街道辦事處檔案管理系統的設計與實現

趙美華

（山東省青島膠州市膠西街道辦事處，山東 膠州 266327）

檔案管理是街道辦事處管理中最重要的一個環節，想要對街道辦事處的管理模式進行創新，就需要先對街道辦事處內的檔案管理模式進行創新，保證街道辦事處的管理模式與時代發展相融合。街道辦事處的檔案管理工作與其他管理工作有一定的差異，檔案管理總是涉及的方面較廣，也不僅僅是檔案工作人員的事情，需要街道辦事處中各個部門相互協調，相互合作，在此過程中，各個部門增加交流，保障檔案管理的嚴密性。街道辦事處檔案管理人員需要對管理方式進行創新，對檔案的各項功能進行分類，合并等，最終以新的模式來對檔案進行管理。

1 目前檔案管理工作存在的問題

1）內容不完整、更新速度慢。目前，我國檔案管理更加系統化，其建立和管理完善也更加細致。然而，我國街道辦事處檔案登記管理缺乏創新，不能隨著國家檔案政策的不斷變化而改變。通常，檔案管理系統中的檔案數據基本上由政府一線檔案工作人員長期在外實地測量調查獲得的，其巨大的工作量，工作環境難免會造成資料管理的部分失真和不完整。盡管目前信息技術已普遍用于檔案管理工作中，但海量數據的錄入仍需要投入大量的人工技術，因此對檔案數據信息的實時動態更新就會相對延遲，更新速度不能滿足實際變化要求。2）檔案管理信息化程度不高。目前我國的土地管理仍然采用傳統的管理模式，隨著信息技術的不斷發展，管理信息系統中不斷進行新技術應用，然而在檔案管理中，為能實現系統化、數字化、計算機化。檔案管理的信息化程度決定了整個街道辦事處管理的發展。在多個管理技術融合的背景下，需要建立獨立的檔案管理系統，確保街道辦事處管理的發展。

2 現代街道辦事處當前檔案管理模式形式

現代街道辦事處檔案管理模式主要包括：檔案分散管理模式、檔案集中管理模式和信息—體化管理模式三種模式。

1）檔案分散管理模式。檔案分散管理模式是把檔案進行分類，各個部門中進行分散管理。這種管理模式下，檔案沒有固定統一的管理模式，各個部門有不同的管理方式。例如：財務檔案在會計部門，人員檔案管理在街道辦事處的人力資源部等等。這種檔案分散管理模式可以幫助街道辦事處內部人們便利的找到所需要的信息，檔案的分類信息也較為明確。但是由于這種管理方式沒有統一的管理模式，街道辦事處中的各個部門有不同的管理方式，當別的部門需要街道辦事處檔案時，就會產生一定的麻煩，不利于信息共享，查找檔案的流程復雜，影響了檔案的服務功能，不利于街道辦事處內整體的工作效率[1]。2）檔案集中管理模式。街道辦事處中所有的檔案由街道辦事處專門的部門進行統一管理，保證了檔案的集中性。但是每個部門的信息都不同，有些部門的信息較為復雜管理起來并不容易，而且檔案室管理人員的知識并不涉及各個部門，對檔案的分類也不利于部門人員進行查找。由于檔案信息的復雜繁多，對于檔案管理人員來說是一個較為困難的工作。3）檔案信息一體化管理模式。檔案信息一體化管理模式是充分的利用互聯網技術，與傳統的管理方式進行結合，綜合的管理街道辦事處整個檔案信息。在現代化科技的幫助下，檔案的信息管理得到了良好的改進。對街道辦事處內部的信息進行合理劃分，便于各部門人員進行查找，實現了各個部門之間的信息共享。這種管理模式對于人力資源管理來說是一種較好的方式，檔案形成信息一體化，各個部門對于與自己相關的信息進行綜合掌握。

3 檔案管理信息化措施

1）完善資料管理體系。為了加快街道辦事處的良好發展，需要對人員檔案進行良好的管理，促使人員檔案的街道辦事處可以按照檔案管理體系進行工作。完善資料過程中的安全責任，對資料進行明確規定與管理，提高檔案質量。對于檔案項目可以進行階段性的驗收審核，在檔案進行到不同階段時要對項目進行審核，審查合格之后才能進行下一階段的資料。完善的檔案管理體系能夠使人員檔案項目管理有所依據，使管理行為規范化進行。另外，明確人員檔案項目資料的法律法規，對人員檔案質量的標準進行不斷完善，為人員檔案管理工作打下基礎。2）軟件應用。在檔案管理的過程中，需要積極的引入軟件應用，提高資料保存的安全性。根據技術的難易程度進行分類，或者根據常用技術進行分類，充分利用檔案數據庫對技術信息進行整理。在建立檔案數據管理系統時，需要積極的引入新技術，建立科學，信息化，智能化的資料管理，提高技術應用的同時保證資料保存的完整度。3）完善內部建設，形成規范化技術管理。加強對街道辦事處文化的建設，保證他們思想政治上的進步，對他們進行管理，保證人員具有較強的團結意識，以及對技術等有學習的積極性。在街道辦事處建設中，需要在資料過程中需要保證各個環節規范合理進行。完善街道辦事處內部建設，輔助內部控制對街道辦事處進行合理規劃，需要加快建設街道辦事處軟件設施，建立安全責任制，保證每個人在工作中有安全防護意識。在實際工作中，需要不斷的學習先進技術，加快與國際慣例接軌，最終實現內部控制與街道辦事處資料管理共同進步。

4 系統內容

1）資料管理子系統。在街道辦事處檔案管理系統的建設中，需要收集項目資料，對項目的要求進行整理，從總體規劃，對事件處理以及社區檔案進行材料整理。在案卷管理系統中，需要對主要的案卷內容，審查，修改等功能進行設置，對文件的建立刪除，修改，內容的錄入等進行功能建設。2）編目整理子系統。在進行檔案資料信息編目時，需要嚴格的按照規章制度進行劃分，降低檔案管理的風險，進行區域內的資料信息有效管理。在進行系統開發時，需要根據資料的特點，以及資料的使用便民程度進行子系統的編目。3）檢索查詢子系統。設定信息檢索與查詢平臺，可以對檔案資料區域進行全方位定位處理，提高資源開發與技術利用模式，促進區資源利用與建設的高效率發展。查詢相關的規定，以及對結果，主題等進行查詢時可以更快給出結果，設置相關的關鍵詞，為系統查詢提供幫助，同時設置截圖，打印，排序等功能對建筑技術資料進行歸納。

4 結語

有效的資料管理不僅可以提高最終技術應用的質量，也可以確保街道辦事處在人員檔案項目中進行良好的發展。街道辦事處想要在競爭中取得進步，需要加強對裝修資料的管理，保證資料的真實性，促使資料的存儲得到保證，以真實為目標的不斷提高資料的質量。提高人員檔案資料的管理，對資料管理人員進行監督管理，提高街道辦事處競爭力，提高人員的自身能力。