企業檔案信息化建設中存在的問題及其對策

張利軍

摘?要：隨著我國數字化進程的不斷推進，各項科學技術都已經滲透到了我們生活的方方面面，也帶動企業自動化辦公水平穩步提高。目前，國內企業已經將計算機信息技術逐步融入日常管理，也推進了企業檔案信息化建設進程。本文將對當前企業檔案信息化建設存在的問題進行分析，剖析問題背后的深層次原因，并基于問題提出了一系列針對性強、可操作的應對策略，以期能夠為企業加快檔案信息化建設提供參考和借鑒。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;問題;對策

1?我國企業檔案信息化發展概況

1.1?企業檔案的含義

企業檔案，是指企業對于各項對公司利益有重大影響或重要意義的活動進行的記錄，也是對員工日常工作、考察的一種記錄方式，是管理者管理企業的重要管理依據。

1.2?什么是檔案信息化

檔案信息化是國家對于檔案的統一要求，旨在完成對我國檔案的統一管理，從而加強我國社會保證制度的建立。

1.3?檔案信息化的作用

（1）節省人力物力。傳統的檔案錄入需要大量的人力和物理，在檔案分類管理時不僅效率極低而且錯誤率相對較高，在完成檔案信息化后實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網絡化。

（2）檢索查詢方便。當企業檔案信息化完成后，企業中員工的信息將會詳細可查，并且根據其實際情況進行實時的更新，這種實時可查的檔案不僅真實程度更高，而且更加方便快捷。

（3）有利于提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高職能部門的工作效率。

1.4?我國企業檔案信息化管理的現狀

隨著檔案管理工作還漸得到重視，我國檔案事業的發展水平也有了重大的提高，尤其是在與信息技術相結合之后，檔案管理在工作效率與工作質量方面都有了重大明顯的進步。

2?企業檔案信息化建設存在的主要問題

2.1?企業管理者對檔案信息化建設不夠重視

從目前我國企業檔案信息化建設的發展概況來看，檔案信息化建設并沒有引起高層管理者的關注度，由于我們的企業在高層管理人員存在一些比較保守的人員，他們的觀念相對比較傳統，對于檔案信息化這一認識較為薄弱，沒有認識其重要性。導致在企業建設中，導致了嚴重的資金不足，受到了十分嚴重的影響，企業在正常運行時，沒有良好的硬件設施，工作不能良好的進行;相關技術人員不能夠得到有效的培訓，造成了企業中的隱患。

2.2?聲像檔案收集困難，資料潰乏

聲像檔案是信息化檔案中不可缺少的一部分，因為其獨特的形式有利于解決各種糾紛問題，但是由于其對設備的要求較高，所以一些企業在信息檔案建設的過程中，因為資金原因減少了對相關設備的采購，導致了聲像檔案的缺失。

2.3?企業檔案信息化建設專業人員配備及能力不足

企業檔案信息化對于專業人員的要求比較高，但是目前企業當中的人員配備不足，沒有專業的人員進行相關的操作，導致企業檔案信息化不能正常的進行。我們應該培養相關的專業人員，在軟件設施和硬件設備維護當中，克服困難，保障檔案信息化進程的進行。

3?對于企業檔案信息化存在問題的處理對策

3.1?加強宣傳引導，提升企業管理者對檔案信息化重要性認識

企業的領導者不能清楚的認識到企業檔案信息化的重要，是阻礙檔案信息化的重要原因之一，所以為了可以順利完成信息化進程，就要求企業的高級管理層，對檔案信息化的優勢有清楚的認知，并充分了解檔案信息化對于企業發展的重要性。在檔案信息化的建設過程中，只有形成從上至下思想觀念統一改變的局面才能真正做到脫離紙質檔案，建立信息檔案庫的目的。這就要求還在使用傳統存檔方式的企業，從企業檔案信息化的根本需要出發，不斷引進該方面人才，保證在檔案信息化建設的過程中的資金供應，完成企業檔案信息化建設。

3.2?加強技術研發，推進檔案管理軟件系統開發及推廣應用

目前來說，我們可以投入大量的資金，然后完善我們的硬件設施，向國外或我國檔案信息化發展較好的企業進行技術咨詢，加強技術的開發與利用，研究科學檔案技術的開發，提高它的安全性能和更新速度在企業當中，我們對于檔案信息化沒有深入的研究所以說我們應該加強技術的研發，推進檔案管理軟件系統的開發，并對他進行深度的推廣應用，讓他在企業當中得到更加良好的應用，促進企業更進一步的發展。我們的企業檔案信息化建設得以正常的維護，需要一定硬件設備支撐，并且需要定期對硬件設施進行維護，如果企業檔案信息化管理無法適應企業目前的發展狀況，就不能夠完善數字化檔案，

3.3?加強學習培訓，提升檔案管理人員專業素養和業務水平

檔案信息化的進行就要求信息檔案的管理者需要擁有檔案管理的經驗還需要有一定的專業電腦知識。企業檔案的管理，是利用當今信息化的高速掃描技術、數據壓縮技術、數據庫技術、網絡傳輸技術等技術手段，實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供利用一體化管理，最終實現檔案信息資源的共建共享。不難看出企業如果想完成檔案信息化建設，那么引進綜合型人才是信息化進程的必經之路，企業除了可以從社會進行引進外，還可以篩選出信息化方面的人才進行檔案管理方面的培訓，從而達到企業檔案信息化的要求。

4?結語

綜上所述，企業檔案信息化建設是一項綜合性和技術性較強的工作，隨著檔案信息化在我國的普及率越來越高，這項信息化技術也在不斷的趨于完善。在對該項技術進行開發和實踐過程中，以實用為主要目標，通過信息的建設，來完善檔案之間信息的快速更新，達到加快企業檔案建設的目的，從而保證我國社會經濟快速穩定的發展。

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