物業公司ERP系統運行風險控制探討

劉志平

摘要：ERP是現代企業管理質量提升的重要手段，也是從根本上改變傳統企業內部控制及管理工作模式的關鍵環節。在眾多企業爭相應用ERP系統，希望能夠有助于管理質量加強的同時，卻也出現了許多新的問題及風險。本文以物業管理公司為例，結合ERP系統運行特點，談談在ERP系統運行環境下所可能產生的風險，并提出若干有利于風險防控的方法及手段，以供參考。

關鍵詞：物業公司;ERP系統;風險防控

ERP系統是企業資源計劃的簡稱，ERP系統的應用目的是為了提升企業資源配置的合理性，強化企業管理工作的具體質量和水平，從而促使整個企業的市場競爭綜合實力明顯提升。ERP系統，不僅僅是一個管理系統，它對企業管理的模式及管理觀念也具有革新意義。ERP系統希望通過高效率的自動化信息處理來實現企業人力物力財力的優化組合，提速內部管理，加強企業全面運轉。尤其是物業管理公司，其特點是資金密集、人員眾多，涉及范圍也較廣，如果能夠有效應用ERP系統幫助企業進行管理，必然能夠實現管理品質的有效突破。但是，在具體應用活動中，ERP系統帶來企業的不僅是預期的管理增效，同時也帶來了許多新的問題與研究課題，需要企業管理者、經營者有效應對。

一、ERP系統新特點

ERP系統的應用，宗旨在于提升企業管理質量、效率，降低相應管理成本，實現精益化企業管理。但是，ERP系統大大區別于傳統的企業管理模式，ERP系統運作更為復雜、信息化水平更高、對企業管理人員的素質要求也大大提高。ERP系統的運行，徹底改變了物業公司原有的管理流程及業務程序。在過去很長一段時間內，物業公司的各項業務開展，諸如內部管理、小區安全保衛管理、公共區域清潔維護、小區植被綠化養護、消防安全管理維護都需要經過層層管理及權限確定，這種管理模式雖然能夠在一定程度上強化管理質量、有效約束人員及部門工作和維護正常管理秩序。但是，隨著物業公司業務開展種類的增多、人員數量的增多以及新興項目的不斷開發，等級式管理也暴露出了自己的一些問題，如管理層人員過多、管理權限存在交叉、權責義務難以有效界定、各項管理信息及數據傳遞存在滯后等，這都大大制約了物業管理公司的管理水平提升。在ERP系統運行環境下，將等級式管理模式逐漸“扁平化”，減少了管理中間層的比重，降低了管理人員的數量，加快了信息傳遞速度，讓企業決策者能夠在更短的時間內獲取有效信息，幫助決策的科學制定和執行。但是，ERP系統與傳統管理模式的差別也就帶來了一些新的管理研究重點和風險觸發點，需要我們加大工作力度進行研究和應對措施研究。

二、物業公司ERP系統運行可能的風險分析

ERP系統能夠幫助物業公司大大提升管理效率，但同時也帶來了一些以前未曾遇到甚至未曾考慮過的新風險和新問題。具體來說，由ERP系統運行所帶來的新風險主要有幾個方面。

首先，管理流程新風險。扁平化的企業管理新模式能夠縮短數據信息傳遞時間、提高信息傳遞的真實性和時效性，讓各項管理活動都更加自動化與智能化。但是，由于扁平化管理，也容易在減少工作人員的同時出現一人兼任多職的現象，這在某些關鍵部門和管理環節來說，容易導致監督約束缺失，從而產生各種人為因素風險，破壞管理秩序。其次，由于ERP系統所要求的管理環境秩序性更高，要求每個環節的配合度和協作性也更強，所以，如果管理流程中出現任何疏漏或滯后，都有可能影響到整個管理系統的有序運轉，這也對企業的管理規范性與精確性提出更高要求。

其次，制度不完善的風險。ERP系統不僅僅是一個獨立的管理系統，要實現其管理有序，還需要進行有針對性的制度研究及推行。但是，就目前的情況來看，許多物業公司雖然在嘗試ERP系統應用，卻在制度建設方面缺乏系統性和針對性，尤其是在以ERP系統為核心的績效考核和績效評價方面，涉及甚少，這就讓ERP系統難以在管理內部真正得到重視，無法打造有利于ERP系統有序運行的內部環境。

再次，缺乏有效監督約束機制。許多企業管理者在看到ERP系統運行優勢的同時，著手了大規模的減員、合并管理部門，雖然減員與合并并不是完全沒有益處，但想要實現減員減耗和效率提升的雙重目的，就必須真正落實監督約束機制建設。尤其是需要加強內部審計及外部監督環境打造，否則，減員減耗只會給企業帶來更多的管理麻煩，不僅無法發揮出ERP系統的管理優勢，甚至會影響到物業公司的正常運作，造成更多運行風險。

再次，ERP系統運行依托的是高效率、自動化的管理網絡，而在網絡環境下開展管理活動，必然離不開網絡安全及網絡維護等相關問題。這不僅需要我們有網絡安全管理意識，更加需要有針對性管理制度和具體細則。如果缺乏這些必要因素，各種網絡安全問題、病毒、木馬、惡意程序等，必然會擾亂企業的管理，而借由網絡環境，給企業造成更大程度的經濟損失與信譽損害。

最后，依托網絡及管理系統開展的管理活動，就必須保證各種管理設備、存儲設備等的安全穩定運行，所以ERP系統對于物理環境的要求也更高，要求我們從設備存放地點、管理流程、人員素質、技術能力等眾多方面進行科學量化管理，避免物理因素的運行風險發生。

三、物業公司ERP系統運行風險應對措施研究

前文我們就當前物業公司的傳統管理模式和ERP系統管理模式的區別進行了比較，ERP系統的優勢相當明顯，但同時也給我們提出了更多管理方面的要求，以及容易出現的新風險也需要我們投入更多精力和時間進行應對措施研究。筆者認為，強化物業公司ERP系統運行風險的管控，應該重視以下幾個方面。

（一）樹立ERP管理新觀念

管理體系應用不僅僅在于程序的應用和制度的建立，更重要的是要從管理意識上明確其管理重點以及對企業管理活動健康開展所具有的積極意義。要真正把ERP系統裝進腦子里，滲透與行動中。尤其是企業管理者和領導者，要深入學習ERP系統管理理論，并結合物業公司管理特點，尋找適合的管理途徑和側重點，這樣才能夠站在全局的高度進行統籌協調，實現內部管理環境的有效打造。

（二）加強崗位監督及部門間協調

在ERP系統運行下，在某些管理部門的人員任用方面，或許會存在一人兼任多職其效率高于一人一崗的情況，而一人兼任多崗也并不完全是不可取的崗位設置方式。但是，為了避免一人兼任多職造成的監督約束失效問題，我們應該對崗位設置分門別類的進行處理。對于基層管理活動及崗位，如清潔衛生、綠化維護等，可以進行多崗合并，提高人員工作效率，減少人員用工成本。但，對于諸如財務管理、會計出納、收支管理等崗位，必須堅持崗位相分離原則，杜絕一人多職現象出現。并在關鍵崗位堅持專人專崗的同時，加強相關崗位之間的監督和約束力度，同時還可以推行定期輪崗制度，這樣能夠有效避免長期任職與謀職而滋生利己主義思想，還能夠幫助相關崗位工作人員更加熟悉其他崗位工作流程，提升崗位間的協作性和配合度，從管理部門銜接方面提高ERP系統運行效率，避免因為反應滯后造成的管理風險。

（三）加強監督約束機制建設

在內部審計制度建設方面，要以ERP系統運行的高效、有序為工作重點，不僅要針對部門銜接、任務完成情況進行審計與考核，同時也要就管理層是否有效發揮管理作用進行監督和審計，確保管理層、執行層都能夠為ERP系統健康運行做出自己的貢獻。

（四）加強網絡及物理環境安全管理

在網絡安全管理方面，首先要針對物業公司具體業務開展情況進行安全軟件的開發和應用，加強數據分類，實現高效率精確化管理。尤其是對于棚戶區改建房、采煤沉陷區住房，更需要有區別有強調的進行數據安全管理，避免管理疏漏給住戶、給政府造成不必要的損失和麻煩。其次，要通過有效的網絡管理權限設置來杜絕越權越級操作行為的產生，避免外來入侵及內部違規人員行為造成的運行風險和經濟損失。在物理環境安全管理方面，要重視機械設備存放地點的環境維護，避免自然氣候變化等因素給設備造成的不安全影響。此外，還要針對設備管理的特殊要求進行專門的人員招聘和培訓，確保物理層面的管理始終適應ERP系統運行要求。

參考文獻：

[1]肖超平.ERP系統風險控制探究[J].中國管理信息化，2016 （1）.

[2]周韜.ERP系統風險管理研究[J].財會月刊，2015 （12）.