疾病預(yù)防控制中心文書檔案的規(guī)范化管理策略

鐘 群 張 暢

（湖南省疾病預(yù)防控制中心，湖南 長沙 410000）

目前，疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理工作中存在諸多問題，部分管理層重視業(yè)務(wù)工作，對檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致管理形式相對落后，管理制度不夠完善，專業(yè)的檔案管理人員缺乏等。且檔案管理工作缺少資金的支持，信息化建設(shè)相對落后，信息系統(tǒng)不完善，利用率不高，影響了工作效率，導(dǎo)致疾病預(yù)防控制中心的文書檔案難以充分發(fā)揮自身的價值。因此只有不斷地規(guī)劃文書檔案的管理工作，提高管理質(zhì)量和效率，才能有效地提升檔案的利用率，為促進(jìn)各級疾病預(yù)防控制中心的快速發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏完善的管理制度。大多數(shù)疾病預(yù)防控制中心的管理層將單位的工作重點放在了疾病防控能力建設(shè)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置以及健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)等主要業(yè)務(wù)工作方面，對于相關(guān)的文書檔案管理工作并沒有投入太多的精力。這就導(dǎo)致檔案管理工作依舊采用的是傳統(tǒng)的制度和形式，管理制度不夠科學(xué)。其中，關(guān)于疾病預(yù)防控制工作的文件資料歸檔方式大多數(shù)以內(nèi)容收集為主，但此項工作的規(guī)定并不細(xì)致。導(dǎo)致檔案管理人員在開展工作時無章可循，部分檔案的處理不及時，部分資料沒有進(jìn)行合理的歸類，影響了文書檔案管理工作的高效開展。

2）缺少文書檔案管理人才。由于文書檔案管理工作得不到重視，因此相關(guān)的薪酬制度，福利待遇等也不夠完善，無法為相關(guān)的工作人員提供相應(yīng)的工資待遇，難以留住人才，導(dǎo)致部分疾控中心文書檔案管理工作崗位人員流動性較強(qiáng)。而且這一項工作本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性要求，因此檔案管理人員需要具備相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識和管理經(jīng)驗。部分疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理人員只是經(jīng)過簡單的崗前培訓(xùn)，便上崗就業(yè)，經(jīng)驗不足，知識儲備匱乏，在管理工作中難以及時發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，導(dǎo)致管理工作不夠細(xì)致，管理范圍不明確，檔案收集不及時等。

3）信息化建設(shè)不完善。由于缺乏資金的支持，大多數(shù)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理工作在信息化建設(shè)方面相對比較落后，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)并不完善。因此在實際的工作中，檔案管理人員只能借助于傳統(tǒng)的管理方法或一些比較簡單的設(shè)備進(jìn)行工作，信息技術(shù)應(yīng)用效率不高，影響了工作效率。

2 疾病預(yù)防控制中心文書檔案規(guī)范化的重要性

文書檔案管理工作是疾病預(yù)防控制中心的工作內(nèi)容之一，在日常工作中，各項工作內(nèi)容、會議記錄、日常文件等記載形成了文書檔案。管理人員將所有的文書檔案進(jìn)行分類收集和科學(xué)保存，便于在今后需要應(yīng)用相關(guān)資料時，能夠及時獲取重要信息，從而對各項工作的協(xié)調(diào)發(fā)展起到良好的推動作用。同時，檔案管理工作的好壞，也直接反映了該單位的工作成績和成果，因此，只有不斷完善檔案工作的管理制度、規(guī)范管理方式、加大管理力度和提升管理素質(zhì)，才能確保檔案管理工作的高質(zhì)高效的開展。此外，借助信息系統(tǒng)能夠提升檔案管理工作的規(guī)范化程度，可以提高檔案管理工作的應(yīng)用效率，將所有的檔案進(jìn)行電子歸檔，并設(shè)置權(quán)限加密處理，也可以提升疾病預(yù)防控制中心文書檔案的安全性。因此加強(qiáng)文書檔案的規(guī)范化管理，能夠確保各項工作有條不紊地進(jìn)行，提高管理效率，也能為各項決策提供重要的依據(jù)。

3 疾病預(yù)防控制中心文書檔案規(guī)范化管理措施

1）加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。為了規(guī)范文書檔案管理工作，提高檔案的利用率，需構(gòu)建一個完善的管理系統(tǒng)。這首先就需要提升中心管理層的重視程度，加強(qiáng)對檔案管理重要性的認(rèn)識，在文書檔案管理規(guī)劃建設(shè)方面，投入更多的人力、財力和物力。引進(jìn)信息技術(shù)、信息設(shè)備等建設(shè)，構(gòu)建一個完善的信息化管理系統(tǒng)。借助信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各科室的有效銜接和信息的共享，以便在工作中產(chǎn)生的文書檔案可以隨時上傳到系統(tǒng)當(dāng)中。管理人員可以從系統(tǒng)中獲取每個科室的文書檔案，然后根據(jù)文書檔案的內(nèi)容類型等進(jìn)行合理的分類，做好歸檔處理工作。同時，可以借助信息化技術(shù)構(gòu)建一個檔案數(shù)據(jù)庫，根據(jù)各科室的工作內(nèi)容、檔案類型、時間日期等進(jìn)行合理的分類，便于檔案管理人員高效地開展管理工作，及時根據(jù)需求快速地提取針目標(biāo)檔案。對于這一數(shù)據(jù)庫，還需要建立一個安全可靠的保障系統(tǒng)，確保能抵御外來病毒的入侵，以免造成信息泄露，切實保障中心各項工作的信息安全。

2）加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)。提高文書檔案的管理工作離不開人才的支撐，因此要做好對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。要結(jié)合工作內(nèi)容，制定完善的管理與培訓(xùn)計劃，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)道德和扎實的業(yè)務(wù)技能，構(gòu)建一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍，從而實現(xiàn)檔案管理的制度化，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在培訓(xùn)中，可以積極邀請中心管理層參加，及時更新管理層的思想，加強(qiáng)管理層檔案管理工作的重視程度。由管理層帶領(lǐng)專業(yè)隊伍實現(xiàn)管理方式的創(chuàng)新，從現(xiàn)行檔案管理工作出發(fā)進(jìn)行分析，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，制定針對性的解決策略，推動文書檔案管理工作朝著更完善、更高效的方向發(fā)展[1]。

3）構(gòu)建完善的管理制度。構(gòu)建一個完善的文書檔案管理制度，能夠保障管理工作的高效開展，同時形成一定的約束力，規(guī)范工作流程和內(nèi)容并端正工作人員的態(tài)度，以達(dá)到逐步消除傳統(tǒng)管理工作中存在的問題的目標(biāo)。（1）細(xì)化管理制度。各級疾病預(yù)防控制疾控中心需認(rèn)識到自身工作的具體情況和發(fā)展進(jìn)程，根據(jù)工作需求和未來的發(fā)展，詳細(xì)地規(guī)定文書檔案管理的范圍、管理職責(zé)、管理權(quán)限和管理內(nèi)容，確保管理制度的科學(xué)化和統(tǒng)一化[2]。（2）在管理制度中體現(xiàn)相關(guān)的法律法規(guī)。從法律法規(guī)層面提高文書檔案管理工作的地位和威嚴(yán)性，確保各項工作的高效落實。（3）規(guī)范檔案管理的工作流程。在檔案收集過程中，要對各部門負(fù)責(zé)文書工作的人員提出具體工作要求，切實加強(qiáng)和檔案管理人員的緊密聯(lián)系，積極地配合檔案管理人員開展各項工作，提交詳盡、完善的資料。在檔案整理過程中，管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，落實每一步操作，分析檔案的類型、內(nèi)容特點等，然后將其歸類到一個合理的數(shù)據(jù)庫中。此外，檔案管理人員需要和辦公室文書人員再三確認(rèn)檔案資料的準(zhǔn)確性和真實性，確保無誤后才可歸檔儲存。

通過這一系列的規(guī)定，能夠消除文書檔案管理工作環(huán)節(jié)的隨意性和盲目性等缺點，為管理工作提供了重要的依據(jù)和保障[3]。

4 結(jié)語

疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理工作重點在于分類收集和科學(xué)管理，是各級疾病預(yù)防控制中心的重要工作內(nèi)容之一，管理層要給予足夠的重視，切實加強(qiáng)科學(xué)管理，細(xì)化各項規(guī)定，規(guī)范工作流程和內(nèi)容，強(qiáng)化責(zé)任制，將工作內(nèi)容落實到人，同時采取一定的激勵措施，進(jìn)一步提高工作人員的責(zé)任心，才能從根本上加強(qiáng)文書檔案的管理工作。此外，加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，構(gòu)建一個完善的、能夠密切聯(lián)系各科室的信息管理系統(tǒng)，引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)對現(xiàn)有職工的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，也是不斷完善和提升檔案管理工作的有效手段。