創新是檔案發展的出路

李冬梅

（大慶油田有限責任公司第二采油廠信息中心檔案室，黑龍江 大慶 163000）

1 增強檔案工作整體創新意識

1.1 檔案工作管理思路的創新

長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法，使得許多檔案工作者缺少創新意識和創新欲望。日常檔案工作也只是滿足于每年立卷歸檔多少，提供利用服務多少，而對于市場需要哪方面的檔案材料，需要哪方面的編研材料等等，卻一無所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會。而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此要改變檔案工作既無動力，又無目標的狀況，使形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

1.2 檔案工作管理模式的創新

檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要。我們在立卷制度上有所更新，改變了以前繁瑣、呆板的13道工序的立卷手段，實行了檔案立卷裝盒制。到目前為止，我們又把以卷為單位的立卷方式改為以件為單位的整理方式，這樣既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序。計算機已應用于檔案管理工作中，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應用則較少。在我們日常檔案管理工作中，還有許多工作可以利用現代化技術來提高我們的工作效率，如在計算機網絡中進行查借閱檔案等。無論是檔案的業務工作，還是檔案的管理工作，都可以應用計算機進行現代化管理，幫助解決具體問題，提高管理效率和管理水平。我們應該堅持科學發展觀，要跳出檔案“看”檔案、貼近重點“活”檔案、改革發展“興”檔案、以人為本“建”檔案。

1.3 檔案工作管理機制的創新

檔案管理應當引進競爭激勵機制，改變在“檔案部門沒有什么具體工作，只是保管借閱”的思想，從源頭上解決創新的根本問題。對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

2 檔案工作應在創新特色上下功夫

2.1 體現檔案工作收集、整理特色

在以往的檔案收集工作中，是歸檔單位給什么，檔案部門就收什么，工作缺乏積極主動性，而且不能掌控歸檔單位形成的資料，也沒有風險的規避性。針對這種情況，我們實行了檔案歸檔范圍確認制和歸檔范圍備案審批制。歸檔范圍確認制就是檔案部門經過認真分析各歸檔單位基本職能、主要業務流程和歷年歸檔情況，擬定出各類檔案的基本歸檔范圍或基本歸檔內容，再反饋到各歸檔單位進行核實，并由歸檔單位負責人及檔案人員簽字確認后交檔案部門存檔。歸檔范圍備案審批制就是要求各級檔案部門將已確認完善的歸檔范圍逐級備案審批，作為檔案收集是否齊全完整的依據。

在基建檔案的收集中，我們通過參與基建項目驗收，規定只有施工單位把資料存檔后才能結算等措施，有效地控制了資料不存檔、流失現象。

在以往的檔案整理過程中，檔案盒脊的檔號是用粘貼粘到盒脊上，并用印章卡在粘貼上，由于項目多不容易對齊，不夠美觀、大方，粘貼也容易開，也不宜長久保存。針對這種情況，我們把檔案盒脊需要印刷的項目錄入電腦，用針式打印機打印在蠟紙上，按照檔案盒脊項目進行裁剪，用小毛刷蘸油墨，按照盒脊項目刷在對應位置上。通過這種方式，有利于檔案的長久保存，庫房擺放整齊，查找所需檔案一目了然，節省查找檔案時間，提高工作效率。

2.2 體現檔案工作服務特色

日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱、利用本單位產生的檔案方面，沒有產生互動。我們可以利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，與其它檔案機構聯網，共享檔案信息資源，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”。我們還拓展服務方式和服務領域，以前查借閱檔案是檔案利用者到檔案部門，并通過手寫目錄查詢，現在我們開辟了電話查詢、網上查詢功能，既省力又省時。我們還通過加工、處理檔案資料，使其變成社會需要的優質“產品”—匯編。如：組織機構沿革、年鑒、大事記、干部任免匯編等，多方開辟檔案服務的渠道，給查借閱檔案帶來方便。

2.3 體現檔案工作管理特色

檔案工作管理手段的更新是實現檔案事業創新發展的重要因素之一，檔案工作技術手段和條件是提高檔案工作效率、確保檔案服務工作質量的重要條件。因此，在檔案工作管理的手段上，要努力實現檔案裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，來提高檔案工作技術含量和水平，使檔案管理手段由“舊”變“新”。

2.4 體現檔案工作的宣傳特色

宣傳工作是各項工作的先導。長期以來，檔案工作的宣傳往往著重于相關法規條例的宣傳解釋上，多強調重要意義、工作要求，既不直觀形象，也難引起人們的重視。針對這種情況，我們把各單位在檔案利用上的一些實例，如通過利用檔案所創造的價值、解決的困難編成小故事，通過這種宣傳形式，其效果會更形象、更直觀，更易于接受。使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個性化。

3 發揮檔案人員的創新主體作用

檔案人員應當重視觀念更新，特別是在機構改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位。

3.1 增強法制觀念

檔案事業管理長期以來都是依賴于行政手段進行的，雖說隨著《檔案法》的頒布實施，這一觀念正在有所轉變，但離依法治檔的實現還有一定的距離。必須依法治檔，可以說這是首要的基本條件。如不能真正將檔案工作納入法制的軌道，那么檔案部門仍將感到步履 維艱。

3.2 確立效益觀念

就檔案工作來講，其效益包括社會效益和經濟效益兩個方面，主要體現在檔案案卷的利用上，這就需要檔案人員要具有產出意識。具體來說，在接收時就要考慮何時何種情況下可能會有用，有產出的可能。另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。

3.3 樹立學習觀念

檔案工作既是一項業務性工作，又是一項管理服務性工作。這就要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及出現的許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式，給檔案人員提出了更高的要求。學習是知識積累的重要途徑，只有通過學習，提高自身素質，提高對檔案的認識，才能踏踏實實工作。

綜上所述，只有不斷地創新，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。因此，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到人無我有，人有我優，人優我新，使檔案工作常常變，時時新，這樣才能使檔案工作立于不衰之地。