高校檔案數字資源平臺建設模式研究

李春燦

摘? 要：建設專業、統一的高校檔案數字資源平臺，已經成為高校檔案工作的共識、趨勢和重點，但限于檔案工作側重、檔案構成、檔案數量、軟硬件投入等多方面因素，各高校進行檔案數字資源平臺建設時，應該充分考慮實際情況和未來需求，選擇合適的建設模式。論文在對部分高校檔案數字資源建設現狀進行調研的基礎上，以實效和目標實現程度為考核標準，結合高校檔案工作未來的發展趨勢，提出綜合性的高校檔案數字資源平臺建設模式，并給出模式調整與建設策略，便于各高校根據自身的情況，動態優化，形成合適的建設模式，提高建設成效。

關鍵詞：高校檔案;數字平臺;建設模式;模式調整;動態優化

Abstract： The construction of professional and unified Archives digital resources platform in Colleges and universities has become the consensus， trend and focus of Archives work in Colleges and universities. However， due to the emphasis of Archives work， Archives composition， Archives quantity， software and hardware input and other factors， the construction of Archives digital resources platform in Colleges and universities should take full account of the actual situation and the investment of Archives digital resources platform. In the future， we should choose the appropriate construction mode. On the basis of investigating the current situation of Archives digital resources construction in some colleges and universities， taking the actual effect and the degree of realization of the goals as the assessment criteria， and combining with the future development trend of Archives work in Colleges and universities， this paper puts forward a comprehensive construction mode of Archives digital resources platform in Colleges and universities， and gives the adjustment and construction strategies of the mode， so as to facilitate the roots of colleges and universities. According to their own situation， dynamic optimization， the formation of a suitable construction model， improve the effectiveness of construction.

Keywords： Archives of Universities; Digital Platform; Construction Mode; Mode Adjustment; Dynamic Optimization

隨著國家對檔案工作的認識進一步加深和單位自身對檔案需求的日益重視，建設專業、統一的檔案數字資源平臺，規范檔案管理流程，提供更全面的和個性化的檔案服務，對原始檔案進行充分的保護，已經成為檔案工作的共識、主流和工作重點。

高校不但是培養人才的高級場所，也是國家科研力量的重要組成，日常的工作形成大量的檔案。所以，高校檔案的數字資源平臺建設，不但是各高校檔案工作的重點，更可以成為其他單位檔案數字資源平臺建設的標桿，起到引領和指導作用。

1 高校檔案構成

充分了解高校檔案的構成、特點和形成規律，了解高校檔案數字資源的建設現狀，是形成高校檔案數字資源平臺建設模式的基礎。

根據2008年9月1日施行的《高等學校檔案管理辦法》，結合對鄭州大學、河南大學、華北水利水電大學、鄭州輕工業大學、黃河科技學院、三門峽職業技術學院等二十余所學校檔案工作的調研，了解到高校檔案的構成和所占比例如表1所示。

不同的高校，不同的檔案占比會有較大的區別，比如重點高校的科研檔案占比要比普通高校的占比高得多，但在高校中，科研檔案、教學檔案、財會檔案肯定比其他檔案占據了更多的比例。

從產生特點來看，有的檔案是伴隨著工作的開展即時性出現的，比如黨群檔案、行政檔案等，因為舉行了某次會議而產生了相關的檔案，而這些檔案以紙質的文件為主，有的甚至全部都是數字文件，這就形成了良性的數字資源基礎。而有的是階段性的，比如學生檔案，在迎接新生之后，大量產生新生檔案，幾乎全部是紙質檔案，要對其進行數字化，需要大量的人力、物力和時間，在畢業前夕，又增加不少紙質檔案，比如體檢檔案、學籍檔案和成績檔案，在學習過程中，某些受到一定級別獎勵或處分的同學，還要增加檔案，這都導致了檔案管理的復雜[1]。科研檔案具有不規律性;生產檔案則有很多實物檔案;外事檔案中，圖像檔案和視頻檔案占了很高的比例;財會檔案內容多樣，數量繁多;基建檔案中的大量圖紙，為檔案數字化產生了一定的難度。

另外，隨著社會的發展、技術的發展和高校工作的需求，很多之前沒有的檔案，也不斷地涌現。比如大學生的誠信檔案、榮譽檔案，是隨著幾年來大學生的誠信問題日益嚴重，從而出現的，部分高校已經將其列為學生檔案中的重要組成部分。在檔案形成主體中，以往教師是檔案的主力，在雙創的大環境下，學生因為數量眾多，在有的學校中，反而超過了教師，成為檔案的主要形成者。

其實，在高校檔案的歸屬和分類上，很多檔案已經很難劃分得清清楚楚。例如學生參與了教師的科研，甚至很多學生自己都主持了不少科研項目。出版檔案，大多數是教師科研的成果，或者是學術活動的成果。所以，可以在檔案的分類上，考慮更大的范圍，論文采用教學檔案、科研檔案、黨政檔案、財會檔案和其他檔案五個一級分類。作為高校，教學和科研自然需要，財會檔案則因其鮮明的特點，所以單獨設計，其余所有的檔案，可以認定是各職能部門的工作檔案，一些新產生的或不知道如何歸類的，暫并于其他檔案。

2 高校檔案數字資源建設現狀

從調研情況來看，檔案數字資源建設呈現三種情況，即原生數字檔案資源、數字化檔案數字資源和檔案數字資源平臺資源。

經調研，大多數院校，原生數字檔案僅僅占了所有檔案資源的四分之一還不到，很多還是近幾年數字化或無紙化辦公推進的結果。

不少高校的科研成果檔案，基本上沒有經過數字化加工，很多保存在部門級或院系級，甚至還有不少的數字檔案，采用的是手機拍照的方式數字化而成的。另外，部分數字檔案資源，是利用了其他機構的數字資源，比如購買的文獻資源等。這些資源，可以經允許、有限制地轉換成高校檔案數字資源的組成部分。

高校檔案數字資源平臺的建設，進展還是非常緩慢。通過網絡搜索和實地考察，高校擁有專業的檔案數字資源平臺的單位還是非常的少，而河南省的高校，擁有檔案數字資源平臺的，更是鳳毛麟角。

鄭州大學檔案館分兩部分，一個是基于內網的“數字檔案管理系統”，另外是面向互聯網的“檔案利用預約平臺”。鄭州輕工業大學的數字檔案平臺目前功能有6個方面：檔案系統、檔案遠程預約、檔案征集、成績翻譯、翻譯系統管理和檔案查詢。河南大學數字化檔案綜合管理平臺2019年7月才開始招標。其他高校大多數只有一個網站，除了少量的文件查詢，并沒有提供任何的數字資源，有的高校甚至連網站也沒有。

3 高校檔案數字資源平臺建設需求

通過實地考察和網絡問卷調研的方式，對高校領導、檔案館室負責人、職能部門檔案相關人員、教職工、學生和與高校有關的政府部門、就業單位進行了調研，了解高校檔案數字資源平臺建設需求，主要包括決策支持、提升形象、提高服務效率和增強服務意識四個方面。

傳統的高校檔案，大多是用來體現證明意義，借閱的最大價值在于“有”而已。實際上，不管是院系部門的決定，還是學校的發展決策，都應該充分挖掘檔案的價值，對其進行分析，為方法設計、方案確定、決策制定提供支持。[2]

開展高校檔案數字資源對外服務，或者接收社會各界提供的檔案，比如，校友可以經授權，查詢借閱某些檔案，也可以通過該平臺，提供與學校有關的數字檔案，包括校友的發展、曾經的歷史照片，等等，從而豐富高校檔案數字資源平臺的來源，加強校友間的互動、高校與社會之間的互動[3]，提升學校形象。

據調研，目前高校有非常多的業務，還需要查找實體檔案。通過構建高校檔案數字資源平臺，將經常需要查詢的檔案，通過瀏覽器或移動平臺提供瀏覽服務[4]。這不僅可以提高檔案服務的效率，也降低了服務的成本，尤其是人力成本和時間成本，更能實現隨時隨地的服務。

4 檔案業務服務意識和個性化服務方式

對于高校教職工和學生來說，希望高校檔案數字資源平臺提供與教學、科研、學習相關的服務，服務需求更具有針對性。

比如有的高校檔案館為學生創業主動提供服務技術檔案，記錄創業過程;建立學生成長檔案，豐富學生的檔案形象。鄭州輕工業大學的檔案館，提供了成績翻譯功能，為出國留學的同學，提供成績檔案的翻譯工作。

部分高校的檔案館，面向校友，提供校友志檔案，不但將校友在校的檔案進行了數字化整理，而且還允許校友上傳個人發展檔案，并在校友和檔案館的雙重允許下，對部分校友和學生開放，從而讓大家領略校友的風采[5]。教師也可以獲得歷年的教學、科研文件，成果目錄等，從而借鑒、發展和提高，也可以記錄教師的發展軌跡，保留科研痕跡，提高科研成就。

5 高校檔案數字資源平臺建設模式

根據現有高校檔案數字資源平臺建設的現狀，結合不同層次的建設需求，提出了幾種高校檔案數字資源平臺建設模式，可供高校根據實際情況，進行模式選擇。

5.1 分布綜合式。分布綜合式指的是主要的檔案數字資源分布在原來的職能單位，少量的檔案數字資源保存在高校檔案數字資源平臺，對外以一個整體的形象展示在用戶面前。

這種高校檔案數字資源平臺的建設模式，適合大多數高校。因為高校的部分資源，在職能上已經實現了數字化，或者由職能部門開展數字化，因為對內容比較熟悉，所以更加的專業，但可能增加了職能部門人員的工作壓力[6]。因此，可以采用教職工和職能部門專業人員聯合數字化的模式。

在這種模式中，很多檔案數字的利用是跨平臺的，從表面上看，是一個統一的平臺，但實際上，利用中間件和集成技術，對檔案數字資源進行了多次調用，可能會降低查找的效率。

5.2 內容整合式。內容整合式指的是盡可能地將所有的檔案數字資源都集中在平臺中，并已經進行了內容整合，這種模式也是高校檔案數字資源平臺建設的目標模式，在這種模式中，所需的檔案數字資源可以最快、最準且最安全地提供各種綜合服務、專業服務和個性化服務。

因為，所有的檔案數字資源都通過了統一的加工，既可以瀏覽，更可以挖掘、分析。除了基礎性服務之外，更可以進行專業服務、個性服務，甚至開展面向社會的服務[7]。

6 高校檔案數字資源平臺優化策略

6.1 全員參與、注重審核。充分發揮教職工、學生和其他用戶的作用，對其掌握的個人檔案，可以采用全員參與的方式，讓用戶自行數字化，采用用戶管理部門、職能部門和高校檔案數字資源平臺管理員多重審核的方式，確保內容不出錯。

這樣，可快速且及時地增加平臺的資源數量，快速完成平臺建設。

6.2 平臺建設，規范先行。目前，不少高校限于條件，還沒有進行高校檔案數字資源平臺的建設，甚至部分業務檔案的數字資源平臺也沒有。

數字化和網絡化已經成為辦公和服務的主流，因此，在進行現階段業務工作的時候，要充分考慮未來的需要，即使是紙質檔案，也制定適合未來數字化的規范。屆時，減輕數字化的工作量，提高準確度。

6.3 充分考慮與其他系統的交互。很多高校，已經開發或購買了大量的數字平臺，如財務管理系統、科研管理系統、教務管理系統、學生管理系統、泛雅教學平臺、圖書管理系統等。

這些系統有的是業務系統，有的是學習系統，都將產生與業務、教職工和學生相關的檔案。因此，當引入這些系統的時候，要充分考慮未來與檔案管理平臺的結合。

6.4 適用為主，兼顧長遠。信息技術的發展速度飛快，兼容性和跨平臺性，成為新系統的重要衡量指標。因此，在進行高校檔案數字資源建設的時候，應以滿足現有的需求為主。現有的模塊化開發技術，也使得未來系統的優化升級，不需要全盤推翻插件和中間件技術。因此，在建設模式的優化方案中，要以適用為主。

高校檔案數字資源平臺的建設，是教育數字化建設的重要構成，更充分體現了檔案的價值，選擇合適的高校檔案數字資源平臺建設模式，優化建設方案，將起到事半功倍的作用。

要制定科學系統的檔案規范，便于高校檔案數字資源平臺的建設。另外，可以充分利用用戶的使用過程，評價使用效果，甚至采用情感交互技術[8]，為用戶提供更貼近實際需要的檔案服務，將會起到更好的效果。

*本文系2015年度國家新聞出版廣電總局國家新聞出版改革發展項目庫入庫項目“河南省科技期刊數字協同出版與服務創新工程”（項目編號：新廣出辦函【2015】105號）、河南省重點科技攻關計劃項目“河南省科技期刊知識服務數字出版發布系統開發與示范”（項目編號：152102210157）、科技部、財政部中央補助地方科技創新專項資金項目“河南省科技創新云服務平臺”（項目編號：豫財科【2016】149號）、2015年度河南省產學研合作項目“全媒體數字資源庫研究與開發（項目編號：152107000069）”階段成果。

參考文獻：

[1]教育部和國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[Z].1991-09-01.

[2]楊杰.大數據背景下高校檔案公共服務平臺的建設[J].黑龍江檔案，2017（05）：53.

[3]林堅.高校校友檔案服務平臺的設計與應用研究[J].浙江檔案，2018（09）：55-56.

[4]李娟，許雯倩.基于數據共享技術的高校科研檔案管理平臺的構建[J].山西檔案，2015（05）：75-77.

[5]劉峰.服務經濟視域下的高校檔案信息資源平臺構建[J].山西檔案，2018（05）：38-40.

[6]付永華，白占俊，張旭陽.工程電子文件閱讀設備中多源異構文件獲取模式與處理技術研究[J].檔案管理，2018（02）：53-56.

[7]哈立原.基于數據挖掘技術的高校圖書館檔案信息管理平臺構建[J].山西檔案，2016（05）：105-107.

[8]付永華.基于電子紙的工程電子文件閱讀設備研究與設計[J].檔案管理，2014（05）：33-35.

（作者單位：鄭州航空工業管理學院圖書館 來稿日期：2019-10-20）