“大數據”背景下中小學校“三公”經費管理研究

郭怡彤

【摘?要】當前財務信息呈現出多樣化的特點，僅從紙質資料中獲取信息是遠遠不夠的，利用大數據可以幫助學校對碎片化財務信息進行收集、整理、分析，從而幫助學校實現財務目標。本文將闡述三公經費管控熱點問題，提出利用強大的信息平臺與互聯網結合管理的策略。

【關鍵詞】大數據;三公經費;財務管理

一、三公經費管理存在的問題

三公經費是指用財政撥款安排的出國（境）費、車輛購置及運行費、公務接待費，由于其來源于公共財政收入，這就要求在使用過程中確保規范性和合理性，因此三公經費使用應受到社會公眾的監督，但是當前部分學校還沒有制定完善的內部監督體系，導致內部監督效率底，并且三公經費信息公開程度不高。三公經費使用須遵循先有預算后有支出，嚴禁超預算或無預算安排的三公經費支出，學校通常是將上年支出作為基數進行下一年度的三公經費預算，雖然這種預算編制方式較為簡便，可是沒有考慮財政資金使用效率等問題，可能導致預算不準確、財政資金消耗過多等現象。

二、三公經費管理的探索

1、建立網絡報銷系統

學校報賬員在接收到票據后，首先要按照原始憑證的制作要求進行質量檢查，重點關注附件完整性、發票真實性。隨后對歸類整理好的原始憑證進行批量掃描，系統將根據條碼把報銷單據自動分揀，將掃描影像實時上傳至服務器。在票據制作環節，可以設置固定的費用報銷模板，從而減少業務人員的工作量。

在單據審批環節，部門領導可以登錄移動端 APP 及時進行審批，縮短報銷的等待期。單據審批既影響費用報銷系統又影響費用控制系統，報賬員錄入的數據和掃描的影像圖片自動一一配對，并觸發審批流程，審批時系統能夠同時顯示相關預算結余，輔助進行費用控制。

單據審批通過后進入賬務處理環節，經過審批的掃描影像與錄入數據一同進入結算中心，系統會將單據分類，并派發至會計審核人員。會計審核人員對報銷單據是否符合學校會計制度及審計制度要求進行審核，審核后財務信息錄入，形成會計憑證。賬務處理完畢后，經審核通過的準憑證進入憑證池中，最終形成正式的賬務處理記錄，同時系統會根據銀行要求的標準數據格式發送付款通知，后臺銀行完成支付。

通過影像掃描等技術將紙質單據的信息傳遞到共享中心，保證了信息的準確，并且更加安全、高效，整個過程都完整的錄入了電子信息，報銷完成后系統就可以馬上為相關人員提供報銷查詢服務，使得報銷流程透明化，既有利于加強對學校用款的監督，又提高了工作效率。學校不需要額外增加工作量就可以建立財務電子檔案系統，有效地解決了單據異地傳送、異地報銷帶來的不便，還能實現憑證無紙化和數據標準化的目標。

2、利用移動互聯網系統

移動互聯網的發展為學校建立高效透明的費控系統提供了技術支持，報銷變得移動化、智能化，能有效解決遠距離差旅報銷難且慢的問題和公務接待不合規等問題，費用管理移動化將是財務共享服務的未來發展趨勢。

教職工可以將報銷系統下載在手機等移動端，在 APP 上提前申請機票、酒店等差旅費，并及時上傳賬單、原始票據等憑證，部門領導可隨時隨地在 APP 上進行審批，財務人員也可根據上傳的費用報銷憑證及時入賬，實現差旅費即報即得。接待也要提前在APP上登記，包括訪客級別、用餐人數、餐標等，報主管領導審批。報銷系統能方便學校監控費用從發生到最終報銷的全過程，提高費用報銷的透明化，預防不合規的報銷發生。采購人員對新購置的公務用車驗收后將其開具的驗收清單上傳至財務云，相關人員進行資產購入的賬務處理，同時錄入固定資產系統，學校在持有和使用公務用車期間除了對運行費用進行報銷，還要注意車輛的使用頻率和磨損程度，定期對車輛進行維修和保養，并及時在系統中記錄有關固定資產的使用狀態的變化。公務用車可以集中管理，在使用前必須在APP上預約，包括事由、時間、乘車人數、目的地等，有效杜絕公車私用。

在每個學校內部實現利用大數據進行三公經費控制后，還可以將同一地區的學校作為一個整體，建立數據庫。一方面社會大眾可以通過相關平臺監督經費使用情況;另一方面對于三公經費的預算管理也大有好處，財政部門在做決策時，可以獲得更全面的數據支持。先由學校提前提交第二年的計劃，比如出國游學要提早確認目的地、團組成員等，再由預算部門通過對酒店價格、交通記錄等數據的對比完成各學校差旅費的合理預算，而不是像傳統模式那樣僅依靠上一年的數據推測。

3、管理經費的保障措施

為了更好地利用大數據管理三公經費，需要從以下方面的建設：

（1）制定明確可行的財務管理政策，比如：建立統一的管理制度、核算體系和基礎資料，規范財務處理操作流程及管理辦法。建設標準化制度時，管理人員首先要確定工作內容的范圍，根據工作范圍進一步確定相關部門、崗位的職責，這一過程和業務流程標準化相輔相成，制度制定好后，要求相關人員嚴格執行。由于大數據下的管理模式不同于傳統的會計記賬、資金支付的模式，同時信息化會產生大量的系統操作，所以在處理規則、操作流程方面都需要相應的培訓，并且配備實操手冊。

（2）隨著信息技術的不斷發展，學校要加強信息化平臺建設，保持系統持續升級。注重信息傳遞的時效性，保證各部門信息傳遞通暢;提高數據的準確性，使各系統內的相關數據可以相互驗證，減少人為或系統軟件出現錯誤;不斷提升使用界面的可操作性，收集使用人員的建議，使操作界面更加便捷并且符合用戶的使用習慣，增強操作界面各個項目的可理解性，便于識別并快速完成工作，減少流程的停滯;由于財務信息平臺中存儲了大量的經濟業務信息，所以最重要的是解決信息系統的安全問題，可以采用數據安全加密技術，減少安全漏洞。

（3）注重內部控制，降低風險。大數據下的財務管理模式通過信息化系統將賬務處理、財務審核、財務結算等統籌在一起，改變了傳統財務管理中的會計核算、資金結算的方式，對學校內部控制提出了更高的要求。可以在結算中心設立稽核部門，通過查詢會計憑證、銀行賬戶、財務報表等財務數據和相關材料，對學校業務進行監督，及時發現與披露不規范行為。財務人員要加強與信息系統維護部門的溝通，請專家進行日常的維護與升級，減少安全漏洞，有效控制財務風險，提升效率。可以通過溝通調查、內部監督等方式針對財務業務相關的內部控制點編撰一個匯總型的文件，學校可以對照內部控制匯總文件定期進行自查，也可作為進行審計的依據。

三、結束語

財務管理模式的發展，是一個持續演進的過程，需要與時俱進的意識、敏銳的洞察力和積極推進變革的信念，因此構建一個充滿活力財務管理模式是任重而道遠的，本文所述的是一個思路，還需要在實踐中不斷總結經驗、完善充實。大數據給財務管理帶來機遇的同時，也帶來風險，策略不恰當、新流程設計不合理、信息技術系統如文檔影像系統、網絡自助報銷系統、網絡支付系統準備不充分或者相互之間不匹配等，都將影響新模式的推進。

（作者單位：杭州市拱墅區教育會計結算中心）