醫(yī)院人事檔案材料的收集及整理策略探析

金燕敏

（蘇州市廣濟(jì)醫(yī)院，江蘇 蘇州 215000）

構(gòu)建特色鮮明，并滿足科學(xué)發(fā)展觀的檔案管理體系，在推動(dòng)人才政策制度全面優(yōu)化，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)方面，發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院在對檔案材料進(jìn)行收集的過程中，和檔案信息的準(zhǔn)確性，人才培養(yǎng)、選拔的正確性之間存在著緊密的聯(lián)系。現(xiàn)階段，人事檔案在改革發(fā)展的過程中需要緊跟時(shí)代的潮流，立足于現(xiàn)階段正在開展的市場經(jīng)濟(jì)以及國家機(jī)構(gòu)改革工作，建立具有動(dòng)態(tài)化特點(diǎn)的人事檔案信息收集和整理體系，將人事檔案所具備的活力與生命力彰顯出來。

1 人事檔案材料收集與整理重要性

就醫(yī)院人事檔案而言，關(guān)鍵點(diǎn)在于收集與整理工作[1]。落實(shí)好人事檔案收集和整理工作，能夠夯實(shí)人事檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化以及信息化管理的基礎(chǔ)。所以，收集和管理工作意義重大，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：其一，通過對人事檔案的全面收集以及整理，能夠促進(jìn)檔案運(yùn)用效率的提高，加強(qiáng)使用的便捷性，促進(jìn)管理工作效率的提高；其二，促進(jìn)檔案安全性的加強(qiáng)，維護(hù)員工隱私，避免信息泄露產(chǎn)生的各種不良影響；其三，提高人事檔案使用價(jià)值，以便于相關(guān)部門能夠及時(shí)的了解和掌握員工信息，對醫(yī)院人才結(jié)構(gòu)優(yōu)化十分有利，同時(shí)其也屬于人才選聘的主要依據(jù)。

2 醫(yī)院人事檔案材料收集工作

2.1 定期收集檔案材料

醫(yī)院收集人事檔案時(shí)，需要重視可能會(huì)形成檔案資料的各類部門。但是，因?yàn)閱T工社會(huì)與工作行為會(huì)持續(xù)的進(jìn)行轉(zhuǎn)變，所以材料收集并不簡單，再加上醫(yī)院屬于知識密集型場所，極易產(chǎn)生審核、任免、學(xué)歷、技術(shù)評審等相關(guān)檔案資料。對此，醫(yī)院檔案管理部門需做好日常宣傳工作的基礎(chǔ)，構(gòu)建更加高效、科學(xué)的信息數(shù)據(jù)交流方法，并對檔案材料開展定期的收集，讓檔案材料能夠得到實(shí)時(shí)、持續(xù)的補(bǔ)充。對于某些由于歷史原因造成無法進(jìn)行收集的相關(guān)醫(yī)院檔案，有關(guān)部門應(yīng)提供證明，然后再在備份中對具體狀況予以表明。

2.2 健全醫(yī)院歸檔材料

補(bǔ)充存在缺失情況的醫(yī)院檔案，需要投入大量的時(shí)間與精力，并且涉及的任務(wù)量和難度高[2]。由于某些部門缺乏對檔案資料的關(guān)注，使得醫(yī)院檔案材料難以及時(shí)歸檔，久而久之就會(huì)讓醫(yī)院檔案材料出現(xiàn)缺失的情況，提高收集難度。特別是醫(yī)院改革的持續(xù)深入，醫(yī)院人事體系產(chǎn)生了諸多的變化。針對醫(yī)院員工來講，不只是運(yùn)用人事機(jī)構(gòu)開展分配工作，對人才予以招聘的方式存在著多元化，進(jìn)而讓相應(yīng)的管理也呈現(xiàn)出了多樣性，涉及人事代理、單位代理和長期合同人員等。在此情況下，醫(yī)院難以對檔案予以順利的收集，特別是高級人才。為了能夠解決此情況，醫(yī)院檔案部門應(yīng)注重對相應(yīng)部門的催促，及時(shí)補(bǔ)全檔案內(nèi)容。

2.3 推動(dòng)檔案材料收集正規(guī)化、信息化發(fā)展

就人才檔案而言，主要通過具備保存、參考價(jià)值的相關(guān)聲像、文字、圖表構(gòu)成。在技術(shù)與觀念原因的影響下，部分醫(yī)院在流動(dòng)人才檔案方面主要為傳統(tǒng)的紙質(zhì)案卷[3]。在科學(xué)技術(shù)不斷推陳出新的背景下，人才流動(dòng)頻率逐漸升高，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以應(yīng)對這一現(xiàn)狀，使得人事檔案使用率較低，缺乏活力與生命力。為了能夠解決此問題，醫(yī)院需構(gòu)建起良好的“大檔案觀”，逐漸擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的束縛，建立全方位、多層次的立體性信息檔案。同時(shí)，建立涉及“聲像文件”等相關(guān)功能的檔案管理平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化發(fā)展。醫(yī)院對信息化檔案管理平臺(tái)予以構(gòu)建之后，可通過錄像、錄音等方式，對人才考評過程予以詳細(xì)記錄，進(jìn)而增強(qiáng)對考評過程的監(jiān)督，更好的體現(xiàn)出工作人員在考評時(shí)的表現(xiàn)，為今后考察培養(yǎng)人才創(chuàng)造面對面、直接的場景。針對人才歷次考評場景，醫(yī)院可將其保存于檔案管理系統(tǒng)中。這樣，使用檔案時(shí)便能夠?qū)Ω鞣N人才的成長予以充分了解。把紙質(zhì)檔案同立體信息影像信息相融合，全方位表現(xiàn)出一名人才的成長歷程，并有效避免了交接檔案紕漏問題的出現(xiàn)。

3 醫(yī)院人事檔案的整理

3.1 檔案材料的鑒別

檔案管理部門根據(jù)相關(guān)文件規(guī)定以及原則甄別、審核所收集的準(zhǔn)備歸檔材料的展架，對其保存價(jià)值進(jìn)行判定，確定材料能不能歸檔，這便是鑒別工作的主要內(nèi)容。在人事檔案工作中鑒別工作占據(jù)著極為重要的位置。首先要對材料內(nèi)容的齊全性和真實(shí)性進(jìn)行查看。一旦發(fā)現(xiàn)與實(shí)際有所出入，或多余重復(fù)、不應(yīng)納入人事檔案范圍之內(nèi)的材料，應(yīng)馬上剔除，同時(shí)第一時(shí)間在材料上做好標(biāo)記。固定必須蓋上組織印章的，若是缺少，必須馬上補(bǔ)蓋，之后再進(jìn)行歸檔。若是相關(guān)材料必須本人簽字，只有通過本人簽字才可以歸檔。就來源時(shí)間模糊的材料，要調(diào)查并標(biāo)注清楚后再歸檔，就通過鑒別確認(rèn)毫無保存價(jià)值的，又不適合退給本人的材料，應(yīng)做好相關(guān)登記，向主管領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)并獲得許可后開展銷毀工作。

3.2 技術(shù)加工

在對檔案材料進(jìn)行整理時(shí)，經(jīng)常碰到各種問題，如材料有折皺、卷角、破損、不規(guī)則等，為了更好地保管、裝訂以及利用，使檔案材料壽命延長，需要采用相關(guān)技術(shù)手段進(jìn)行加工[4]。第一，要把檔案材料上的金屬品去掉。針對人事檔案材料來說，應(yīng)運(yùn)用十六開的公文用紙，若是檔案材料的規(guī)格大于規(guī)定范圍，在不破壞字跡或不對材料完整性造成影響的情況下，可以裁剪，若是不能裁剪，需要將其折疊好，并確保整個(gè)案卷平整，不能損壞照片和文字，以為閱讀提供方便。第二，部分檔案材料上打孔的洞眼較多，在裝訂之前應(yīng)用宣紙裱糊好多余的洞眼，嚴(yán)禁出現(xiàn)多孔現(xiàn)象。就未空出裝訂線活過窄的材料，在裝訂線一側(cè)把一條白紙邊縫紉好，預(yù)留充足的裝訂位置，以確保在裝訂和打眼的過程中不會(huì)對材料的內(nèi)容造成影響。

3.3 編目、信息錄入電腦

每卷人事檔案需要涉及全面、系統(tǒng)的檔案材料目標(biāo)。在整個(gè)人事檔案環(huán)節(jié)中，目錄編輯是重點(diǎn)，其是檔案內(nèi)容的綱目，也是查閱時(shí)的索引，能夠促進(jìn)使用者工作效率的提高。借助檔案管理軟件，醫(yī)院編輯這些目錄時(shí)應(yīng)堅(jiān)持規(guī)范化原則，保證檔案名稱準(zhǔn)確無誤，且十分簡要。打印目錄后，把每一卷人員基本情況、個(gè)人簡歷、學(xué)習(xí)情況的動(dòng)信息如實(shí)記入系統(tǒng)中，如此一來便能夠準(zhǔn)確、迅速的進(jìn)行查找。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案收集和整理，屬于復(fù)雜、繁瑣的一項(xiàng)工作，檔案人員需要做到高度負(fù)責(zé)，一絲不茍，不斷完善醫(yī)院人事檔案內(nèi)容。精煉材料，規(guī)范統(tǒng)一，夯實(shí)人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)，進(jìn)而有力地促進(jìn)醫(yī)院檔案工作可持續(xù)健康發(fā)展。