淺談高職院校行政秘書管理工作

摘? 要：高校二級學院行政秘書是重要崗位，是溝通上下左右的樞紐。行政秘書工作具綜合性、煩瑣龐雜、工作內容多。本文結合自身工作經驗，從心態管理、工作事務、提高效率、優化服務這四個方面闡述做好行政秘書工作，并且就如何更好工作提出建議。

關鍵詞：高校;行政秘書;工作

行政秘書是基層行政管理者，作為一名行政秘書，不僅要做到熱愛工作，完成領導交代的各項任務，還要有服務意識。二級學院在學校中起承上啟下作用，是教學、教輔單位。辦公室則是綜合處理各項事務的場所，行政秘書須聽從上級職能部門指示，做好各項工作事務。日常工作運轉中，提升自身管理來提高工作效率，促進學校可持續性發展。

一、行政秘書崗位職責

行政秘書作為學院（系部）日常工作管理者，工作服務對象是領導、教師和學生，對接部門是教務處、人事處、總務處等相關部門。貫穿于這些工作中的內容，簡要說明幾點可概括如下。其一是會務管理，召開會議和舉辦活動時要做好會議組織、會議場所布置、接待工作、撰寫會議紀要、會議的宣傳報道。其二是印章管理，登記退學、休學學生用章申請，蓋章在讀證明、綜測測評表、就業推薦表等各項文件。其三是人事工作，收集申報人員材料，輔助完成相關系列職稱申報條件初審，聽從領導指示，做好評審一系列工作。其四是物料管理，配合教師請購教學用品，增置辦公用品，定時領用復印紙，保證正常辦公、教學秩序。為了維持上課所需，行政秘書提前十五分鐘至辦公室，方便學生借用鑰匙上課。統籌管理鑰匙，方便學生會、社團活動的彩排和開會，避免造成混亂現象。其五是考務工作，期初、期中、期末、補考、清考等考試安排的落實及試卷、分析表等材料的收集歸檔，成績管理、辦理重修、英語B級、四級、計算機、普通話等級考試報名通知等工作。其六是學籍異動管理工作，掌握全院學生有關退學、休學、轉專業、畢業等情況，及時做好學生退學、休學、轉專業、畢業等手續的辦理工作。其七是其他工作，完成領導交代的各項工作，協助領導處理各項行政事務，認真履行自身職責。

這些意味著每天要處理各式各樣的事情，行政秘書工作本身就多樣化。因此，如何做好工作就顯得尤為重要。

二、行政秘書如何做好管理工作

（一）保持積極心態，追求極致工作

行政秘書工作性質決定了事情的繁雜，面對老師、學生、眾多消息，如何處理好事情是關鍵。我們不能因為事情多而急躁、煩悶，不單單影響個人心情，對于辦公室環境也有一定消極作用。擁有積極心態，可以在工作中游刃有余。在人與人之間的交往過程中，將樂觀心態放在工作中，可以解決很多問題，進一步提高效率。生活中有些人面對不良情緒，只會發牢騷、抱怨、發怒，而作為行政秘書，我們要管理好自己的心態，幫助他人面對困難，解決困難。熱愛本職工作，會讓工作變得有趣，才能把工作做得更加完美。

（二）注意細節講究，正確處理事務

行政秘書的工作側面反映出了它的嚴謹性。一方面，工作中對待每一件事都要謹小細微，絕不能忽視錯小的發生。一旦發生，要具備處理問題的能力，盡快將其解決。如果無法解決，要虛心向上級部門、領導反饋，請求領導解決該事。舉個例子，會務工作是行政秘書工作的一部分，會議提前準備、會議中期工作、會議善后工作這些都需要行政秘書縝密考慮，避免發生不必要的失誤。會議方案可以設置成A和B方案，如遇危機時，即可啟動另一方案，以保質保量完成任務。另一方面，即說即做是很重要的，杜絕大鍋飯心態。上級部門發送通知，要及時轉發、處理好。提高執行力也是行政秘書工作應具備的能力。

（三）加強知識學習，提高工作水平

位于21世紀中，加強自身建設、業務學習是工作中的必須要點。行政秘書要意識到自己工作的流暢性，并不是一成不變的機械工作。我們要具備多方面的能力，在時代的更迭中，要學會使用OA系統來完成業務辦理。OA代替了傳統的紙質化辦事，使行政秘書少跑腿到上級部門交出差申請表、請假審批表等，便于了解學院老師的出差動態，了解師資的培養情況。相對而言，二級學院行政秘書外出培訓機會較少，我們要珍惜、積極參加各種培訓。例如，每年一次的福建省高等學校教育管理人員管理課程培訓班學習來以此提高工作能力和效率。再者，加強學習公文寫作、禮儀文書寫作、檔案學等知識學習，提高辦公業務水平是相當重要的。

（四）精細工作管理 優化師生服務

精細管理要求行政秘書應具備良好的職業道德，應甘于平凡、自尊自重，應有突出的辦事能力、溝通能力、表達能力。在實際工作中，獨立處理手頭上的每一件事，根據某件事情從始至終進行跟進，防止中間出現斷層，教師對于該做的事情沒有掌握和了解，通過QQ群溫馨提示教師，在該事項結束前配合教師完成工作。日常工作中，可以制定周表格，詳細羅列周工作，一件一件去解決。時間管理上，分清輕重緩急、主次之要，先完成近期較急且重要的任務，完成一項之后在周日志記錄，使工作有條不紊，至少不會一頭霧水。在效率提升的基礎上，空余時間則更方便全心全意服務于師生。與教師、學生交流時，秉持寬厚謙和態度，盡心盡力去幫助大家。當意見分歧時，更是要耐得住性子，微笑服務師生去解決每一件事。

三、行政秘書工作的幾點建議

（一）行政秘書可參照番茄工作法，選擇一個待完成的任務，將番茄時間設成25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然后再紙上畫一個X短暫休息一下（5分鐘就行），每四個番茄時間多休息一會。這樣不但高效工作，也能讓身體處于平衡狀態，不至于太累。畢竟使你疲倦的有時候不是前面的高山，而是你鞋里的一粒沙子。將時間掌握在自己手上，成就更好的工作和實現人生自我價值。

（二）規劃職業生涯

職業規劃是指個人發展與組織發展相結合， 對決定一個人職業生涯的主客觀因素進行分析， 對自己的理想、興趣、能力專長、經歷及不足等各方面進行綜合評定， 根據自己的職業傾向， 確定最佳職業奮斗目標，并且編制相應的行動計劃， 對每一步做出科學有效的安排。

沒有目標的人前進是做無意義的用功。而規劃好職業生涯會帶來一百種不一樣的新的體驗。行政秘書應理清思路，找準屬于自己的終身職業生涯。及早確定，一旦確定，朝目標一直前進，躲開迷茫、困惑期，有助于行政秘書實現職業理想和價值。

（三）多參加培訓機會

行政秘書的工作一直以來并沒有得到十分的重視，特別在二級學院，出去外面培訓的次數少之又少。這對于提高行政秘書業務能力有一定的影響。走出去，可以拓寬視野，增長見識，增強知識。我覺得有必要給行政秘書安排出外培訓的機會，增長知識和才干，也能讓行政秘書對自己的工作更有信心和動力，更好為學院師生服務。

（四）重視和積極實踐終身學習

行政秘書工作的性質和特點表明行政秘書工作并不是不可替代的，因而要有強烈的危機感，樹立終身學習的理念，嚴格要求自己學習文化知識和運用信息技術手段去幫助自己梳理清楚工作遇到的難題。終身學習是一種趨勢，是專業發展的趨勢，是我們職業發展的動力。正所謂，活到老學到老，一直學習理論和文化知識是行政秘書需要做到的。

四、結語

二級學院工作內容具復雜性，行政秘書務必保持良好心態，讓自己快樂工作和健康成長，也推動身邊的師生努力向前，貢獻自己的力量且助力學校更快、更好發展。

參考文獻：

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[4] 唐素梅.談談對高校二級學院行政秘書工作的幾點認識[J].教育現代化，2018，5（50），138-139.

作者簡介：

許愉欣（1994.7-）;性別：女;民族：漢;籍貫：福建漳浦;職稱：研究實習員;學歷：本科;研究方向：高校教育管理。