集中統一管理應用于企業檔案工作中對策探討

羅順劍

摘 要：隨著社會的不斷進步，企業發展中推進集中統一管理在檔案工作的應用實踐是已經是必然趨勢，對企業今后的可持續發展起著廣泛而又深刻的影響。基于集中統一管理模式下的檔案工作可以給企業提供真實完整的歷史依據，指明未來正確的前進方向。基于此，本文結合對企業檔案工作實施集中統一管理的重要意義概述，從我國企業檔案管理工作現狀分析入手，就集中統一管理應用于企業檔案工作中對策展開了初步分析探討，旨在通過集中統一管理檔案工作的實踐開展，提升企業檔案利用價值，促進企業不斷進步發展。

關鍵詞：檔案工作 集中統一管理 對策 應用

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）01-00-02

檔案工作是企業管理中不可缺少的一個環節，做好企業檔案管理工作，能夠保護企業所有活動、所有部門的文件資料信息，對充分開發和利用企業檔案資源價值具有重要意義。目前來看，我國企業檔案工作尚未達到集中統一的管理效果，還存在著一些問題，面對社會的多元化發展和企業間激烈競爭環境，有效應用檔案集中統一管理模式創新改革檔案工作顯得尤為迫切，是現代企業發展所面臨的重要問題。

一、企業檔案工作實施集中統一管理的重要意義

1.可以更好的為企業服務

企業經營發展中間檔案工作的服務作用不可小覷，是為企業作出正確決策和良好發展規劃的主要參考依據。檔案工作的前身是資料文件管理工作，其內容涵蓋了企業所有工作的開展情況以及歷史信息記錄，可以說檔案可以反映出一個企業的發展過程。企業實施檔案工作的集中統一管理模式，能夠促進企業基礎性工作順利、有序開展，有助于企業權利的更好維護。雖然檔案資料來源于不同的部門，不過檔案的應用和價值卻超出了本部門的范疇，企業的各項活動的記錄均以檔案形式存在，實施集中統一管理可以整合各個部門的檔案資料，強化企業內部信息資源的利用率和共享性能，進一步發揮出檔案對企業發展的服務作用[1]。

2.可以充分發揮檔案價值

企業在制定戰略目標后，各個部門均要圍繞崗位工作內容向著企業戰略大目標不斷邁進，在這一過程中需要默契合作，發揮出不同的崗位職責，才能夠高效完成戰略目標。因為所有部門都會在運轉中不斷形成新的資料或者文件，因此企業檔案具有極強的來源分散性特征，僅由各個部門負責本部門檔案管理，勢必會影響檔案價值的充分發揮，也涉及到更分散的檔案管理工作人力、物力、財力投入，增加了檔案管理的難度。采用集中統一管理模式，能夠由專門的檔案部門將所有部門檔案資料搜集整理起來，既增強了檔案資料的安全性，也解決了傳統檔案工作過于分散的弊端問題，有利于檔案機制的充分發揮。

二、我國企業檔案管理工作現狀分析

現階段從我國企業檔案管理工作的整體情況上來看，管理質量和效率呈現出逐漸提升的趨勢，社會各界人士越來越多的認識到檔案管理重要性，在檔案管理意識不斷增強的推動下，企業檔案管理工作獲取了很大進步。然而，從企業檔案管理工作的具體實際方面來看，尚未達到集中統一管理的效果，依舊存在一些不足問題，重要包括以下幾點。

首先，一些企業沒有樹立起良好的檔案管理意識，在進行這項工作呈現出一時興起的特點。在企業經濟效益發展迅速一片繁榮昌盛時，大搞檔案管理的集中統一管理改革實踐，當企業經濟效益出現滑坡面臨危機時，便停下推進檔案集中管理的工作進度，將其束之高閣，甚至把組建不久的檔案集中管理機構消減掉，遣送檔案集中管理的專職人員，再次將集中統一的企業各方面檔案管理工作交付于各個部門負責。

其次，宣傳工作不到位。部分企業領導和檔案管理部門人員對于檔案集中統一管理模式的了解比較全面，但是其他各個部門的員工卻由于認識不足沒有積極參與到檔案集中統一管理中，影響了檔案資料的搜集、保存以及應用價值等，造成企業集中統一管理檔案的效果差強人意[2]。究其原因主要是因為這項工作的宣傳力度欠缺所致，企業沒有面向所有員工宣傳集中統一管理檔案的理念、方式、方法和精神，也沒有通過相關培訓讓各個部門員工了解檔案集中管理與自己實際崗位工作密不可分的關系，從而不具備參與到檔案集中管理工作中的能力，一旦企業沒有意識到這個問題嚴重性，長久下去必然會削弱檔案管理對企業發展的導向作用，不利于企業和社會的穩定發展。

最后，專業人才和專業設施不足。一些企業負責落實檔案集中管理的工作人員并沒有接受過檔案管理專業教育，在工作中主觀意識過強，按照自己的思維想法對檔案資源進行各項管理實務，造成檔案工作欠缺科學性、專業性與實效性，不能很好的貫徹落實集中統一管理理念。有些企業的信息化建設腳步較慢，這一點也充分體現在了檔案工作上，工作人員所使用的設備設施過于陳舊，且功能單一，不能很好的完成紙質檔案到電子檔案的轉變和安全儲存，沒有完善的企業檔案信息數據庫，再查閱和調取檔案時費時費力，管理的效果并沒有集中統一性。

三、集中統一管理應用于企業檔案工作中的有效對策

1.領導統一化，管理職能統一化

想要在企業檔案工作中有效構建集中統一管理模式，首先就要從領導的組織引領作用入手，設置專門的檔案工作部門，由高素質、能力強、專業性高的檔案管理人才統一領導該部門，實現領導的統一化，為檔案管理工作效率的提升和正確方向引領提供組織保障。與此同時，管理職能也要統一化，雖然檔案資料的來源是企業所有活動、各個部門中，不過基于集中統一管理模式下的檔案工作必須視為一個整體，實現統一的管理職能，確保企業檔案機構是獨立的部門，能夠有計劃、有目的、統一、集中的落實檔案管理各項措施，進而提升檔案工作效率和質量。

2.健全檔案制度，提升工作規范性

很多企業的檔案工作開展起來十分隨意，沒有明確的規章制度對檔案管理內容、工作流程等進行規范，導致企業經常出現檔案資料缺失、檔案信息不真、檔案文件保管不當等現象，檔案的可靠性和使用價值受到了嚴重影響[3]。基于此情況，企業在應用集中統一管理檔案工作模式過程中，要著力于盡快建立起健全的檔案管理規章制度，可參考其他集中統一檔案管理的優秀企業規章制度，結合本企業規模、業務等實際情況，制定出科學可行的檔案集中統一管理體系，并完善與之配套的追責制度、獎懲機制、晉升機制、績效考核機制等規章制度，嚴格按照制度要求規范檔案工作人員的工作行為，強化檔案工作人員的責任心和職業素養，切實減少檔案管理中的丟失檔案信息、未備份檔案文件、檔案數據失真等情況，令企業檔案工作可以朝著規范化、標準化、制度化的方向不斷邁進。

3.引進先進技術，提升集中統一效果

有些企業的各部門員工雖然已經具備了良好的檔案管理意識，企業內部也設置了檔案集中統一管理部門，但是該項工作的開展效率和質量卻不盡人意，尚未充分發揮出企業發展過程中檔案的重要作用。為了改善這個困境現狀，企業要從長遠發展角度出發，樹立起“技術進企業，技術促管理”的理念，在科學技術快速發展的時代背景下，積極將先進技術手段和設備設施引入到檔案集中統一管理工作中，為檔案工作人員提供現代化的工作條件，使其可以利用新手段、新技術、新設備更加高效率、高質量完成企業檔案搜集、整理、處理、備份、保管和靈活調用，構建電子檔案集中統計管理的網絡系統，提升集中統一的管理效用。

4.打造專業隊伍，提升綜合素質

任何崗位工作的開展情況都直接受工作人員影響，如果一個企業負責檔案管理的工作人員自身沒有良好素養和較強專業知識，那么很難在具體工作實踐中完成崗位工作任務，充分發揮檔案集中統一管理職責[4]。由此可見，打造專業的檔案集中統一管理隊伍十分必要，是實現集中統一管理模式能夠在企業檔案工作中得以充分應用的關鍵所在。所以，新時期的企業要提升對檔案管理工作人員的要求，力求做到以下兩點。

一方面，企業要嚴格規定招聘檔案管理人才的標準，不僅從專業知識、學歷教育方面加以考核應聘者，也要從職業素養、檔案管理安全意識、思想道德水平、政治覺悟等多方面對應聘者進行綜合考核評估。以確保聘用的檔案管理人才能夠勝任企業檔案集中統一管理崗位需求，可以秉持嚴謹、認真負責的工作態度，杜絕工作中可能會出現的各種誘惑，堅決維護檔案資源的真實性、安全性和可靠性。

另一方面，企業要加強對所有部門員工集中統一管理檔案的宣傳力度，讓企業上下都能夠對國家現行《檔案法》有一定了解，特別是檔案部門工作人員，更要做到對《檔案法》的熟知，在工作中嚴格按照《檔案法》等相關法律法規要求落實工作。此外，企業要為檔案部門人員定期提供專業的教育培訓機會，使其可以不斷與新的檔案集中統一管理方法、技術手段、專業知識相接軌，具備較強的學習能力和業務創新能力，能夠在未來的崗位工作中提出更多建設性的可取意見，成為推動企業檔案集中統一管理工作不斷創新完善的驅動力量。

結束語

總之，現代企業的檔案工作要積極應用集中統一管理模式，充分發揮出檔案資源的利用價值，讓檔案更好對企業運營及發展提供服務。在構建檔案集中統一管理體系過程中，實現領導統一化，管理職能統一化，健全檔案制度，提升工作規范性，引進先進技術，提升集中統一效果，打造專業隊伍，提升綜合素質，從而讓檔案工作得以為企業員工和企業整體發展保駕護航。

參考文獻

[1]馮愛玲，何衛冰.民營企業檔案收集中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2019（14）：37-38.

[2]郭敏.檔案管理工作的發展歷程[J].卷宗，2019，9（20）：45.

[3]甘霖芳.文書與檔案管理一體化的深入思考[J].管理觀察，2019（19）：74-75.

[4]陳榕.供電企業電子檔案集中管理模式研究[J].云南檔案，2018（6）：56-58.