對鐵路行業檔案管理問題的研究

魯 倩

（中國鐵路設計集團有限公司，天津 300301）

為保障鐵路部門能夠更好的工作，為人們提供優質的鐵路服務，就需要充分了解當前鐵路系統的檔案管理問題，討論與分析問題解決思路，這樣才能夠服務后續的鐵路檔案管理工作，同時發揮鐵路系統在社會中應體現的作用。

1 現階段鐵路系統檔案管理問題

1）缺少足夠重視度沒有形成檔案意識。因為檔案工作并不能直接轉化為經濟收益，所以并沒有成為鐵路系統安全生產的切入點。很多部門也沒有重視鐵路檔案的管理工作。就科技檔案來講，從文整部門歸檔時會經常出現缺圖、裝訂不規范的問題，比如某些專業圖紙被裝訂成冊導致歸檔的檔案條目無法細化，給查閱和借閱管理帶來不便。

2）檔案管理能力有限。眾所周知，鐵路工作十分特殊，鐵路部門的檔案管理人員頻繁調動。不同的檔案管理人員有著不同的工作標準、工作習慣[1]。所以管理方法并不合理，甚至不夠連續，做不到檔案管理統一與規范。況且不少檔案工作人員完全是“非相關行業轉入”或是“半路子出家”，檔案人員不了解專業理論、專業知識，工作能力和責任心有待加強。除此之外，由于鐵路行業特點突出，技術專業分工精細、復雜，設計專業之間存在千絲萬縷的聯系，而科技檔案作為實實在在的技術成果，技術領域知識的缺乏構成了科學管理科技檔案的“瓶頸”。

3）投入較少缺少保障。軟件方面的投入與配備不足。在使用時發現軟件存在漏洞，需要及時升級，但顯然這方面的工作還需要進一步完善。不少基層單位顯然并沒有配備專人用于檔案的管理工作[2]。不少檔案工作人員有著多份任務與工作，缺少時間與精力用于對檔案業務展開鉆研。

4）數字化水平不足。數字化管理檔案的時候，很多單位都會配備掃描儀、打印機、計算機。不過這些單位卻沒有準備專門的信息管理系統。不少工作人員只是在簡單的操作EXCEL表格，簡單地檢索、輸入與輸出數據，格局不足。

5）設計人員配合不足。科技檔案對項目生產人員完成工作起到關鍵的參考作用，直接影響生產效率和質量。所以應該對傳統模式下手工作業中的不足和弊端進行摒棄，加強自動化和信息建設，讓每一個管理環節都得到優化和完善。為了提高每一份科技檔案的錄入檔案系統的效率和準確度，便于掃描歸檔工作的順利完成，統一要求設計人員在出圖的最后一個環節利用軟件生成條形碼，與圖紙名稱一一對應。但是實際工作中條形碼的使用合格率沒有達到預期效果，于是大大降低了檔案管理工作的效率，增加了不必要的成本。

6）歸檔標準落后。21世紀被稱為信息技術的世紀，在這樣的背景下，我國鐵路項目裝備提升、規模巨大，蓬勃發展。尤其是國內出現了大量的高鐵項目。不過國內的鐵路項目在檔案管理中并沒有根據時代情況修訂新的歸檔范圍、編碼方法、執行標準。所以鐵路項目中出現的很多新裝備、新工藝、新技術缺少充分的資料。編碼歸檔的時候無所適從、無所遵循，出現了比較隨意的工作問題，無法保障檔案歸檔質量與完整性。

2 提高鐵路系統檔案管理有效性的思路和方法

1）提高重視樹立意識。對于鐵路系統的穩定發展來說，檔案工作十分重要，檔案管理員肩負著非常重要的職責與任務，如果工作人員具備積極向上的工作意識與責任心，就可以保障工作質量、工作效果。檔案人員需要正確評價與認識自己的工作內容、工作需要。雖然檔案的管理崗位非常平凡，但責任卻不小。認真努力是可以為單位、社會貢獻，并體現自我定位意義的[3]。檔案部門需要使用知識競賽、國際檔案日一類的活動宣傳，讓單位中的每一名員工都能夠表現出檔案意識，為檔案工作的有效開展創造良好條件。檔案管理部門需要主動和單位溝通，匯報檔案工作困境與情況，獲得領導對于檔案工作的支持與重視。

2）提高檔案人員能力與素質。首先必須做好檔案工作人員選拔工作，眾所周知檔案工作機密性、政治性很強。所以檔案部門在選人的時候必須選擇業務能力強、品德素質好、黨性突出的工作人員。其次檔案部門需要用實踐、外培、自培的方法開展業務，提高檔案工作人員能力與業務水平。最后鐵路部門工作十分特殊，不同專業之間、專業與檔案管理部門、檔案部門與文整工廠配合密切，對此有必要加強各部門的橫向交流與聯系。在取長補短中優化整體管理效果和管理能力。

3）打造數字化檔案系統。作為我國基礎設施、重要設施，鐵路系統為國民經濟的發展與建設提供無限的支持，是社會發展的前提條件，也是我國經濟系統的命門。在信息技術穩定發展、快速發展的今天，數字化管理勢必會成為鐵路系統、鐵路檔案的發展趨勢。對此檔案管理工作人員必須形成與具備大數據理念，積極轉變觀念。以提高自身檔案業務能力、專業水平為切入點，掌握各種各樣的現代設備、現代技術使用條件和方式。并且還要充分滿足不同用戶的需求，呈現多樣化服務能力。鐵路部門的檔案工作必須將出發點放在安全生產。負責檔案管理的工作部門需要時刻互動，了解需求、意見，用創新的管理方法與模式，提高檔案的使用質量、利用率。應加強檔案保密力度，數字化檔案管理是雙刃劍。數字化檔案除了能夠帶給工作人員高效、便利的操作條件，同時也會埋下許多安全隱患。所以有必要加大力度，積極推廣數字化管理的安全技術，以此保障數字檔案有效性、完整性與真實性。

4）建立約束機制。鐵路部門在檔案管理過程中，需要設定約束機制，從源頭切入，確保鐵路的檔案管理工作能夠明確每個人、每個部門的責任和工作內容。鐵路需要確定自己的合作關系、合同關系，將鐵路項目的各種檔案、文件納入合同管理部分。鐵路項目建設系統中，應確定勘察設計、施工、監理等每一個部分的歸檔數量、內容與時間要求。并且還要設置相應的日常管理、考核、過程檢查獎懲體系。各負其責、各司其職，明確標準和目標，減少標準和目標缺失引起的浪費人力與物力，規避各種糾紛。

5）加強源頭管理。必須在項目操作前，讓檔案人員、檔案部門提前介入。檔案部門如果可以提前介入鐵路工程，就能夠更好的了解數據，保障數據完整性、資料準確性。提前介入能夠完善并制定更合理的檔案管理思路和辦法，有效落實三步走原則。對于部分檔案工作人員素質能力層面的薄弱問題，有必要展開知識培訓和教育。

6）加強檢查與監督。必須提高檔案管理重視度，將其納入質量考核體系、工程進度檢查當中，確保鐵路項目的所有程序、所有環節都能夠按照規范同步開展。在現場指導、檢查中，了解工作實際情況，第一時間發現工作中的問題并糾正與整改，消除負面影響，少走彎路，保障檔案數據準確、完整。

3 結語

在國內鐵路系統快速發展的今天，鐵路系統有必要投入更多的資源用于內部管理、內部建設，加強人力資源研究，控制鐵路項目施工每一個細節。完整地把握與構建整體化鐵路系統檔案，在發生問題的時候第一時間處理。全面提升檔案管理者的業務能力與責任心，其具有現實意義。