辦公室文件傳閱工作的過程管理分析

閆婧芳

摘要：現階段，在相關工作人員的共同努力下，已經形成了從過程策劃到過程實施與過程檢查，再到過程改進的文件傳閱的良性循環管理模式，我們將這種模式稱為過程管理。為了讓過程管理的優勢作用在辦公室文件傳閱工作中得到更好的發揮，讓辦公室文件傳閱工作更加高效，本文以《辦公室文件傳閱工作的過程管理分析》為題，在簡要闡述辦公室文件傳閱原則的基礎上，進行了辦公室文件傳閱工作過程管理辦法的探究。

關鍵詞：辦公室;文件傳閱;過程管理

在實際工作中，辦公室文件傳閱工作需要遵循一定的傳閱原則和標準流程。但在新形勢下，流程與標準并不是一成不變的，辦公室文件傳閱工作也要與時俱進，跟上改革潮流，在不斷地分析探索中，找到辦公室文件傳閱工作的更好辦法，以進一步提高辦公室文件傳閱工作效率與質量，進一步增強辦公室工作中所傳閱文件的安全系數[1]。與此同時，文件傳閱工作人員也要牢記辦公室文件傳閱的基本原則，堅持按原則傳閱。

1.辦公室文件傳閱工作的基本原則

為了防止文件內容的泄露、避免文件的丟失與積壓，同時保證文件傳閱的效率，辦公室文件傳閱工作中工作人員需要遵守以下基本原則。

第一，登記手續原則。妥善保管文件是辦公室文件傳閱工作人員的職責所在，通過對文件傳閱的信息進行登記，可以讓工作人員更好的實現對文件具體行蹤的掌控，防止不必要的文件丟失等狀況。

第二，傳閱順序原則。辦公室文件傳閱通常需要按照一定的順序進行，比如工作級別的由上到下（必要情況可以按照工作級別順延，以防止文件積壓），層層傳閱等。

第三，文件保密原則。文件中承載著重要的信息資料，對于各類文件，尤其是技術研究類文件，必須要嚴格按照相關規定進行傳閱，以防止重要文件信息發生泄露，甚至重要文件的遺失。

2.辦公室文件傳閱工作的過程管理分析

2.1過程管理的主要內容

過程管理就是運用一定的實踐方法和工具來策劃、控制、改進過程效果，主要包括過程策劃、過程實施、過程檢查和過程改進四個部分，且四個部分是依次遞進，漸進循環的。

2.2辦公室文件傳閱的過程管理辦法

（1）過程策劃辦法

過程策劃，即通過事先的計劃來解決辦公室文件傳閱工作中應該做什么以及如何做的問題。比如，對于文件傳閱工作中的登記手續這一步驟，可以做如下策劃。首先，在對辦公室文件傳閱工作進行合理分工和責任劃分的前提下，辦公室文件傳閱工作人員要在接受到文件后，第一時間請求領導批示（需要做好領導不在情況的策劃），批示通過后，要對文件名稱、何人收發、收發的具體日期地點、批示人員的姓名、部門、職位，以及批示的時間地點進行準確的記錄。其次，作為辦公室文件傳閱工作的管理人員，要對每一份傳閱的文件進行認真地研讀與分析，將文件當中的重點內容摘錄出來，提高文件的傳閱效率，便于企業內部各級工作人員，在日常工作中，更好地落實文件當中的精神。將需要傳達的文件內容和其他指令進行及時的傳遞，并根據文件的機密級別和類型進行分類存檔與管理[2]。最后，以辦公室文件傳工作人員為中心，對每一份文件的傳閱過程，如文件經手人員（可以省略一些不必要的環節）信息及文件存檔的情況進行詳細的記錄，以確保文件的可追蹤，即出現問題時可以高效的找到具體責任人。

（2）過程實施辦法

過程實施，即按照策劃內容執行辦公室文件傳閱工作。一切的過程策劃都是為了工作的更好實施，若不能夠按照策劃內容去執行辦公室文件傳閱工作任務，那么策劃將失去意義。因此，在辦公室文件傳閱工作的過程管理中，需要安排工作人員進行過程實施的指引和督促[3]。一方面，要將過程策劃的內容形成書面制度，將其公示，供單位員工參考借鑒，幫助范圍內所有有文件傳閱職能和權限的工作人員養成規范傳閱文件的良好習慣;將文件傳閱過程策劃書面制度下發到每一位辦公室工作人員手中，以輔助其日常的文件傳閱工作，使其在文件傳閱工作中遇到問題時能夠有解決問題的參照依據。另一方面，辦公室文件傳閱工作的管理人員要以身作則，帶頭實施和執行過程策劃的內容，發揮其榜樣作用，鼓勵和督促辦公室文件傳閱工作中的基層工作人員，為過程策劃內容的更好落實營造氛圍，提供助力。

（3）過程檢查辦法

反省是一面鏡子，它能將我們的錯誤清清楚楚地照出來，使我們有改正的機會。過程檢查，即對以往文件傳閱工作的執行情況進行檢查，對文件傳閱工作的策劃實施效果進行評價與反省。比如，在一個階段工作結束后，辦公室文件傳閱工作相關人員要以過程策劃內容為基準，對這一階段內是否按照策劃落實了文件傳閱工作進行比較，對這一階段的工作達成效果進行嚴格的評價，并說明沒有按照過程策劃內容執行工作任務的原因。作為管理者更需要不斷地分析、綜合，不斷地行動、反思，通過具體問題具體分析方法，來發現日常文件傳閱工作中的優勢，以及需要改進的方向。

（4）過程改進辦法

過程改進，即圍繞過程策劃的最初目標、結合過程實施的實際情況、根據過程檢查的最終結果，進行辦公室文件傳閱工作過程的優化與改進。在過程改進中，要堅持“有則改之，無則加勉”的精神[4]，聽取辦公室文件傳閱工作人員的意見和建議，對過程策劃的不適應之處進行細節調整，對策劃內容執行中遇到的問題進行逐一突破，對策劃檢查的實際結果和預期效果進行分析，以幫助工作人員找出文件傳閱工作過程管理的更佳辦法。

3.結論

過程管理是提高辦公室文件傳閱工作效率、優化辦公室文件傳閱工作流程、提升辦公室文件傳閱工作體驗的一種方法，也是辦公室文件傳閱工作實現精益求精的一個途徑。文件是各類信息資料的重要載體，根據工作需求對文件進行傳閱是辦公室工作中的一項常規內容。辦公室文件傳閱工作中的過程管理，可以為單位日常文件傳閱工作提供了可靠的參照標準，為文件傳閱工作有條不紊的進行提供更科學合理的管理支持。

參考文獻：

[1]武鵬飛.辦公室文件傳閱工作的過程管理研究[J].辦公室業務，2019 （2）：10.

[2]廖天啟.做好文件傳閱工作的訣竅[J].秘書工作，2018 （4）：52.

[3]劉延永.淺談無紙化辦公和電子檔案管理[J].黑龍江檔案，2018 （1）：83.

[4]周華.淺談提高企事業單位公文處理水平的有效策略[J].辦公室業務，2018 （10）：6，8.