信息時(shí)代下對(duì)企業(yè)電子檔案的保護(hù)技術(shù)

摘? 要：本文首先對(duì)企業(yè)電子檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，其次介紹企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義，最后提出信息時(shí)代下對(duì)企業(yè)電子檔案的保護(hù)技術(shù)，從而促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案;保護(hù)技術(shù)

引言

在信息時(shí)代下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)發(fā)展過(guò)程中，在一定程度上方便了人們的日常生活和工作。而對(duì)企業(yè)電子檔案而言，由于信息技術(shù)本身就會(huì)可能存在漏洞，很容易導(dǎo)致企業(yè)信息竊取亦或者病毒攻擊現(xiàn)象的發(fā)生，阻礙企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。因此，如果在信息時(shí)代下提高企業(yè)電子檔案的保護(hù)技術(shù)顯得尤為重要，可以保障電子檔案的存儲(chǔ)安全，從而為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

一、企業(yè)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

根據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，諸多企業(yè)并未真正意識(shí)到電子檔案的優(yōu)勢(shì)和作用，只是單純從表面層次進(jìn)行理解，認(rèn)為電子檔案只是簡(jiǎn)單的文字信息處理，不用進(jìn)行深層次的研究和分析，也不用設(shè)置安全防火墻和訪問(wèn)權(quán)限等。因此，在電子檔案管理中投資力度并不足，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部的電子檔案管理系統(tǒng)落后，電子檔案管理設(shè)備不安全等，制約電子檔案信息化發(fā)展比較緩慢。另外，由于我國(guó)電子檔案發(fā)展起步較晚，導(dǎo)致該領(lǐng)域的人才培養(yǎng)力度不足，使得國(guó)內(nèi)嚴(yán)重缺乏檔案領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人才。除此之外，從各大企業(yè)的檔案管理情況來(lái)看，相關(guān)部門(mén)和管理人員存在技術(shù)不足的問(wèn)題，并未意識(shí)到電子檔案管理的重要意義，只是將檔案管理工作停留在檔案分類(lèi)、收集中，不能夠做好信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合工作，導(dǎo)致各種資源不能夠發(fā)揮其自身作用，使得資源利用率比較低。如果檔案庫(kù)由于管理人員技術(shù)問(wèn)題，出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致企業(yè)數(shù)據(jù)信息丟失亦或者損壞，嚴(yán)重影響管理工作進(jìn)度，增加管理成本費(fèi)用，影響企業(yè)的的長(zhǎng)久發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意義

（一）企業(yè)業(yè)務(wù)需求

企業(yè)檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，可以有效進(jìn)行信息系統(tǒng)的全面管理、與其他業(yè)務(wù)的無(wú)縫連接，從而可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一認(rèn)證、展示等，促使檔案的收集、管理、存儲(chǔ)更加一體化，實(shí)現(xiàn)各種電子檔案的實(shí)時(shí)歸檔。通過(guò)數(shù)據(jù)歸檔、多重備份等信息技術(shù)方式，強(qiáng)有力的保障電子檔案存儲(chǔ)和閱讀的長(zhǎng)久性，有利于電子檔案的長(zhǎng)久保存。

（二）企業(yè)數(shù)據(jù)需求

建立電子檔案是企業(yè)檔案庫(kù)快速發(fā)展的基礎(chǔ)。電子檔案的建立不僅可以有效填補(bǔ)傳統(tǒng)檔案信息的的不足，而且還可以在一定程度上可以擴(kuò)大信息的采集范圍，包括傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化信息、其他分支業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)收集的各種電子文件和數(shù)據(jù)信息等亦或者在辦公自動(dòng)化、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等中自動(dòng)收集的電子文件。

（三）企業(yè)檔案數(shù)字化加工需求

企業(yè)電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，可以建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，有效完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化掃描工作，另外，還可以根據(jù)檔案的收錄范圍，提高電子文件的接受和管理工作的效率和質(zhì)量，從而使得檔案信息資源整理工作更加完善，有效促使企業(yè)建立完善的檔案信息資源庫(kù)。

三、信息時(shí)代下對(duì)企業(yè)電子檔案的保護(hù)技術(shù)

（一）統(tǒng)一的系統(tǒng)管理和建設(shè)

傳統(tǒng)的庫(kù)房管理通常情況都是采用分散管理方法，需要檔案管理人員對(duì)檔案管理軟件、視頻監(jiān)控軟件等軟件、不同系統(tǒng)的賬號(hào)、接口等，這在一定程度上會(huì)影響檔案管理工作效率和質(zhì)量，導(dǎo)致數(shù)據(jù)之間無(wú)法互聯(lián)互通。如果在信息時(shí)代下，企業(yè)電子檔案中引入統(tǒng)一的系統(tǒng)管理和建設(shè)，檔案管理人員只需要采用一套軟件就可以有效管理電子檔案庫(kù)房，可以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的聯(lián)動(dòng)，從而可以降低管理成本費(fèi)用[1]。企業(yè)電子檔案統(tǒng)一的系統(tǒng)管理和建設(shè)，以服務(wù)為核心，始終圍繞企業(yè)電子檔案展開(kāi)工作，可以保障庫(kù)房環(huán)境和檔案存放安全，有利于集成檔案管理系統(tǒng)的建立，逐漸形成電子檔案到實(shí)體檔案的收集、管理和使用的統(tǒng)一管理。這樣就可以滿(mǎn)足企業(yè)部門(mén)對(duì)電子檔案的業(yè)務(wù)管理需求，同時(shí)也可以滿(mǎn)足對(duì)實(shí)體檔案的需求。檔案庫(kù)房統(tǒng)一智能建設(shè)為庫(kù)房環(huán)境提供保障，是實(shí)體檔案安全管理的前提。在信息時(shí)代下，為檔案庫(kù)房的數(shù)字化、信息化提供良好的發(fā)展空間。

（二）提高檔案庫(kù)房安全管理水平

在企業(yè)電子檔案庫(kù)房中配置視頻監(jiān)控、紅外線傳感器、門(mén)禁系統(tǒng)等，并與其他設(shè)備進(jìn)行有效結(jié)合，從而可以保障企業(yè)電子檔案庫(kù)房的安全可靠性。可以對(duì)企業(yè)電子檔案庫(kù)房濕度、溫度、漏水等進(jìn)行監(jiān)控，有效防止電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備潮濕、起火等情況的發(fā)生。如果在檢測(cè)過(guò)程中出現(xiàn)異常現(xiàn)象，出現(xiàn)異常位置的報(bào)警器發(fā)生報(bào)警警告，并保存視頻圖像，系統(tǒng)通過(guò)撥打手機(jī)、發(fā)短信、系統(tǒng)彈窗等方式將情況告知相關(guān)管理工作人員，使得相關(guān)管理工作人員能夠及時(shí)解決問(wèn)題。通過(guò)這樣的監(jiān)控系統(tǒng)，可以促使企業(yè)電子檔案管理向著科學(xué)化、智能化方向邁進(jìn)。

（三）加入RFID標(biāo)簽智能管理技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及和發(fā)展，可以在企業(yè)電子檔案庫(kù)房中引入RTID標(biāo)簽智能管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別和篩選功能。將RFID電子標(biāo)簽作為信息存儲(chǔ)介質(zhì)黏貼于電子檔案設(shè)備中，在RFID芯片中儲(chǔ)藏檔案基本信息內(nèi)容，然后使用非接觸式的RTID讀寫(xiě)設(shè)備與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接，從而可以有效實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、查找等過(guò)程的信息化管理，推動(dòng)電子檔案的無(wú)序存放，有序管理的發(fā)展[2]。同時(shí)系統(tǒng)在檔案庫(kù)房出入口設(shè)置智能安全門(mén)，通過(guò)RTID的認(rèn)證，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)防盜和檔案出入自動(dòng)登記功能。如果未經(jīng)過(guò)RTID的認(rèn)可，檔案在出庫(kù)過(guò)程中就會(huì)發(fā)生警報(bào)，這樣可以保障企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（四）檢測(cè)庫(kù)房空氣質(zhì)量，保障檔案安全

企業(yè)電子檔案庫(kù)房長(zhǎng)久不通風(fēng)、陰暗潮濕、味道刺鼻等是現(xiàn)階段檔案管理中普遍存在的問(wèn)題，上述問(wèn)題在一定程度上會(huì)影響企業(yè)電子檔案設(shè)備的正常運(yùn)作，從而難以保障企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)的完整性。因此，這就需要對(duì)企業(yè)電子檔案庫(kù)房的空氣質(zhì)量檢修檢測(cè)、控制和管理，采用自動(dòng)調(diào)整、過(guò)濾、凈化等方式，保障電子檔案庫(kù)房的空氣質(zhì)量。可以使用恒濕凈化一體機(jī)、先進(jìn)的控濕、計(jì)劃技術(shù)，有效防止螨蟲(chóng)、灰塵等物質(zhì)，消除空氣中的異味，從而能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)電子檔案庫(kù)房空氣質(zhì)量智能化管理，保障檔案數(shù)據(jù)設(shè)備的正常運(yùn)作和檔案管理工作人員的身體健康。

結(jié)束語(yǔ)

在電子檔案管理過(guò)程中，存在諸多的安全隱患，在一定程度上不僅影響檔案信息的完整性，而且還會(huì)造成機(jī)密文件泄漏問(wèn)題的發(fā)生，對(duì)企業(yè)的信息安全造成嚴(yán)重影響。所以，檔案管理人員應(yīng)要提高自身的專(zhuān)業(yè)能力，從而可以更好處理安全隱患問(wèn)題，保障電子檔案信息的安全性，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：李麗，1972年7月30日出生，女，漢族，甘肅省涇川縣人，大學(xué)本科，館員，畢業(yè)于西安交通大學(xué)工程建筑專(zhuān)業(yè)，研究方向：檔案管理。