探析行政管理工作中辦公室的溝通協調作用

陳愛民

摘 要：隨著經濟的不斷發展，各個行業領域內產生矛盾沖突已經非常普遍，為了不影響正常工作進度與發展進程，就需要開展有效的溝通協調工作，因此，辦公室管理就起到了非常大的作用。本文主要分析了行政管理工作中辦公室溝通協調工作的重要性，概述了行政管理工作中辦公室的工作職能，并提出了提升辦公室溝通協調工作效果的方式，以供參考。

關鍵詞：行政管理 辦公室 溝通協調

中圖分類號：G472文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-0-01

行政辦公室在單位屬于一個綜合性管理部門，是單位人員之間進行溝通協調的重要途徑，單位的日常政務、會議、后勤等工作，都離不開辦公室的溝通與協調，只有在辦公室的協調下，單位的各項工作才能有序開展。

一、行政管理工作中辦公室溝通協調工作的重要性

管理學家巴納德認為，將一個組織中的所有成員密切聯系起來并朝著一個目標和方向努力的方式，就是溝通，由此可見溝通協調在行政單位中發揮的作用是非常大的。辦公室的工作十分復雜，人員分配也比較多樣，主要有辦公室管理人員、輔助管理人員、文秘人員、收發人員、機要人員、文印員以及后勤人員等。日常工作比如對辦公室、人員工作秩序、會議室、監控室等進行管理;對檔案、文檔、印章等的管理;起草、修改、報告以及分發各類文件;進行領導日程安排、會議安排、會議記錄等工作。辦公室的每一項工作都應反映出嚴謹與認真的態度，只有這樣，才能更好的凝聚人心和力量，樹立單位良好的形象，讓單位的各項工作更加井然有序。

二、行政管理工作中辦公室的工作職能

1.上級與下級之間的協調

辦公室的首要工作要做好領導間的協調工作，充分發揮其“潤滑劑”的作用，讓領導之間真正領會求同存異的內涵，做好管理工作。不同領導的出發點或者所分管的工作存在差別，因此提出的要求也會有所不同，這種情況下，辦公室相關人員要有大局意識，在以整體利益為基礎的前提下，對領導之間持有的不同意見進行溝通，及時消除誤解，盡早達成共識。另外，也要發揮“粘合劑”的作用。辦公室要時刻維護團結精神，領導與領導之間、領導與群眾之間的團結都需要徹底維護。在此基礎上，正確傳達上級領導的指示與精神，準確把握領導工作的意圖，在協調內部各項事務的同時，調動人民群眾的積極性，真實反映人們的情況，并提出想法和對策。同時，在工作中要堅持科學理性、與時俱進的工作態度，認真學習新知識，銳意進取，為辦公室工作注入新的活力，進一步提升單位的凝聚力和向心力，提升工作效率。比如，當財務部等相關下級部門有問題向領導反饋時，作為辦公室工作人員，就應該積極了解情況，充分發揮協調作用，盡量采取一些比較溫和的方式解決上下級之間產生的問題。需要注意的是，因為辦公室人員中的部分人員，比如秘書，具有代理領導行使職權的能力，在實際工作中，這部分人會產生自己擁有實權的錯覺，盲目代替領導進行決策，甚至產生的行為。辦公室所起的作用只是協調作用，擁有的是代理權，要正確解決問題，更好的協調上下級的關系，就要清楚的意識到自身的權限和能力范圍，切不可越界。要積極了解實際情況，將部門的不同意見及時傳達給領導，并將領導的想法準確精準的傳達給下級，力求做到高效精準，提高辦公效率和單位整體的服務水平。

2.平行關系之間的協調

首先，要在各個部門之間建立平等和諧的關系，積極了解單位不同部門的工作內容，以科學合理的方式保持部門之間的聯系，只有這樣，才能充分發揮辦公室的協調作用，最大限度的發揮各個部門的職能，實現組織或單位全面發展的目標。另外，日常工作中，單位各個部門因思想認知存在差異，工作時容易忽視其他部門的要求，容易導致關系的疏遠，辦公室應從不同的角度出發，以認真、平等的態度做好溝通協調工作，促進各個部門員工之間形成和諧關系。比如，A部門的秘書甲，因工作需要到B部門協調工作，但完成的不是很好，然后她便向同事不停抱怨，說B部門不配合他們的工作，他要到領導那里說一說。一位經驗比較豐富的老秘書讓她不要生氣，她可以到領導面前去反應這個情況，但是不能直截了當的說出事實，要在理解B部門難處的基礎上，讓領導幫辦法給出協調辦法，秘書甲便按照老秘書的指點將這件事情告訴了領導，果然得到了有效的解決。這個例子中可以看出，秘書甲一開始抱怨是因為她只考慮到本部門的需求，而沒有照顧到其他部門的難處，因此無法做到理解包容和平心待人。如果秘書甲在領導面前直說，這件事情也會得到解決，但是這樣會影響部門之間的融洽關系，日后如果再有相互合作的業務，兩個部門之間肯定又會出現不配合的情況，反而使兩個部門之間的矛盾更加激化了。因此，工作中出現問題時，要分別從自身和他人兩方面找原因，力求找到公平的解決方法，同時也要顧及其他部門的需求，以更好的完成工作任務。

3.對下級之間的協調

對下級之間的協調工作，就是要深入基層，了解基層群眾的需求，真誠的為基層服務。在工作中要充分信任他人，并放下優越的態度，真誠的對待每一個人，將大家團結起來在輕松和諧的氛圍中敞開心扉，逐漸形成良好的溝通機制。另外，要充分發揮自身的帶頭作用，在“干著指揮”的帶領下讓溝通工作更加有序的開展。要做好與下級之間的協調工作，身為行政辦公人員，就要積極投身基層，充分了解基層人員的生活和工作需求，關心愛護群眾，為其做更多的實事，取得基層人員和群眾的信任和支持。只有這樣，才能保證日后各項工作能夠順利開展，提升工作效率奠定良好的思想基礎和感情基礎。

三、行政管理工作中提升辦公室溝通協調工作效果的方式

1.進一步健全管理制度

為了更好的促進辦公室的溝通與協作工作，在日常管理工作中，進一步健全辦公室管理制度，與時俱進的對相關制度進行調整，確保各項工作進度不受影響，讓辦公室管理工作更加規范化。同時，在原有工作制度體系基礎上，進一步規范工作程序，對人員辦公過程實施更好的監督。另外，還應及時對各項工作關系進行梳理，保證權責明確，分工合理，從而促進行政工作的有效實施，提升辦公室工作效率和整體評價比重。

2.充分發揮各項工作職能

作為反饋員工意見、貫徹領導決策的重要部門，辦公室應不斷強化自身的服務意識，以大局為重，以實現發展為主要目標，充分調動辦公室人員的工作積極性，讓各項工作更加規范化和主動化。同時，辦公室應樹立勇于進取、奮發向上的精神，與時俱進，在新形勢下及時發現問題，并提出想法與建議，為領導做好“參謀”，幫助領導更全面的解決問題。另外，要認真鉆研辦公室管理業務，認清當前形勢，對人民群眾的意見以及各種突發事件信息要及時準確的反饋;通過各類現象之間的聯系，分析其內在發展規律，為領導提供更加科學有效的參考意見，促進管理工作的順利進行。需要注意的是，在發揮各項職能的同時，要保證工作到位，協調周全，不能出現顧此失彼的現象，給工作帶來不必要的麻煩。比如，有一次市領導到某地視察，原計劃要去某地的一項水電站工程的施工現場看看，但是由于客觀原因臨時取消。負責領導視察活動的地方政府行政辦公室的主任由于工作過太忙，沒有將取消的消息告知前衛車司機，導致第二天領導到達該地區時，前衛車直接開往工程現場，與車隊脫離。事后得知，前衛車人員沒有接到相關的通知，以致出現了失誤。這樣類似的事情經常發生，職能發揮的不到往往是因為主辦人員的疏忽大意，要么是自己沒有親自去辦，由此可見，要想充分發揮協調職能，秘書工作人員必須具備細致的工作作風和親力親為的行事習慣，要不怕麻煩，萬事自己心里要有底，這樣才能保證各項工作萬無一失，提升整體服務水平。

3.提升溝通協調工作技巧

辦公室人員雖然不具備任何權利，但是在實際行政管理工作中發揮著重要作用。每一位辦公室工作人員在工作中具備的基本素質，就是溝通與協調能力。要提升溝通協調能力，除了具有豐富的專業知識，還應掌握一定的溝通技巧和協調方式，只有這樣，才能更好地解決工作中遇到的不同問題，對不同意見開展有效的溝通與協調，使各方盡快達成共識，促進團結與合作。在進行溝通時，首先要有角色意識，辦公室人員不能越位，更不能隨便使用代理權，只要對領導的指示進行上傳與分配即可，不能擅自修改領導人的意見。另外，還需注意溝通方式的適當性，在溝通協調工作中，不能強迫大家絕對服從，需要以平等的姿態與其他人員之間進行協商，直至達成共識。辦公室工作復雜多變，還應注意提升自身的反應能力，在工作中耐心、細心的處理各種事務，關注事情發展動態，把握好細節，及時介入，采取科學的方式進行溝通，盡可能將矛盾化解在萌芽狀態中，讓工作事半功倍。

結語

綜上所述，行政管理工作中辦公室的溝通協調工作，可以有效凝聚單位的人心和力量，樹立單位良好的形象，讓單位中的各項工作更加井然有序。辦公室的工作職能主要是對上級與下級之間、平行關系之間、對下級之間的溝通與協調，為了提升行政管理工作中提升辦公室溝通協調效果，首先，要進一步健全管理制度，使辦公室管理工作更加規范化;其次，充分發揮辦公室各項工作職能，強化服務意識;最后，提升溝通協調工作技巧，了解各方實際需求，積極溝通，找到最佳的溝通方式和解決辦法，讓辦公室工作更加合理有序。

參考文獻

[1]夏飛.學院制下學院辦公室工作機制初探[J].辦公室業務，2016.

[2]戴建新.如何在科研單位辦公室管理中突出黨的宗旨[J].東方企業文化，2015