新形勢下如何做好檔案管理工作

王永翠，李善立

（1.菏澤市牡丹區人社局，山東 菏澤 274000；2.山東普旭晟市政工程有限公司，山東 濟寧 272000）

經濟社會發展中，檔案管理工作起著舉足輕重的作用，隨著信息化日新月異和電子檔案的誕生，檔案管理工作遇到了諸多新情況新問題，也給檔案管理工作提出了新的更高要求。新形勢下如何創新開展這項工作，成為擺在各級檔案管理人員面前的一個重要課題，必須積極探索、與時俱進。

一、加強組織領導，健全工作體系

檔案是記載單位及個人發展歷史和演變過程的重要載體。加強檔案管理工作，對于維護干部職工切身利益、提升社會化管理服務水平、促進經濟社會和諧發展，都具有十分重要的意義。早在2005年，菏澤市牡丹區人社部門就報請區編委批準，成立了檔案管理中心，配備了四名專職檔案管理員，成立了以局長任組長、分管局長任副組長、相關處室主要負責人為成員的檔案管理領導小組，在每個相關處室明確了一名兼職檔案管理員，具體做好檔案管理工作，從而形成了有領導小組領導、檔案管理中心及相關處室具體經辦的檔案工作管理體系。檔案管理中心嚴格按照《檔案法》《山東省檔案管理條例》和《菏澤市檔案管理規定》等有關法律法規，創新思路，規范程序，將全區機關企事業單位人事檔案、人社部門會計檔案、社會保險業務檔案及文書、基建檔案等納入檔案管理中心集中管理。同時，為進一步增強工作人員的責任心，認真履行工作職責，充分認識到做好檔案管理工作的重要性和必要性，菏澤市牡丹區人社部門不斷加強相關人員的職責，對在檔案管理中出現紕漏，造成不良影響的，實行問責。局檔案管理領導小組每年年初對檔案管理工作進行年度考核，促進了檔案管理工作規范化、標準化建設。

二、實行集中管理，建立工作機制

人事檔案管理是指將人事檔案收集、整理、保管、檢定、統計以及其他提供利用的活動，是記錄企事業單位干部職工基本信息的一個載體，真實反映了每名干部職工的個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、工作表現、業務能力、獎懲等情況，是干部職工工資套改、職稱評定和職務晉升的重要依據和支撐。所以人事檔案對干部職工的前途發展至關重要。但現實工作中，針對檔案管理特別是人事檔案管理的復雜性和機密性，防止檔案丟失或缺損的現象發生，菏澤市牡丹區人社部門充分認識到檔案整合的價值和意義，加大人力、物力、財力投入，引入現代信息化技術，加強對人事檔案信息資源整合，實現人事檔案信息的高效整合與利用，有效保證了檔案管理工作的有序、規范開展。首先，人事檔案為新的工資制度改革提供了保障。實行新的工資制度改革，要以干部職工人事檔案中記載的個人職級、職稱、學歷和工齡等現實狀況相結合，立足于檔案記錄，做出工資套改。正因為有了人事檔案詳細準確的信息記錄，保證了工資制度改革工作的順利完成，既提高了干部職工的待遇，又提升了干部職工的工作積極性；其次，人事檔案為干部職工的職務晉升或職稱評定提供依據。干部職工晉升職級、職稱時，個人的年齡、工齡、學歷、工作業績、專業水平通過文字材料全面、詳細、直觀的展示，為個人職務晉升或職稱評定提供了科學、真實、可靠的依據。第三，人事檔案為選拔人才提供信息和依據。在人事檔案管理工作中，管理的是機關企事業單位工作人員的檔案，對他們的信息進行歸檔整理，反映出個人的整體信息，是每個干部職工職業生涯的真實寫照。在人事管理過程中，對工作人員的檔案進行查閱、調閱，為個人的提拔任免提供依據。從長遠發展的角度看，人才的引進與培養對事業發展至關重要，要形成勇于創新、敢于擔當、甘于奉獻的人才隊伍，所以，人事檔案管理部門要做好信息完善工作，把每個人的基本信息真實地反映出來，包括學歷水平、政治素養、工作實績等信息，并形成文字記錄，對人事任免的決策提供了方便和依據。通過公開考核的形式引進人才、選拔人才的過程中，人事檔案管理就發揮了重要的作用。第四，提升人事檔案信息服務效能,構建規范化操作流程，提升人事檔案整合流程工作效能。

三、健全管理制度，規范檔案管理

建立健全檔案管理人員崗位職責和歸檔、查閱、借閱、保密、鑒定、銷毀、移交、音像及圖片、現代化設備管理使用等一系列管理制度，要求檔案管理人員嚴格遵守黨和國家的有關保密制度，嚴加管理，防止丟失、泄密。單位來查閱檔案時，應嚴格履行登記手續，需要摘抄和復制的機密文件，必須經領導簽字批準；需要借用的檔案，要說明理由，經領導簽字批準，履行登記手續，遵守檔案管理規定，不得擅自抄錄、復制檔案，并限期歸還。個人查閱檔案，須憑單位介紹信、本人身份證、工作證等合法證明，嚴格遵守保密制度和閱檔規定，確保檔案安全完整。

四、加強業務培訓，提高管理水平

在新的形勢下，我們不僅注重硬件建設，還要從提高檔案管理隊伍素質，加強檔案管理軟件應用等方面入手，切實抓好檔案管理工作。一是加強檔案隊伍建設，組織工作人員加強《檔案法》等有關法律、法規的學習，自覺做到學法、懂法、用法、守法，提高檔案管理人員依法辦事的觀念。堅持學習制度，要求檔案管理人員具備政治上的堅定性和敏銳性，才能保證檔案工作的可靠性、安全性，才能擔當起檔案工作重于泰山的責任。認真負責地做好檔案整理歸檔、科學管理、檔案利用工作，切實履行好檔案員的職責，使檔案管理步入了制度化、規范化的軌道。積極組織檔案管理人員定期參加省、市檔案管理培訓班，組織檔案工作研討活動等。通過學習，開拓工作思路、提高業務能力，不斷提高微機操作軟件應用管理檔案的專業技能，有效地提高工作效能。還要舉行消防技能演練，增強工作人員對突發性險情的應變能力，提高檔案管理員依法行政的能力。二是實行檔案工作目標管理。堅持做到統一收集、統一分類、統一立卷、統一歸檔。在形成檔案程序基礎上，對檔案工作的每一個環節都規定基本內容和具體要求，保證檔案質量。按照分類、編排、打印、裝訂的檔案整理程序，對人事、社會保險業務、會計等各類檔案進行了規范化整理，防止檔案材料的丟失，確保檔案完整、準確和安全，有效地保護和利用好干部職工檔案，維護干部職工的合法權益，極大地促進了各項工作的深入開展。三是牢固樹立“黃金有價，檔案無價”的思想，堅持做好防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等項安全檢查，使室內溫度控制在14-24℃之間、濕度控制在45-65%之間，并做好記錄。對重點部位和可能存在隱患的部位進行重點檢查，發現隱患及時整改，堵塞危及檔案安全的漏洞。四是建立和完善檔案計算機檢索體系，提高工作效率和服務質量。同時，積極做好檔案信息化建設，統籌規劃，上下聯動，應用全省統一檔案軟件，使檔案信息化建設得到了加強。 五是加強社保業務檔案管理。社會保險業務檔案是“記錄一生、服務一生、保障一生”的重要載體，加強社會保險業務檔案管理是社會保險經辦服務的一項基礎性工作。做好社保業務檔案管理工作，對于維護好參保人員的合法權益，提升社會保險經辦管理服務水平，具有十分重要的意義。由于各縣區社保經辦機構缺乏專業知識和專業人才，各個社會保險的業務檔案管理工作處在各自為戰的狀態，主要是依據自己的“土辦法”進行管理。為使社保業務管理工作進一步規范化、科學化，進一步加強對各社保經辦機構業務檔案管理工作組織、協調和領導，菏澤市人社部門印發文件，要求各縣區建立社保業務管理領導機構，主要負責人為第一責任人，還要求各社保經辦機構指定專門負責人，定期組織學習，實行定期檢查匯報工作制度。各經辦機構在人員、辦公場所相對緊張的情況下，因地制宜地加強檔案管理，確保每份檔案都在有效管理范圍內。針對城鄉居民參保人員檔案主要在基層保管的實際，菏澤市人社局指導縣區和鄉鎮人社所制定城鄉居民參保人員檔案管理細則，定期對各縣區和鄉鎮的檔案保管情況進行檢查通報。菏澤市還以全系統“三項活動”開展為契機，組織社保經辦人員集中進行檔案管理業務培訓，并吸收縣區相關人員參加。輔導授課針對基礎資料整理歸檔存檔和日常管理，采取理論講解與現場觀摩相配合的形式進行，并結合全市實際，制定了《基礎資料檔案管理辦法》。在市檔案局專業人員的指導下，對各社保業務檔案進行整理規范，推進業務檔案管理工作科學化、規范化。市人社局印發文件，不斷加強對縣區業務檔案管理工作的指導。一方面是將業務檔案管理納入了對縣區業務年度考核的重要內容，列入每年的保險經辦工作年度計劃，每年年初對各縣區上年度業務管理工作進行年度考核；另一方面每年各社保經辦機構的業務檔案進行驗收，通過驗收促進全市社會保險業務檔案管理工作規范化、標準化建設。加強對業務檔案工作的監督。根據人社部社保中心《關于認真貫徹落實檔案管理違法違紀行為處分規定的通知》和省、市要求，菏澤市加強了對檔案管理工作的監督，及時將社保中心《關于認真貫徹落實檔案管理違法違紀行為處分規定的通知》轉發給了各縣區及各社保經辦機構，提出了具體要求，為社保業務檔案規范化管理提供了制度保障。六是做好檔案的保密管理工作。檔案鑒定小組按期完成到期檔案的鑒定工作，對可以銷毀的業務檔案，嚴格按銷毀程序，履行完手續后再按規定銷毀。及時登記業務檔案的收進和移出，做好檔案的統計工作，對應移交檔案館的業務檔案，各業務科室按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔，按規定及時移交，并履行完整手續。及時登記業務檔案的收進和移出，做好檔案的統計工作。檔案管理人員認真做好檔案統計臺賬和統計報表，并做到數據準確、真實。在工作變動時，認真履行移交手續，確保檔案保管工作的持續性。對列入省級檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿15年移交;列入市、縣（區）檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交;列入專門檔案館收集范圍的檔案，自形成之日起滿1年移交;列入部門或企事業單位收集范圍的檔案，于次年的六月底前移交。檔案管理人員認真做好檔案統計臺賬和統計報表，并做到數據準確、真實。在工作變動時，認真履行移交手續，確保檔案保管工作的持續性。

五、完善基礎設施，提高服務效能

完善基礎設施是提高檔案綜合管理水平的一項重要的環節。菏澤市牡丹區加大對檔案管理工作的經費投入，投資購置先進的高檔密集架，配置的檔案櫥架、盒、夾、卷皮等檔案裝具全部符合國家和省有關規定。實現庫房、辦公室與閱覽室三分開；在庫房內配備滅火器、溫濕度計、空調、除濕機、滅菌機、防磁柜等安全設施，達到“九防”要求；配備計算機，打印、復印、掃描一體機、刻錄和切刀、打孔機機等檔案管理專用設備，提高組卷速度和質量，加快檔案工作的現代化管理進程。庫房不僅要滿足存放要求，而且要通風良好，實現檔案管理工作的科學化、規范化、現代化。根據檔案綜合管理的要求，又把文書檔案及獎杯、獎牌等實物檔案納入檔案管理中心管理，建立綜合檔案室。目前，室藏檔案共45166卷（件），其中人事檔案32000卷、會計檔案1363卷、文書檔案177卷、居民養老保險參保檔案1535卷、錄像帶35盒、實物檔案120件，豐富了檔案館藏。更好地為單位和個人提供服務，為經濟社會發展提供有力支撐。