淺談體育場館檔案資料管理問題和優化策略

嚴 點

（新疆維吾爾自治區體育中心，新疆 烏魯木齊 830000）

檔案管理是一項專業性較強的工作，在體育場館的各項工作中，檔案是記載體育場館日常工作內容、進度，比賽情況，場館發展等的重要載體，包含著圖片、文字、視頻等信息，是體育場館的見證，也是體育場館管理水平的衡量和反饋，也反映出了一個地區的體育文化發展水平，當前檔案管理工作已經步入數字化、信息化時代，但是一些體育場館的檔案管理工作依舊落后，未能發揮出檔案的使用實效，因此必須要解決體育場館檔案管理存在的問題，積極加以改進優化。

1 體育場館檔案管理存在的問題

1.1 缺乏統一的規范和標準，檔案管理制度尚待完善

我國檔案研究起步較晚，檔案法在80年代才出臺，發展至今仍有很多需要改進的地方，并且各單位對檔案管理的落實情況也不相同，造成了檔案管理制度、規章的不健全，一些體育場館建檔的意識不強，檔案管理不夠規范，由于沒有一個統一的檔案管理標準和工作流程規章，使得體育場館檔案的很多資料都沒有進行歸檔，有的場館只是偏重于某方面的檔案整理，工作不夠全面，檔案殘缺現象普遍。再者現代檔案信息化管理已經大范圍推進，但是就體育場館來說，在檔案的數字化、信息化方面工作不到位，還停留在初級數據收錄階段，市場上的一些檔案管理軟件功能重疊或者不兼容也給檔案管理工作帶來不便，檔案的收集查閱、資源共享效果不理想，檔案管理的工作效率低，檔案使用價值低。

1.2 對檔案管理不重視，專業人員欠缺

檔案管理整體意識的淡薄使得一些體育場館的領導對依法治檔的觀念不強，檔案管理的工作就受不到應有的重視，檔案作為體育場館發展的見證，更是體育館進行有效管理的參考依據，具有非常高的保存價值。然而當前一些體育場館負責管理檔案的工作人員多數是由行政人員兼職代為管理，在檔案的收集、整理、歸檔工作的專業水平不高，缺乏統一的整理標準和規范的工作流程，而且整理的效率、效果都不高，有的體育場館雖然有檔案管理的專業人才，但是工作人員數量不足，工作量大，隨著日益增加的體育場館賽事和經營活動，檔案資料會越來越多，人手不足嚴重拖了后腿，檔案工作無法順利開展。

1.3 檔案收集范圍不明確，管理缺乏系統性

大部分的體育場館收集的檔案資料集中在工作計劃、總結、年鑒，賽事活動資料，基建檔案等等少部分的工作內容，還有很多其他的工作資料沒有記錄在案，其實檔案的范圍遠不止這些，但是由于缺乏一個明確的檔案收集范圍規定，使得很多體育場館的相關工作資料在無形之中流失掉了，另外檔案資料的形式，不局限于紙質、磁帶、光盤等形式，當然當下檔案存儲數字化的趨勢愈加明顯，文字、圖片、音頻、視頻等都是可以保存的檔案形式。另外在體育場館的檔案管理工作中，沒有開設專門的檔案管理室，使得檔案存儲比較分散，也容易丟失，檔案沒有正規地進行登記造冊、分類編目，也就無法保證檔案的完整性。檔案的初始收集管理工作不到位，存儲不規范，分類不明確，一級管理工作都沒有做好，就更不用提檔案的二次、三次開發利用，這在一定程度上也造成了檔案資源的浪費。

2 提高體育場館檔案管理水平的策略

2.1 完善體育場館檔案管理制度，規范檔案工作流程

有章可循是一切工作順利開展的前提基礎，檔案管理工作也不能例外。當前我們體育場館的檔案管理工作并不積極，一方面需要在思想上加強對檔案管理的認識和重視，另一方面就要加快檔案管理制度的建設，規范化檔案管理工作的流程，制定統一的檔案收集、管理標準，建立起一個完整的檔案管理運行機制，確保從制度制定到實踐執行都能一一落實，責任到人，工作可追溯，確保檔案能夠妥善管理，有效管理。

2.2 明確檔案管理范圍，科學收納管理檔案

各單位的檔案收集整理可以參照國家關于檔案收集管理的范圍規定來進行，體育場館除了擁有普通檔案的一般屬性外，還有其特殊性，體育場館的檔案收集在內容上要涵蓋各種在管理活動和業務活動中形成的資料文件，比如行政管理檔案、業務檔案，還要在載體形式上涵蓋所有，文本、圖像、音像等，需要體育場館的檔案管理工作人員要明確檔案收集管理的范圍，才能做到不漏收、不漏存，檔案的存在不僅僅是對體育場館的運行反應，有利于場館的建設發展，對其他體育管理部門來說，關于體育場館的這部分檔案對于加強體育監管，促進地方體育建設也有著十分重要的參考作用，與人們的健康生活息息相關。

2.3 改進體育場館檔案資料管理工作的方法

1）規范化檔案管理。體育場館的檔案來源不一，門類也較多，因此在工作中需要將檔案的收集、建檔、分類、管理、開發等相關工作進行統一化、標準化、規范化，比如體育素材的收集整理，檔案立卷歸檔要求，案卷質量標準，案卷借閱制度，檔案管理崗位職責等等一系列的可執行的規章制度明面化，讓檔案管理工作能夠有章法的順利進行。在檔案收集方面要確保全面，內容完整，分門別類，便捷檢索，比如資料類，可以將與體育有關的書籍、刊物，場館舉辦的各種活動的掛圖、相片、錄像帶、磁盤等歸于此類；文件類，主要是黨和國家有關體育建設發展方面的文件，還有場館內部工作下發的文件、年度總結等；競賽類，場館承辦的體育比賽資料，要將各體育項目的比賽規程、秩序手冊、成績單、比賽工作總結等都收錄在內，在賽后對所有比賽項目的相關資料進行完整的分類并歸檔，對于地區體育事業有特別貢獻的運動員、教練員進行建冊登記；其它類，一些瑣碎的事務比如體育場館的租借記錄、市民體育俱樂部文件、體育器材和運動服的購買計劃等等，雖然工作比較邊緣化，但是這些檔案數據對于體育場館的審計工作和場館發展規劃是必不可少的，也需要進行嚴格的收錄管理。另外要對體育場館檔案進行保密級別的分類，保密程度不同，借閱查詢的規則不同，體育場館的檔案管理人員要明確控制檔案信息的開放程度，在促進資源共享的同時也要把握好重要檔案信息的安全性，防止泄露。這需要體育場館的檔案管理人員具有扎實的檔案管理專業水平，有高度的工作責任心和保密意識，才能將檔案保管工作做的更好。

2）數字化檔案管理。檔案管理的數字化和信息化是發展大勢所趨，對于已有的實體檔案資料可以借助掃描儀等工具將檔案數字化傳輸至計算機進行存儲，對于正在收集的檔案可以直接數字化存儲，節省儲存空間，減少紙張的浪費，對于一些重要的檔案可以做好實體資料和數字化的雙重保存，保障檔案存儲的可靠性。體育檔案的價值只有通過收集、整理、鑒定、統計后才能提供相關工作的檢索查詢服務，數字化的檔案使這些工作程序更加準確、高效、便捷，并且通過網絡和檔案信息平臺還能實時數據共享，給不同部門之間的體育工作提供了更多便利，當前大數據分析技術發展迅速，通過對檔案信息的數據分析，還能及時發現一些潛在的問題，便于我們對問題進行分析處理，還可以從大數據分析中獲得一些未來體育事業發展趨勢的提示與思考，有利于我們進一步提高檔案管理工作水平，推動體育事業進步。