淺談民政局檔案管理工作存在的問題及對策

王亞愛

（福建省石獅市社會福利中心，福建 石獅 362700）

1 引言

民政局是政府主管涉及民生事務的重要部門，是公民許多重要信息檔案的收存之地。此類檔案涉及許多公民切身利益和隱私問題，有社會福利救助、公民的婚姻狀態、各類社會組織登記管理工作、基層政權等等。一方面為保證公民信息的安全，另一方面為促進民政局充分發揮作用，為社會各界和民眾提供更優質的服務，同時關系到民政局自身的常規工作，所以提升民政局對檔案管理工作非常重要。筆者在民政部門工作多年，發現目前民政局檔案管理工作仍存在較多問題，所以結合工作實際和調查了解結果提出相對對策，力求提升民政局檔案管理工作質量。

2 民政局檔案管理工作存在問題

1）缺乏對檔案管理工作的重視。筆者在民政部門工作多年，通過自身體驗和調查研究結果來看，很少有工作人員能夠全面掌握檔案管理工作的核心，尚未認識到檔案管理工作的重要性。在調查了解的眾多工作人員中，大多數人認為檔案管理工作在民政局事務范圍內為非核心工作，對新形勢下的檔案管理工作缺乏應有的開闊視野。在實際的檔案管理工作中，更多的人僅僅做到了保證檔案不被丟失，只是做好檔案的保存工作，但是卻沒有真正發揮管理職能。經調查發現，有一部分民政局沒有設專門的檔案室，檔案收存在相關業務股室；有的沒有檔案管理的專職工作人員，所有業務檔案由相關業務股室負責；有的有專職的檔案管理工作人員，但是沒有專業知識；沒有檔案管理工作的相關制度，檔案管理工作相對混亂。

2）缺乏先進的管理手段。先進的管理手段是科學開展檔案管理工作的重要條件，結合電子科技、人工智能等信息化手段，可有效提高檔案管理效率。但從目前來看，此類先進管理手段在大多數民政部門仍然處于缺失狀態，在民政系統上下左右運用得不夠。通過調查發現，因為沒有把現代化技術運用到民政局的檔案管理工作中，進而給民政局檔案管理質量以及檔案提供利用帶來不利的影響。比如，2012年國家審計署對全國的城鄉居民最低生活保障資金進行審計，民政局需向審計組提供了2005年1月1日至2011年12月31日所需的財務、業務等電子數據和相關資料，要有原始的紙質材料，還有各類電子數據，從2005年1月1日至2011年12月31日城鄉居民最低生活保障對象的人員信息、家庭信息、發放金額等等，每個民政局都要提供幾十萬個甚至上百萬個電子數據信息。檔案提供利用關系到此次的審計進度、關系到此次審計的成效。所以隨著信息技術的發展，亟需加快采用先進的管理方式與傳統管理方式相結合，提高檔案管理的質量，提升檔案管理的效率。

3）工作人員專業素質較低。檔案管理工作人員的工作能力也是影響檔案管理工作效率的重要原因。全面的檔案管理工作應當包含檔案收集、整理、價值鑒定、保管、編目、檢索、統計、編輯和研究、提供利用等幾個方面，涉及很多領域，所以檔案管理工作看似簡單，但真要做好很難。比如，完成檔案收集與整理等最基本的工作雖然人人可做，但是后面的檔案價值鑒定、檔案編目等向檔案管理工作深入推進時，將面臨各種各樣的問題，這就不是人人可做到的，需要工作人員具有較強的專業能力。優秀的檔案管理專員應當具備優良的文字表達能力、信息識別能力、科學知識以及管理能力。但從目前檔案管理現狀來看，有的民政局檔案管理工作人員沒有受過專業的培訓，不具備專業的知識；有的民政局沒有專職的檔案管理工作人員。檔案管理人員隊伍建設相當薄弱，檔案管理工作人員的專業素質亟需提高。

3 民政局檔案管理工作問題的解決對策

1）提升民政局對檔案管理工作的重視。領導層要高度重視，以上率下，適應新時代對檔案工作的客觀要求，更新觀念，轉變思維，把握新形勢下檔案管理工作的實質，增強對檔案管理工作重要性的認識，督促下屬工作人員做好檔案管理工作，規范檔案管理工作。筆者認為可以通過以下幾種方式實現：第一，制定檔案管理規章制度。無規矩不成方圓，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理各項工作明細，具體工作流程及工作標準，促進工作人員全面依照檔案管理條例執行檔案管理工作。第二，制定全面的考核制度。對表現優秀的工作人員予以物質或精神獎勵，對在檔案管理中失職、失責行為予以問責、懲罰。第三，宣貫職業道德。在民政部門上下營造良好氛圍，鼓勵和支持工作人員對自己的工作崗位盡職盡責，堅守職業道德，做好本職工作。

2）采用先進信息化檔案管理系統。先進的信息化管理系統可有效提高民政局檔案管理效率。信息化系統的建立，一方面，可將各種信息檔案存儲于云端，避免檔案存儲于檔案室而丟失或被損壞等情況發生；另一方面，可節約空間成本和時間成本，降低大量檔案查找及維護時間。同時，信息化管理流程規范，用信息系統代替人力，可有效降低人力成本。因此綜合考慮，信息系統的引入可在很大程度上降低人力成本、時間成本和空間成本，從總成本角度考慮，引入信息化檔案管理系統非常有必要。民政部門要認識到引入信息化檔案管理系統利大于弊，在資金分配上作出傾斜，引入信息化檔案管理系統，提升檔案管理質量。

3）提升工作人員專業素養。提升工作人員的專業素養是提升檔案管理效果的重要途徑，筆者認為可通過以下幾個方面實現。第一，做好招聘要求把關。在筆試及面試過程中對面試者的文字表達能力、信息識別能力、信息系統駕馭能力、科學知識以及管理能力等進行全面考察，擇優選擇工作人員。第二，加強對檔案管理專員的培訓。培訓可分為幾個階段：一是能力素質測評，作為培訓項目選擇的重要依據；二是制定培訓計劃；三是執行培訓計劃，基于崗位職責、工作要點及必備技能開展培訓；四是培訓評估，經過一段時間培訓需對員工能力技能進行考核，根據考核結果評估培訓是否有效；五是培訓計劃修正，以此形成閉環模式，真正提升工作人員的能力素質。同時，也可以定期讓檔案管理人員到檔案館進行跟班學習。第三，提高檔案管理工作人員的福利待遇。用優良的福利待遇吸引更多優秀人員前來應聘，用感情留人，從源頭上提升民政局檔案管理工作人員的整體 素質。

4 結語

民政局事關民生大事，其檔案管理直接關系到信息檔案的安全與否，服務的便利與否。但是目前大多數民政局在檔案管理方面仍存在許多問題，主要是缺乏對檔案管理工作的重視，缺乏先進的管理手段，工作人員專業素質較低。基于問題及其原因，結合工作實踐和專業知識，筆者認為可以重點通過提升民政局對檔案管理工作的重視，采用先進信息化檔案管理系統，提升工作人員專業素養等方面解決上述問題。期望通過本文研究，為提高民政局檔案管理工作質量貢獻微薄之力。