供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)采購退貨業(yè)務(wù)處理S

王沈橋 趙男男 張楚

摘要：供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)是集進、銷、存、財務(wù)、決策分析于一體的綜合性管理信息系統(tǒng)，由采購管理、銷 售管理、庫存管理和存貨核算四個模塊構(gòu)成。本文針對供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)采購管理模塊的采購退貨業(yè)務(wù)處理， 以用友U8V10.1財務(wù)軟件的軟件環(huán)境，根據(jù)不同的采購業(yè)務(wù)的處理進度，結(jié)合具體業(yè)務(wù)實例，具體分析采購退貨 業(yè)務(wù)的操作流程，有利于深入理解采購退貨業(yè)務(wù)的操作原理。

關(guān)鍵詞：供應(yīng)鏈管理系統(tǒng);采購退貨;業(yè)務(wù)處理

一、采購退貨業(yè)務(wù)分析

供應(yīng)鏈管理信息系統(tǒng)是集進、銷、存、財務(wù)、決策分 析于一體的綜合性管理信息系統(tǒng)，運用先進的軟件管 理方法，使進銷存業(yè)務(wù)流程處于完全可視化、可控化的 狀態(tài)，使企業(yè)管理者對于企業(yè)銷售動態(tài)全面掌握，盤活 資金，實現(xiàn)業(yè)務(wù)活動的有效監(jiān)管。供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)由 采購管理、銷售管理、庫存管理和存貨核算四個模塊構(gòu) 成，采購活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的起始環(huán)節(jié)，提供請購、 訂貨、到貨、人庫、開票、結(jié)算等完整業(yè)務(wù)流程。采購退 貨業(yè)務(wù)是企業(yè)所采購貨物到達企業(yè)或巳經(jīng)人庫后，因 為質(zhì)量等因素而產(chǎn)生退貨要求，對采購業(yè)務(wù)進行退貨 處理需要視采購業(yè)務(wù)處理業(yè)務(wù)進度分情況進行處理。

采購退貨業(yè)務(wù)是普通采購業(yè)務(wù)中可能會出現(xiàn)的附 加業(yè)務(wù)。 普通采購業(yè)務(wù)的處理流程為產(chǎn)生采購需求填 制請購單，簽訂采購合同錄制采購訂單，供應(yīng)商向企業(yè) 發(fā)貨，貨物到達企業(yè)后完成到貨單，清點貨品辦理人庫 手續(xù)后完成人庫單，供應(yīng)商給企業(yè)開具發(fā)票，企業(yè)拿到 發(fā)票后填制采購發(fā)票，根據(jù)人庫單和采購發(fā)票辦理采購 結(jié)算，審核采購發(fā)票生成采購憑證，并對人庫單記賬生 成采購成本憑證。 采購退貨業(yè)務(wù)發(fā)生存在貨物到達企 業(yè)但尚未人庫，或貨物巳經(jīng)辦理人庫但尚未拿到采購發(fā) 票，或貨物巳經(jīng)人庫并拿到采購發(fā)票但尚未辦理采購結(jié) 算，或貨物巳經(jīng)人庫拿到采購發(fā)票并巳經(jīng)辦理采購結(jié)算 的四種情況要求退貨，由于巳經(jīng)在系統(tǒng)中完成的普通采 購業(yè)務(wù)進度不同，需要分情況進行不同的處理。

二、采購退貨業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作

基于普通采購業(yè)務(wù)的處理流程和采購退貨業(yè)務(wù)發(fā) 生的進度環(huán)節(jié)不同，采購退貨業(yè)務(wù)需要按照采購退貨業(yè)務(wù)的發(fā)生環(huán)節(jié)分類進行操作。

1.貨物到達企業(yè)，但尚未入庫

例：4月8日X汽車制造公司向Z輪胎公司訂購 1200條一級輪胎，4月10日貨物巳到達X公司，X公 司在辦理人庫手續(xù)時發(fā)現(xiàn)其中的15條輪胎不符合一 級輪胎標準，聯(lián)系Z公司要求退貨，Z公司同意對不符 合標準的15條輪胎進行退貨，X公司于當日將驗收合 格的輪胎辦理人庫手續(xù)。

該業(yè)務(wù)屬于貨物巳經(jīng)由供應(yīng)商發(fā)給企業(yè)，并巳經(jīng) 達到企業(yè)，但尚未辦理人庫時發(fā)生退貨要求，需要按照 普通采購業(yè)務(wù)辦理訂單及到貨手續(xù)后辦理退貨，按實 際人庫數(shù)量辦理人庫，待拿到發(fā)票后按普通采購業(yè)務(wù) 完成后續(xù)處理，退貨具體操作流程如下：

（1 ）錄制采購退貨單。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 10日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購到 貨——采購退貨單——增加——根據(jù)退貨信息錄人退 貨單——保存——審核退貨單。

（2）錄制采購人庫單。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 10日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——庫存管理——人庫業(yè) 務(wù)——采購人庫單一增加一根據(jù)實際人庫信息填 制人庫單——審核人庫單該筆業(yè)務(wù)尚未取得采購發(fā)票，如在月末前取得采 購發(fā)票，則在系統(tǒng)中錄制采購發(fā)票，根據(jù)采購人庫單和 采購發(fā)票辦理采購結(jié)算，之后對采購人庫單在存貨核 算模塊進行記賬并生成采購成本憑證，在應(yīng)付款管理 系統(tǒng)審核采購發(fā)票并制單。如在月末仍未取得采購發(fā) 票，為保證賬實相符，需要在月末對該筆業(yè)務(wù)的采購人 庫單辦理暫估記賬，生成暫估憑證，根據(jù)所選擇的暫估 業(yè)務(wù)處理方式待下月拿到發(fā)票后進行相應(yīng)的處理。

2.貨物已經(jīng)入庫，但尚未拿到發(fā)票

例：4月9日X汽車制造公司向Y油漆公司訂購 2000桶白色車漆，4月11日貨物巳到達X公司并辦理 人庫，4月12日X公司發(fā)現(xiàn)Y公司發(fā)來的2000桶油漆 中的10桶存在質(zhì)量問題，要求Y公司辦理退貨，Y公 司同意對有質(zhì)量問題的10桶油漆進行退貨，X公司尚 未取得采購發(fā)票。

該業(yè)務(wù)屬于貨物巳經(jīng)由供應(yīng)商發(fā)給企業(yè)，并巳經(jīng) 達到企業(yè)辦理人庫手續(xù)，還未收到采購發(fā)票時發(fā)生退 貨要求，此種情況巳經(jīng)在系統(tǒng)辦理人庫手續(xù)，需要錄制 退貨單及紅字人庫單辦理退貨，待拿到發(fā)票后按普通 采購業(yè)務(wù)完成后續(xù)處理，退貨具體操作流程如下：

（1）錄制退貨單。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 12日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購 到貨——采購退貨單——增加——根據(jù)退貨信息錄人 退貨單——保存——審核退貨單c

（2）錄制紅字采購人庫單。在用友U8V10.1系統(tǒng) 以4月12日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——庫存管理—— 人庫業(yè)務(wù)——采購人庫單——生單——選擇采購到貨 單（紅字）——選中此業(yè)務(wù)退貨單生單——審核紅字采 購人庫單。

該筆業(yè)務(wù)尚未取得采購發(fā)票，如在月末前取得采 購發(fā)票，則在系統(tǒng)中錄制采購發(fā)票，根據(jù)紅藍兩張采購 人庫單和采購發(fā)票辦理采購結(jié)算，之后對紅藍兩張采 購人庫單在存貨核算模塊進行記賬并生成兩張采購成 本憑證，在應(yīng)付款管理系統(tǒng)審核采購發(fā)票并制單。如 在月末仍未取得采購發(fā)票，為保證賬實相符，需要在月 末對該筆業(yè)務(wù)的兩張采購人庫單辦理暫估記賬， 生成 暫估憑證，根據(jù)所選擇的暫估業(yè)務(wù)處理方式待下月拿 到發(fā)票后進行相應(yīng)的處理。

3.貨物已經(jīng)入庫并拿到發(fā)票，但尚未結(jié)算

例：月13日X汽車制造公司向C燈具公司訂購 1500只汽車大燈，4月14日貨物巳到達X公司并辦理 人庫，4月15日X公司收到C公司開具的采購專用發(fā) 票一張，發(fā)票載明汽車大燈1500只，4月16日X公司 發(fā)現(xiàn)C公司發(fā)來的1500只車燈中的8只無法亮起存 在質(zhì)量問題，要求C公司辦理退貨，協(xié)商后C公司同意 對有質(zhì)量問題的8只車頂辦理退貨，該筆業(yè)務(wù)尚未進 行采購結(jié)算和貨款支付。

該業(yè)務(wù)屬于貨物由供應(yīng)商巳經(jīng)發(fā)貨到企業(yè)，企業(yè) 給貨物辦理人庫手續(xù)，收到采購發(fā)票，還未進行采購結(jié) 算時發(fā)生退貨情況，此種情況巳經(jīng)在系統(tǒng)辦理人庫手 續(xù)，錄制采購發(fā)票，需要填制采購退貨單及紅字人庫單 辦理退貨，填制紅字采購發(fā)票核減應(yīng)付款，之后按普通 采購業(yè)務(wù)辦理采購結(jié)算，結(jié)轉(zhuǎn)采購成本并確認應(yīng)付賬款，退貨具體操作流程如下：

（1）錄制退貨單。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月

16日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購 到貨——采購退貨單——增加——根據(jù)退貨信息錄人 退貨單——保存——審核退貨單c

（2）錄制紅字采購人庫單。在用友U8V10.1系統(tǒng) 以4月16日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——庫存管理—— 人庫業(yè)務(wù)——采購人庫單——生單——選擇采購到貨 單（紅字）——選中此業(yè)務(wù)退貨單生單——審核紅字采 購人庫單。

（3）錄制紅字采購發(fā)票.在用友U8V10.1系統(tǒng)以4

月16日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購 發(fā)票——紅字專用采購發(fā)票——±曾加——錄制發(fā)票號、 發(fā)票日期——生單——選擇采購人庫單——選中此業(yè) 務(wù)紅字采購人庫單生單——保存

（4）辦理采購結(jié)算。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 16日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購結(jié) 算——自動結(jié)算——查詢條件選擇對話框結(jié)算模式勾 選紅藍人庫單和紅藍發(fā)票——確定——完成采購結(jié)算 （兩張人庫單及兩張發(fā)票）。

（5）人庫單記賬。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 16日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——存貨核算——業(yè)務(wù) 核算——正常單據(jù)記賬——選擇此業(yè)務(wù)紅藍兩張人庫 單——記賬

（6）結(jié)轉(zhuǎn)采購成本。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月

16日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——存貨核算——財務(wù)核 算——生成憑證——選擇此業(yè)務(wù)紅藍兩張人庫單—— 補全會計科目——生成兩張憑證c

（7）審核采購發(fā)票。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 16日日期登錄，選擇財務(wù)會計——應(yīng)付款管理——應(yīng) 付單據(jù)審核——選擇此業(yè)務(wù)紅藍兩張發(fā)票——審核

（8）確認應(yīng)付賬款。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 16日日期登錄，選擇財務(wù)會計——應(yīng)付款管理——制 單處理——選擇此業(yè)務(wù)紅藍兩張發(fā)票——確定憑證類 別——生成憑證c

4.已辦理采購結(jié)算

例：月18日X汽車制造公司向W電子公司訂購 800臺汽車中控顯示屏，4月20日貨物巳到達X公司 并辦理人庫，4月21日X公司收到W公司開具的采購 專用發(fā)票一張，發(fā)票載明汽車中控顯示屏800臺并于 當日辦理采購結(jié)算，4月23日X公司發(fā)現(xiàn)此次采購的 W公司顯示屏有3臺型號不符，要求W公司辦理退貨， 協(xié)商后W公司同意辦理這3臺顯示屏退貨，該筆業(yè)務(wù) 貨款尚未支付。

該業(yè)務(wù)屬于貨物由供應(yīng)商巳經(jīng)發(fā)貨到企業(yè)并辦理人庫手續(xù)，收到采購發(fā)票后巳經(jīng)進行采購結(jié)算，采購結(jié) 算后發(fā)生退貨，此種情況已經(jīng)在系統(tǒng)辦理人庫手續(xù)，錄 制采購發(fā)票，完成采購結(jié)算，結(jié)轉(zhuǎn)采購成本和確認應(yīng)付 賬款，發(fā)生退貨后需要填制采購退貨單及紅字人庫單 辦理退貨，填制紅字采購發(fā)票，之后對紅字人庫單和紅 字采購發(fā)票辦理采購結(jié)算，核減采購成本及應(yīng)付賬款， 退貨具體操作流程如下：

（1 ）錄制退貨單。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月23 日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購到貨 ——采購退貨單——增加——根據(jù)退貨信息錄人退貨 單——保存——審核退貨單。

（2）錄制紅字采購人庫單。在用友U8V10.1系統(tǒng) 以4月23日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——庫存管理—— 人庫業(yè)務(wù)——采購人庫單——生單——選擇采購到貨 單（紅字）——選中此業(yè)務(wù)退貨單生單——審核紅字采 購人庫單。

（3）錄制紅字采購發(fā)票。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月23日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購 發(fā)票——紅字專用采購發(fā)票——±曾加——錄制發(fā)票號、 發(fā)票日期——生單——選擇采購人庫單——選中此業(yè) 務(wù)紅字采購人庫單生單——保存

（4）辦理采購結(jié)算。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 23日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——采購管理——采購結(jié) 算——自動結(jié)算——查詢條件選擇對話框結(jié)算模式勾 選人庫單和發(fā)票——確定——完成采購結(jié)算

（5）人庫單記賬。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月23日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——存貨核算——業(yè)務(wù) 核算——正常單據(jù)記賬——選擇此業(yè)務(wù)紅字采購人庫 單——記賬

（6）結(jié)轉(zhuǎn)采購成本。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月23日日期登錄，選擇供應(yīng)鏈——存貨核算——財務(wù)核 算——生成憑證——選擇此業(yè)務(wù)紅字采購人庫單—— 補全會計科目——生成憑證^

（7）審核采購發(fā)票。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 23日日期登錄，選擇財務(wù)會計——應(yīng)付款管理——應(yīng) 付單據(jù)審核——選擇此業(yè)務(wù)紅字采購發(fā)票——審核

（8）確認應(yīng)付賬款。在用友U8V10.1系統(tǒng)以4月 23日日期登錄，選擇財務(wù)會計——應(yīng)付款管理——制 單處理——選擇此業(yè)務(wù)紅字采購發(fā)票——確定憑證類 別——生成憑證c

三、結(jié)語

采購退貨業(yè)務(wù)需要視采購退貨發(fā)生節(jié)點進行處理， 采購業(yè)務(wù)進行到什么階段，退貨業(yè)務(wù)也要處理到相應(yīng) 階段。通過上述四例業(yè)務(wù)對采購退貨業(yè)務(wù)在供應(yīng)鏈管 理系統(tǒng)的操作的詳細分析，有利于初學者掌握采購退 貨業(yè)務(wù)處理流程，明晰操作原理，提高ERP管理思維。 參考文獻

1.甘素芳.采購退貨業(yè)務(wù)在用友U8V10.1軟件的操 作探討.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（21）.

（責任編輯：蘭卡）