建檔案管理質量，必須做到早著手、早規劃、早準備，對工程項目形成的基建檔案資料要及時收集、整理、歸檔，確保基建項目檔案管理工作與工程項目建設工作齊頭并進，同步開展。首先，應當在做好工程進度規劃的前提下，為基建檔案管理工作擬定總體規劃，并在此基礎上對基建檔案管理的各項工作進行細化，制定行之有效的實施方案，且確保各項工作得到全面有效落實。其次，應明確規定醫院基建檔案收集的質量和范圍，不斷提升醫院基建檔案管理工作的規范化程度。基建檔案管理人員應與工程項目技術人員進行有效溝通，做好檔案資料移交銜接等各項工作，保證收集的各項基建檔案資料真實、完整、有效、全面，為做好醫院基建檔案管理工作奠定堅實基礎。

3.3 推動檔案管理現代化

隨著科技的不斷發展，醫院基建檔案正在向數字化方向發展，因此，可利用計算機等設備對傳統基建檔案資料進行數字化轉化，并對這些數據進行編輯和分類。與此同時，應加大對軟硬件設施的投入力度，建立基建檔案管理信息化平臺，實現對檔案資料的信息資源共享。另外，還應對基建檔案進行微機化管理，建立自動化管理體系，提高基建檔案管理的電子化和自動化程度，不斷提升基建檔案管理的質量和效率。

4 結語

總而言之，隨著科技的進步和建筑業的發展，醫院基建檔案管理工作的重要性日益凸顯，因此，醫院應高度重視基建檔案管理工作，將基建檔案管理與工程項目管理同步開展，逐步提升醫院基建檔案的規范性和完整性，不斷推動基建檔案管理實現現代化，更好地發揮基建檔案的作用。