醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

□ 龔怡琳 GONG Yi-lin 楊川 YANG Chuan 王慧卿 WANG Hui-qing*

隨著我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，以及人們對(duì)于醫(yī)療服務(wù)需求的快速增長(zhǎng)，醫(yī)療市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，為了能夠在競(jìng)爭(zhēng)中處于有利位置，醫(yī)院必須不斷提升綜合實(shí)力、推動(dòng)自身發(fā)展[1-2]。人才隊(duì)伍建設(shè)以及人力資源管理是醫(yī)院發(fā)展的核心力量。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大、職工數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的人事管理已經(jīng)難以適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，人力資源管理模式必須向多元化、系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化轉(zhuǎn)變[3-4]。大型三甲醫(yī)院職工數(shù)量較多，職工信息數(shù)據(jù)龐大，為規(guī)范管理流程、提高管理效率、改善職工體驗(yàn)，提升醫(yī)院人力資源管理價(jià)值，建立一體化醫(yī)院人力資源管理信息系統(tǒng)顯得尤為必要。本文闡述了我院人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用情況，利用該系統(tǒng)完成人事信息數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化，提供了統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)人事信息與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)共享交互。建立職工自助服務(wù)平臺(tái)，改善了職工服務(wù)體驗(yàn)及滿意度，降低管理成本的同時(shí)提高了工作效率，有效解決了人力資源管理過程中遇到的問題，提升了醫(yī)院人力資源管理水平。

人力資源管理現(xiàn)狀

在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的大背景下，我院集團(tuán)化發(fā)展趨勢(shì)明顯，近年來建立了多個(gè)院區(qū)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，同時(shí)人力資源需求也不斷增加，相應(yīng)地導(dǎo)致人力資源管理的工作量持續(xù)增長(zhǎng)，工作壓力不斷加大，亟待通過信息技術(shù)提高管理效率、提升管理水平。

2016 年初，醫(yī)院已經(jīng)建成了面向患者、臨床、醫(yī)技、運(yùn)營(yíng)及系統(tǒng)保障的幾十個(gè)信息系統(tǒng)，這些信息系統(tǒng)都會(huì)使用到職工的基本信息數(shù)據(jù)。為了避免人事信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)時(shí)應(yīng)用的人力資源信息系統(tǒng)為物理隔離方式，人事信息未能和醫(yī)院的其他信息系統(tǒng)互通互聯(lián)，形成了相對(duì)獨(dú)立的信息“孤島”。醫(yī)院信息化必須著眼于服務(wù)醫(yī)院集團(tuán)化發(fā)展，逐步建立以區(qū)域信息交換為核心的區(qū)域醫(yī)療資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)型組織內(nèi)醫(yī)療信息數(shù)據(jù)共享[5]。因此，打破信息“孤島”，在各個(gè)系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)職工基本信息數(shù)據(jù)共享，已經(jīng)迫在眉睫。

人力資源管理信息系統(tǒng)的開發(fā)

為解決以上問題，醫(yī)院對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)型升級(jí)。信息系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)：一是要基于消息模式與集成平臺(tái)對(duì)接，規(guī)范人事數(shù)據(jù)和組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)源，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)人事信息共享。二是要通過集成應(yīng)用發(fā)揮人力資源管理工作的最大價(jià)值，推進(jìn)協(xié)同辦公，切實(shí)提升人力資源管理效率。

1.共享人事數(shù)據(jù)平臺(tái)。原人力資源管理信息系統(tǒng)運(yùn)行過程中，由于標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、職責(zé)不清晰、操作不規(guī)范等原因，無法為全院提供準(zhǔn)確及時(shí)的人員信息，造成院內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)自行建立標(biāo)準(zhǔn)、維護(hù)數(shù)據(jù)。不僅增加了工作量，還出現(xiàn)了不同系統(tǒng)中信息矛盾的現(xiàn)象。在新的人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，建立了全院共享的人事數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了全院人事信息的一致性和唯一性。

首先，統(tǒng)一規(guī)范人事數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。制定了組織機(jī)構(gòu)編碼，明確了組織機(jī)構(gòu)管理層級(jí)，編制了涵蓋各類人員全職業(yè)周期的信息體系，共1800 余項(xiàng)。接著平滑遷移歷史數(shù)據(jù)。通過智能的數(shù)據(jù)遷移工具，按照數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)比對(duì)、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、數(shù)據(jù)確認(rèn)的步驟，完成了組織機(jī)構(gòu)、崗位以及各類人員近百萬條數(shù)據(jù)的完整遷移。最終搭建人力資源管理信息系統(tǒng)框架，同時(shí)基于消息模式實(shí)現(xiàn)了與集成平臺(tái)的對(duì)接(圖1)。

2.規(guī)范的業(yè)務(wù)應(yīng)用。信息的集成共享對(duì)人力資源管理信息系統(tǒng)提出了更高的要求，因此需要通過規(guī)范的業(yè)務(wù)應(yīng)用來驅(qū)動(dòng)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新。醫(yī)院在系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用階段，采取以下措施保證信息的及時(shí)性、有效性以及完整性。

首先，明確信息來源。不同類型職工，進(jìn)入方式不同，信息要求也不相同，因此要求系統(tǒng)采集檔案信息的方式也不同。對(duì)于選錄的畢業(yè)生，為降低其重復(fù)錄入的工作量，保證招聘前后信息的一致性，系統(tǒng)通過一鍵式導(dǎo)入功能實(shí)現(xiàn)招聘簡(jiǎn)歷庫(kù)與信息庫(kù)的完美對(duì)接。對(duì)于調(diào)入職工和合同制人員，根據(jù)信息要求設(shè)置不同的業(yè)務(wù)模板，明確填寫規(guī)范，規(guī)定必填項(xiàng)目，業(yè)務(wù)人員可通過錄入或?qū)氲姆绞酵瓿蓹n案信息的首次采集。

其次，分工協(xié)作。以管理職責(zé)為依據(jù)，按照條線結(jié)合的方式，授權(quán)不同的業(yè)務(wù)人員維護(hù)不同的信息。人事處維護(hù)在職職工信息、教育處維護(hù)學(xué)生信息、醫(yī)務(wù)處維護(hù)醫(yī)生處方權(quán)限信息、紀(jì)委監(jiān)察室維護(hù)專家相關(guān)信息等。

再次，業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)信息。系統(tǒng)中設(shè)置了入離調(diào)轉(zhuǎn)、出國(guó)出境、合同續(xù)簽共計(jì)20 余個(gè)業(yè)務(wù)流程。每個(gè)業(yè)務(wù)流程結(jié)束后，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)更新相關(guān)信息。

最后，智能預(yù)警提醒。根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置了預(yù)警條件，隨時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)內(nèi)所有數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)相關(guān)情況立即觸發(fā)預(yù)警，相關(guān)人員即可啟動(dòng)業(yè)務(wù)處理，比如合同到期職工的合同續(xù)簽，出國(guó)人員歸國(guó)后各項(xiàng)工作的提醒(如恢復(fù)工資發(fā)放)等，使以往很多依靠人工發(fā)現(xiàn)和被動(dòng)應(yīng)付的工作轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)控制、技術(shù)主動(dòng)處理。

3.便捷的考勤填報(bào)及審批。考勤管理作為醫(yī)院人力資源管理的一項(xiàng)基本內(nèi)容，不僅反映了醫(yī)院職工在本職崗位上的工作狀態(tài)，也是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院福利政策及獎(jiǎng)懲制度的手段之一[6-7]。由于其統(tǒng)計(jì)結(jié)果在醫(yī)院內(nèi)部晉升、工資、獎(jiǎng)金、考核等得到應(yīng)用，所以是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、敏感性很強(qiáng)的工作。以往在沒有信息系統(tǒng)支撐的情況下，其考勤數(shù)據(jù)由科室考勤員手工記錄統(tǒng)計(jì)，科室領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可后報(bào)人事處，人事處最后進(jìn)行匯總應(yīng)用。這種模式下，一方面各科室考勤員手工統(tǒng)計(jì)考勤數(shù)據(jù)工作量較大且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。另外一方面，紙質(zhì)數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)考勤管理結(jié)果的公開透明，當(dāng)個(gè)人考勤結(jié)果應(yīng)用于晉升時(shí)，部分職工會(huì)對(duì)考勤結(jié)果產(chǎn)生疑問。

基于如上現(xiàn)狀，人力資源管理信息系統(tǒng)通過信息化手段實(shí)現(xiàn)了在職職工、研究生等對(duì)象的考勤月度數(shù)據(jù)填報(bào)審批匯總功能。

首先，科室考勤員每月在系統(tǒng)中生成月度考勤表，系統(tǒng)自動(dòng)確定本科室需要填報(bào)的人員，避免漏報(bào)多報(bào)的情況；同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)置了自動(dòng)控制機(jī)制，保證填報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。比如，不同職工在不同情況下的休假天數(shù)需要根據(jù)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，在填報(bào)時(shí)就存在著對(duì)超過實(shí)際可休假天數(shù)而誤報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)中，由于已經(jīng)設(shè)置好相應(yīng)的計(jì)算和控制機(jī)制，這種誤報(bào)、誤批的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)被排除；另外，系統(tǒng)支持補(bǔ)報(bào)遺漏數(shù)據(jù)、修正錯(cuò)報(bào)，提高了職工滿意度。

其次，科室考勤員填報(bào)后，系統(tǒng)自動(dòng)向科室主任發(fā)出業(yè)務(wù)待辦提醒，科室主任點(diǎn)擊即可處理業(yè)務(wù)。這樣既保證了業(yè)務(wù)處理的及時(shí)性，又提升了業(yè)務(wù)協(xié)同水平。

最后，人事處可以隨時(shí)監(jiān)控各個(gè)科室的上報(bào)情況，及時(shí)催辦業(yè)務(wù)，時(shí)效性得到了很好控制，避免延期。同時(shí)，各科室完成填報(bào)審批后，系統(tǒng)自動(dòng)匯總?cè)嚎记跀?shù)據(jù)生成相應(yīng)的匯總表和明細(xì)表。

4.智能的薪資調(diào)整。手工操作條件下，事業(yè)單位工資核定、調(diào)整會(huì)耗費(fèi)人事處大量的時(shí)間和精力。對(duì)于公立醫(yī)院，需要嚴(yán)格按照事業(yè)單位工資制度完成不同情況下各類人員的工資核定、調(diào)整，此項(xiàng)工作政策性極強(qiáng)且關(guān)系到每個(gè)員工的切身利益，因此對(duì)工作的精準(zhǔn)性要求非常高。而且，這些工作的時(shí)效性要求非常高，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，否則就會(huì)帶來工資發(fā)放滯后、補(bǔ)發(fā)等問題，甚至引發(fā)職工的不滿。

我們對(duì)醫(yī)院各類薪資調(diào)整業(yè)務(wù)進(jìn)行了梳理，確定了畢業(yè)生工資核定、轉(zhuǎn)正定級(jí)、崗位調(diào)整、年度薪級(jí)工資晉升等各類薪資調(diào)整業(yè)務(wù)20 余項(xiàng)，并在系統(tǒng)中設(shè)置了相應(yīng)的處理規(guī)則。一旦相關(guān)業(yè)務(wù)啟動(dòng)，系統(tǒng)即可根據(jù)各種工資調(diào)整的條件自動(dòng)對(duì)所有人員進(jìn)行篩選，將篩選出的人員提交審核，審核通過，系統(tǒng)即對(duì)相關(guān)人員信息進(jìn)行更新。

以往，工資審核、調(diào)整工作較為繁重，特別是年底集中進(jìn)行薪級(jí)工資晉升時(shí)，數(shù)千人的數(shù)據(jù)核對(duì)、篩選，工作人員需要在短時(shí)間內(nèi)完成，壓力很大。現(xiàn)在，系統(tǒng)僅需要幾分鐘的時(shí)間就可以完成篩選與核算，而且結(jié)果準(zhǔn)確可靠。

5.精準(zhǔn)的核心人才管理。醫(yī)院社會(huì)職責(zé)的履行、戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)需要依托醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面的核心人才。為輔助核心人才的管理，建立了后備人才庫(kù)。同時(shí)提供了人才盤點(diǎn)功能，根據(jù)人員崗位、類型等特點(diǎn)的不同，繪制人員結(jié)構(gòu)圖表，實(shí)時(shí)體現(xiàn)人才結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀及變化趨勢(shì)。系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了基于專家信息的專家抽取業(yè)務(wù)，在醫(yī)院進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)、項(xiàng)目評(píng)審等活動(dòng)時(shí)，需要客觀公平地挑選評(píng)審專家，系統(tǒng)可基于專家信息，根據(jù)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的人數(shù)及專業(yè)要求，隨機(jī)抽取專家。保證了項(xiàng)目信息的公開、專家抽取的公正以及歷史記錄的便捷追溯。

6.友好的自助服務(wù)。隨著信息技術(shù)的普及，服務(wù)的自主性、泛在化要求不斷增強(qiáng)，人事職能中很大一部分是服務(wù)，為廣大職工提供便捷的服務(wù)在一定程度上能提升職工的滿意度。一方面，通過人力資源管理信息系統(tǒng)的自助服務(wù)平臺(tái)，職工隨時(shí)可以在平臺(tái)中瀏覽查閱本人的各類人事信息，還可以查看消息通知(工作流程通知、預(yù)警提醒)等。另一方面，系統(tǒng)定制了一些服務(wù)于職工的便捷業(yè)務(wù)。以開具收入證明業(yè)務(wù)為例，職工申請(qǐng)貸款、出國(guó)辦理簽證等情況都需要開具收入證明，面對(duì)全院5000 多名職工，此項(xiàng)工作就讓人事處應(yīng)接不暇。因此，在人力資源管理信息系統(tǒng)中，專門設(shè)置了收入證明業(yè)務(wù)，職工需要開具證明時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)根據(jù)職工基本信息、收入數(shù)據(jù)等生成收入證明，直接從系統(tǒng)中打印后，蓋章即可。這樣在減少了職工為此付出時(shí)間的同時(shí)，減少了人事部門的填寫、核對(duì)時(shí)間，降低了時(shí)間成本的同時(shí)又提升了工作效率。

人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用效果及改進(jìn)建議

1.為全院信息化建設(shè)提供了人力資源數(shù)據(jù)保障。自2016 年4 月人力資源管理信息系統(tǒng)投入使用至今，實(shí)現(xiàn)了與醫(yī)院信息系統(tǒng)集成平臺(tái)的對(duì)接，保證了全院人事信息的一致性和唯一性。在人事信息發(fā)生變動(dòng)時(shí)，各系統(tǒng)之間可以實(shí)時(shí)共享，保證信息的及時(shí)性、有效性以及完整性，降低了各部門在使用人事信息時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。

2.提高了醫(yī)院人力資源管理的工作效率。在考勤管理、人才隊(duì)伍管理以及員工自助服務(wù)方面，實(shí)現(xiàn)了成本降低與效率提升的雙贏。一方面，人事處通過在線考勤審批匯總、智能的薪資調(diào)整等可以大幅減少人工成本以及時(shí)間成本；另一方面，員工可以自助查詢個(gè)人信息、休假情況、開具收入證明等，簡(jiǎn)化了服務(wù)流程，提升了員工的滿意度。

3.多終端服務(wù)能力仍需提升。目前無論是員工本人還是人事處、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)均只能通過網(wǎng)頁(yè)端實(shí)現(xiàn)信息查詢及業(yè)務(wù)辦理等功能，多數(shù)臨床、醫(yī)技科室無法給每一位職工配備辦公電腦，因此職工在查詢個(gè)人信息以及辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)存在諸多不便。為了給職工更好的服務(wù)體驗(yàn)，提升人力資源信息系統(tǒng)的使用率，有必要開發(fā)手機(jī)APP 以及微信登錄入口[8]，實(shí)現(xiàn)職工及管理人員隨時(shí)隨地查詢、更新個(gè)人信息，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)等功能。