探討行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的意義

王淑華

摘要：行政單位的現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)，可以使其自身的基礎(chǔ)管理水平與效率得到明顯的提升。在本文中，將詳細探討行政事業(yè)單位建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理的意義，并基于此來分析在實際工作的建設(shè)過程中，應當采取哪些具體措施，以此確?，F(xiàn)代化人事檔案管理工作的準確落實。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;人事檔案管理;現(xiàn)代化建設(shè)

引言：

在實踐工作中，行政事業(yè)單位的人事檔案管理模式是否效果，決定了行政事業(yè)單位其自身在管理上能否取得更好的成績。但由于傳統(tǒng)人事檔案管理存在著諸多弊端，使得行政事業(yè)單位在人事檔案管理上難以取得相應的成績。為此，需要研究并應用現(xiàn)代化人事檔案管理模式，以使人事檔案管理能夠高效保質(zhì)。

一、行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的意義

（一）解決實際問題

在行政事業(yè)單位對實際工作的展開過程中，通過建設(shè)起現(xiàn)代化的人事檔案管理體系，能夠有效的解決其中存在的實際性問題，從而實現(xiàn)相關(guān)工作在效率以及質(zhì)量上的提升。而且做好相關(guān)的行政檔案管理工作，還可以使行政事業(yè)單位能夠技術(shù)的發(fā)現(xiàn)自身在進行內(nèi)部行政管理時存在的問題，并且提升行政事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理水平。對于行政單位來所，任何工作人員在進入到單位以及正式進行工作的過程中，人員的相關(guān)人事檔案便隨之一同調(diào)入到了單位當中，而通常員工人事檔案中，都包含著員工的基本資料以及其成長發(fā)展的具體經(jīng)歷，如職稱資料等，而行政單位在對內(nèi)部人員進行調(diào)整的過程中，通過現(xiàn)代化人事檔案管理體系，便能夠在行政單位進行人員變動、科室調(diào)整、隊伍優(yōu)化等任務(wù)時，更加準確、高效且合理的完成相關(guān)的人事調(diào)動任務(wù)，從而保證行政單位的發(fā)展[1]。而且通過現(xiàn)代化的人事檔案管理，還可以幫助行政事業(yè)單位解決在管理過程中出現(xiàn)的問題，為其同相應的管理依據(jù)，使行政單位的決策人員能夠不斷的調(diào)整與優(yōu)化單位自身的崗位分配以及設(shè)置模式，令人事檔案能夠在行政事業(yè)單位進行內(nèi)部管理時的作用得到發(fā)揮，并提升其自身的利用效率，保障事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展。

（二）消除傳統(tǒng)人事檔案管理的弊端

傳統(tǒng)的人身檔案管理，往往存在著多種弊端，影響著人身檔案管理工作的效率與質(zhì)量。這是由于在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，紙質(zhì)檔案是其主要的檔案存放形式，并且通過相應的檔案柜來完成人事檔案治療的儲存。而一旦單位自身沒有對人事檔案的目錄進行精細化的處理，那么便會導致相關(guān)人員在進行檔案的調(diào)取，需要耗大量的時間來調(diào)查檔案，使整體調(diào)閱的速率大幅下降。同時，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案會被集中在一處，而相關(guān)人員或是行政事業(yè)單位下轄的異地分支單位想要對人事檔案進行調(diào)閱時，需要耗費更多時間在兩地之間的往返上，并且在進行人事檔案的調(diào)閱使還要經(jīng)歷多個環(huán)境的申請與報批，不僅需要耗費更多時間，在檔案的調(diào)閱上也存在這不變，使行政事業(yè)人事檔案的相關(guān)應用效率難以得到保障。此外，紙質(zhì)檔案因為自身的特點，往往存在脆弱性，不僅在陰雨天氣下容易受潮，并且大量紙質(zhì)文件的堆積還形成了相應的火災隱患，為單位的消防安全工作造成了額外的負擔。

而通過現(xiàn)代化的人事檔案管理將電子信息技術(shù)融入到人事檔案管理工作當中，建立其相應的人事檔案電子信息管理體系，將人事檔案存儲在電腦硬盤當中，不僅使異地分支單位能夠更加高效便捷的完成對人事檔案的調(diào)閱，還能夠在進行人事調(diào)動的項目時，通過大數(shù)據(jù)等先進的電子計算機技術(shù)來參與到其中，進一步提升人事檔案管理的工作質(zhì)量與效率，而作為基礎(chǔ)的紙質(zhì)文件，也能夠通過電子信息管理技術(shù)來建立起高效的信息目錄，使紙質(zhì)文件的調(diào)取得到了保障。但是應用了現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)進行人事檔案管理，也要注意加強單位自身的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防止不法分子對人事信息進行竊取與破壞，以此來保障人事檔案數(shù)據(jù)信息的安全。

二、行政事業(yè)單位建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理的相關(guān)措施

（一）建立嚴格的規(guī)章制度

為了保障現(xiàn)代化人事檔案的管理工作能夠得的有效落實，行政事業(yè)單位應當建立其專業(yè)的人事檔案管理團隊，并以此來建設(shè)起人事檔案的日常管理體系，以保保障行政事業(yè)單位的順利展開。而在此過程中，也要實現(xiàn)對信息化管理技術(shù)的有效應用，通過計算機來輔助管理人員對相關(guān)檔案進行收集與歸檔，并建立其嚴格的檔案調(diào)閱體系，避免檔案出現(xiàn)損失，以保障現(xiàn)代化檔案管理措施的檔案解決實際問題的意義能夠得到充分發(fā)揮。

（二）做好檔案的甄別歸檔

甄別歸檔工作，是行政事業(yè)單位落實現(xiàn)代化人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。對于行政單位來所，無論采取的是信息化人事檔案管理措施，還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在人員完成相關(guān)檔案的調(diào)取時，一定要做好檔案的核實工作，確認檔案調(diào)取后只完成了對應的處理任務(wù)[2]。此外，還應當定期的對人事檔案進行清理與檢查，查缺補漏，保障人事材料的完整性。

（三）加強檔案管理的信息化輔助。

通過電子信息技術(shù)，能夠大幅提升行政事業(yè)單位人事檔案管理的效率與質(zhì)量，但其對應工作的展開首先應當遵循好檔案管理工作的保密原則，而后行政事業(yè)單位需要適當?shù)募哟笮畔⒒芾淼妮o助力度，通過計算機、掃描儀等設(shè)備將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)為相應的數(shù)據(jù)，并以此為基礎(chǔ)建立起完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫，通過紙質(zhì)檔案以及電子檔案來構(gòu)建起對應的雙重管理模式，實現(xiàn)行政單位人事檔案管理的動態(tài)化與網(wǎng)絡(luò)化。

（四）注重檔案管理隊伍建設(shè)

在落實現(xiàn)代化人事檔案管理的過程中，隊伍建設(shè)的是否完善，是保障現(xiàn)代化人事檔案管理落實效果的重要標準。為此，要保障人事檔案管理人員能夠掌握一定信息技術(shù)知識以使其能夠有效的利用信息化技術(shù)輔助檔案管理工作的展開。

結(jié)論：

綜上所述，行政事業(yè)單位通過對現(xiàn)代化人事檔案管理的建設(shè)，能夠有效解決單位在發(fā)展的過程中所遇到的實際問題，并消除傳統(tǒng)人事檔案管理工作的弊端，而在進行實際建設(shè)時，可以通過在規(guī)章制度、甄別歸檔、信息技術(shù)輔助、隊伍建設(shè)等方面采取相應策略，以此來保障現(xiàn)代化人事檔案管理工作的順利落實。

參考文獻：

[1]潘藝.加強事業(yè)單位人事檔案現(xiàn)代化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：163-164.

[2]肖浪.行政事業(yè)單位現(xiàn)代化人事檔案管理建設(shè)的意義和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（07）：135.