新時期電力工程總承包項目檔案管理分析

雷 蕾

（中國能源建設集團西北電力工程建設有限公司，陜西 西安 710032）

在電力企業的檔案管理工作中，工作人員應通過采取科學、合理、正規的方式對企業的檔案進行分類和整理，以此確保電力企業檔案的規范性和完整性，只有這樣，才能更加及時的發現問題和解決問題，有利于企業的健康、穩定發展。

1 電力工程總承包項目業主方的特性

1.1 業主方職責

電力工程總承包項目之中，業主的職責主要有項目總體原則的制訂、項目的管控等，其需要對整個電力工程做出統籌安排，以確保承包方可以依據前期所設置的目標來完成建造工作，同時還需要對項目的進度以及品質做出監管，在項目完工之后，還應當細致的進行驗收，并組織試運行工作，以確保項目沒有缺陷。

1.2 業主方優勢

一方面，在總承包的方式下，業主與承包方的合同關系更為簡潔，不需要過度的將精力放到協調各項工作之中，而是將這項工作交由更為專業的總承包商來完成；另一方面，對于成本的管控也更為便捷，通常業主與承包方都是采取固定總金額的方式來簽署承包合同，這樣一來后續的項目變更等因素，也不會對業主的總投入成本形成 影響。

2 電力檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理網絡未落實到位

由于電力事業的發展速度越來越快，所以對檔案管理的要求也越來越高，為了滿足這一要求，就需要企業的相關工作人員對電網公司檔案工作評估辦法、電網公司檔案管理網絡以及電網公司檔案管理工作規定等各項制度進行完善和優化，需要全面加強企業檔案管理人員的管理意識，進一步落實檔案管理網絡。

2.2 檔案管理方法跟不上時代發展要求

在電力企業的檔案管理工作中，大多數都是在檔案資料形成后再對其進行統一收集，這樣一來，就會使檔案管理工作變得比較被動，經常會出現歸檔不夠及時、歸檔資料不夠完整的問題。由于檔案材料的數量會隨著電力企業生產經營和工程建設活動的增加而增加，所以，必須要對接收檔案資料的模式進行優化，使得檔案管理工作與業務發展之間相互同步，提高檔案資料的完整程度，充分發揮出檔案管理工作的價值，以此滿足和適應時代發展的要求。

2.3 編研工作跟不上，檔案利用率較低

檔案編研作為檔案利用的前提，有著較強的專業性，它涉及門類比較多，比如土建施工、設備安裝和電氣試驗等等，并且是形成于不同的項目、階段以及單位，具有時間跨度大、分布范圍廣和體系復雜的特點，所以，必須要確保編研工作的合理性，把檔案資料中的價值充分展現出來，提升檔案的利用效率。另外，編研工作還會受檔案部門軟、硬件條件和信息化水平的影響，會降低檔案編研的層次，縮小檔案覆蓋的范圍，很難使檔案資料得到高效利用。

3 電力工程總承包企業物資供應商管理的改進措施

3.1 提升供應商管控能力，健全合作共贏的綠色供應鏈

制訂相關的規章制度，規范供應商管理和評價：編制《貨物供方管理程序》，建立分類分級供應商庫。制訂供應商考核辦法，規范優勝劣汰機制，動態管理供應商。更新供應商履約評價表和年度項目履約能力匯總表，對供應商在合同簽訂、產品交付、資料交付、服務等方面進行全面考核打分。強化供應商分層分級分類管理，完善對供應商的履約評價和使用管理：依據不同的適用范圍區分集團級、公司級、項目級供應商。項目級供應商可依據項目程序自行管理。按新的履約評價標準對公司級供應商進行全面履約評價，評價結果與供貨業績掛鉤。控制使用供應商一般為6個月時期，6個月過后無問題可解除。黑名單供應商不再使用。年度被評為優秀供應商可采取激勵措施：投標過程中免交投標保證金；采購時在同等條件下的優先選擇權；新簽署的采購合同可享有質量保證金降低，或以質保函替代質量保證金的優惠權。在合同履約過程中出現的問題享有優先解決權。通過激勵措施，既有效激勵了年度獲得優秀供應商的單位，又傳遞了“誠信、共贏”合作理念，更好地提升了合作價值。建立供應商負面清單管理辦法：按照負面清單的制訂原則，要求各項目在月度報告中提供對工程、質量有影響的供應商清單，提出相應的整改措施和改進意見，并根據供應商的整改和改進情況進行持續關注。出現在負面清單中的供應商，若出現未完成整改并對工程和質量造成影響的供應商，將對其進行公布并作為年度考評的重要依據。

3.2 注重采購策劃，提前進行供應商的收集和資格預審，滿足采購的廣泛性和多樣性

物資管理的策劃工作從傳統“自下而上”的經驗管理向“自上而下”的科學管理轉變。通過超前策劃將計劃前置，項目開工之初就制訂采購策劃書，提前摸清項目所需要的物資供應商目錄，若發現現有合格物資供應商目錄不能滿足某些采購需求則可以提前尋源，做好新增物資供應商的收集和資格預審，有利于縮短采購周期，提高采購效率；若采購物資類別已在合格供應商名錄中則可以提前聯系，掌握其最新的生產經營和產品生產情況。凡事預則立、不預則廢，提前建好供應商目錄會對項目物資采購工作起到事半功倍的效果。

3.3 增強兼容性，讓集采平臺助力供應商信息化管理需要

通過數據下行方式，把上級公司集采平臺的供應商目錄數據直接關聯到電力工程總承包企業供應商管理模塊，實現評審匯總、評價數據連續跟蹤，多角度便捷統計、查詢等功能。為更好地區分供應商，通過對供應商業績量、評價數據的信息化統計實現分級管理，根據業績量分為常用和備用供應商（零業績），根據年度考核結果分為優、良、中、差供應商，根據年度考核、業績量、歷年考核等統計數據分為優秀、合格、控制使用、黑名單供應商。通過信息有效的紀錄、采集、統計、分析，進而獲得供應商管理過程中需要的管理和決策信息，大大提升供應商管理水平。

3.4 推行流程管理，規范檔案工作

企業必須要提升檔案管理的規范程度，確保管理體系的標準程度，加強重視檔案管理工作的監督、考核以及驗收環節。與此同時，還可以通過I8辦公流程管理平臺對檔案管理流程進行優化和梳理。舉一個簡單的例子，在電力建設項目中，通過確定項目建設時間節點對歸檔節點進行總結和提煉，并上傳至I8辦公系統，這樣就能明確各個節點項目參與者的任務要求，最終任務表單就會由此產生，崗位、流程以及任務都能全部對應起來，使檔案管理人員可以通過流程圖更加清楚地看到歸檔的移交人、內容、形式、時間以及檔案接收人、驗收標準等各方面的信息。

4 結語

總而言之，在電力工程建設行業中，這種總承包的方式已經被普遍運用，然而在這種模式之下，業主方的風險也是不容忽視的一項問題，所以就需要對其研究之后，采取相應的辦法做出應對。業主方應該明晰，風險是一項動態的過程，其并不是一成不變的，如想要對其做出有效的管控，首先就需要明確其成因，因此，上文從多個角度對其探究，期望帶來參考。