淺析新經(jīng)濟時代加強高校檔案信息化建設(shè)的路徑

曹璐 蔣飛

摘要：在新經(jīng)濟時代背景下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)成為了檔案管理發(fā)展的重要趨勢。針對目前高校檔案管理過程中出現(xiàn)的制度混亂、人員素質(zhì)不高和管理理念滯后等問題，通過加強檔案管理信息化建設(shè)的制度、信息技術(shù)引進和信息人才培養(yǎng)等多種路徑加強高校檔案信息化建設(shè)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：新經(jīng)濟時代;高校檔案;信息化建設(shè)

近幾年，隨著經(jīng)濟全球化和一體化的加快，高新技術(shù)和信息技術(shù)的更新，整個社會逐漸進入了新經(jīng)濟時代。新經(jīng)濟時代的到來，影響了各行各業(yè)的發(fā)展和管理模式，這其中就包括高校的檔案管理工作。如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將直接影響檔案管理的工作效率和質(zhì)量。因此，將信息技術(shù)和檔案管理工作結(jié)合到一起，對檔案管理的模式進行創(chuàng)新，同時將檔案管理的規(guī)章制度進行完善，重視檔案管理工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，讓高校的檔案管理工作更加順利高效地開展，更好地為高校和師生服務(wù)，最終促進高等教育的整體發(fā)展。

一、當(dāng)前進行高校檔案信息化建設(shè)的意義

目前，整個社會進入了新經(jīng)濟時代，經(jīng)濟全球化和信息化成為了其最顯著的特征。隨著信息化建設(shè)的加快和5G的實現(xiàn)，人們可以隨時隨地、隨心所欲地溝通和查閱資料，而且網(wǎng)絡(luò)速度越來越快。高校在檔案管理的過程中，將紙質(zhì)檔案材料通過現(xiàn)代化技術(shù)手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字化信息資源，實現(xiàn)通過計算機目錄查詢系統(tǒng)和手機APP查詢系統(tǒng)，方便、快捷、高效地管理和查閱各類檔案信息，使高校檔案管理更加快捷、高效。

第一，提高了檔案的保存質(zhì)量。在高校檔案管理工作中，經(jīng)常會使用到一些檔案資料。目前紙質(zhì)檔案仍是主流，由于長期重復(fù)使用紙質(zhì)檔案，往往會出現(xiàn)損壞、丟失、不清的情況，給檔案管理帶來了很多的不便。如果以電子載體的形式存儲現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，就不易受物理環(huán)境的影響，且具有存儲方便、獲取方便、安全性強等特點。加強高校檔案的信息化建設(shè)，可以大大降低紙質(zhì)檔案的使用頻率，有效保護檔案的原始性，并為人事檔案的可持續(xù)發(fā)展提供有效保障。

第二，實現(xiàn)了信息資源的共享。高校基本都有自己的行政管理信息系統(tǒng)和教學(xué)科研管理信息系統(tǒng)，而檔案管理主要是人工操作，這往往導(dǎo)致信息滯后和信息不對稱，影響了日常教學(xué)和行政管理的效率。如果加強高校檔案的信息化建設(shè)，將檔案管理系統(tǒng)、行政管理信息系統(tǒng)和教學(xué)科研管理信息系統(tǒng)共享，加強高校各部門和各系統(tǒng)之間的聯(lián)系，促進資源共享。

第三，提高了人力資源管理工作的效率。高校的辦學(xué)規(guī)模目前趨于穩(wěn)定，高校隊伍建設(shè)從量變轉(zhuǎn)為質(zhì)變的階段。建設(shè)一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強的教師和行政隊伍顯得尤為重要。實現(xiàn)檔案電子化管理，完善人才數(shù)據(jù)庫，加強人才信息的收集和資源共享，讓高校在進人、內(nèi)部流動方面更加便捷、科學(xué)和有效，提高人力資源管理工作的效率，保證人才的持續(xù)供應(yīng)，提高高校的競爭力。

二、當(dāng)前高校檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

高校檔案管理工作是一項基礎(chǔ)且繁瑣的工作，是高校管理工作中一項必不可少的環(huán)節(jié)，隨著時代的發(fā)展和高校的改革，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不適應(yīng)新的需要，出現(xiàn)了以下幾個方面的問題和不足。

（一）檔案管理觀念落后

高校的檔案管理工作一般不會成為高校工作的重點，基本沒有研究和規(guī)劃。因此存在領(lǐng)導(dǎo)不重視的普遍現(xiàn)象，更談不上對信息化建設(shè)的思考和實踐。一般工作人員在這種工作氛圍下，對自己的工作敷衍了事，只求完成任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)不重視、工作人員不積極，極大影響了高校檔案信息化建設(shè)的推進。

（二）檔案管理制度混亂

高校檔案管普遍存在管理制度混亂的現(xiàn)象，管路部門也是各有差異，有的是人力資源管理部門，有的是黨政辦公室，還有的是分層級進行管理，把中層以上管理干部和普通教職工分開管理。檔案管理員專職的較少，兼職的較多，且往往附帶其他行政工作，檔案管理員的工作時間和工作精力得不到保障，管理水平低，管理條件差。

（三）檔案信息不全且數(shù)據(jù)混亂

高校檔案信息普遍存在內(nèi)容不健全，數(shù)據(jù)不準確的現(xiàn)象。一方面，檔案的信息簡單，缺乏個性化，不夠全面，參考價值有限;另一方面，檔案記錄的各項評價諸如思想狀態(tài)、專業(yè)特長、工作經(jīng)歷、獲得成果等方面千篇一律，重復(fù)性較高，不能夠全面的反映本人的綜合素質(zhì)，使得數(shù)據(jù)不夠準確和全面。

（四）檔案的安全性不強

不管是學(xué)校還是教職工，檔案都是私密的，檔案管理的安全性尤為重要。由于檔案管理的制度落后、工作人員的責(zé)任心不強，往往會出現(xiàn)檔案遺失或者資料缺失的情況。在檔案管理過程中，有些學(xué)校還出現(xiàn)了個人信息被泄露和散播，給教職工本人造成一定的傷害，也給學(xué)校的檔案管理工作帶來很大的困難。

（五）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

高校檔案管理的信息化建設(shè)，需要管理人員具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和扎實的專業(yè)技能，對信息化技術(shù)要求較高。但是檔案管理者有很多都不具備信息化建設(shè)的專業(yè)知識，部分管理者年齡偏大，學(xué)習(xí)能力不強，這些都制約高校檔案信息化建設(shè)的進程。

三、高校檔案信息化建設(shè)的主要路徑

在新經(jīng)濟時代的大背景下，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，高校檔案管理的信息化建設(shè)是重要趨勢，也逐漸被更多高校重視，納入未來檔案管理的規(guī)劃之中。鑒于目前高校檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，就如何加強檔案管理的信息化建設(shè)有以下幾點對策。

（一）提高認識，加強宣傳

高校要進一步強化檔案管理的政治意識，明確檔案管理的職責(zé)定位、優(yōu)勢特色和短板弱項，加強信息化建設(shè)方面的宣傳和引導(dǎo)，讓檔案管理部門樹立信息化建設(shè)的意識，把檔案管理信息化建設(shè)納入其考核范圍，建立長效機制。增強檔案管理人員的主人翁意識，積極學(xué)習(xí)信息化建設(shè)相關(guān)知識，結(jié)合學(xué)校實際情況探索符合本校檔案信息化建設(shè)的具體措施。通過宣傳和引導(dǎo)讓廣大教職工了解檔案信息化建設(shè)的重要性，積極參與其中。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃，形成機制

高校要加強檔案信息化建設(shè)的調(diào)研與研究，建立符合本校實際情況的專門機構(gòu)，統(tǒng)一管理，專門服務(wù)，厘清檔案管理過程中的混亂情況。持續(xù)加大資金投入，引進最新的信息化設(shè)備和專門人才，在人力、物力和財力方面給予傾斜和支持，改善檔案管理工作的辦公條件。積極出臺和完善檔案管理制度和實施辦法，加強管理人員的培訓(xùn)，嚴格執(zhí)行新的檔案信息化管理標準，提高檔案信息化建設(shè)的效率。

（三）建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善信息數(shù)據(jù)

構(gòu)建符合高校實際情況的數(shù)據(jù)庫，開發(fā)科學(xué)、便捷的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化。加強檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，一是把原來紙質(zhì)的檔案資料通過掃描、拍照等技術(shù)保存起來;二是檔案信息整合，按照時間、部門、業(yè)務(wù)內(nèi)容等方式整合電子資源，實現(xiàn)電子檔案的分類和整合;三是優(yōu)化檔案信息管理系統(tǒng)的使用，使資料的錄入和查詢更加便捷和準確。

（四）加強檔案管理人才的培養(yǎng)

高校檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)的檔案信息化管理人才，檔案信息化管理人才是高校檔案信息化建設(shè)可持續(xù)的重要保障。一方面，要加強對現(xiàn)有檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)，包括計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，定期考核現(xiàn)有人員的信息技術(shù)掌握情況和使用情況，對不符合崗位的人員進行分流;另一方面，要加強檔案信息化管理人才的引進，優(yōu)化檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)，建立一支結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)素養(yǎng)過硬的檔案管理隊伍。

（五）加強安全意識和安全措施

通過檔案信息化建設(shè)，方便了檔案的儲存和使用，但是也會出現(xiàn)容易泄露檔案信息的問題。一方面，要加強對高校檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們在管理和使用檔案過程中的安全意識和保密意識。另一方面，要加強檔案信息管理系統(tǒng)抵抗風(fēng)險的能力。對檔案資料通過信息技術(shù)手段及時備份，減少資料丟失的風(fēng)險。加強后臺技術(shù)的保障，提升檔案信息管理系統(tǒng)抵御外部攻擊的能力。系統(tǒng)管理員要加強風(fēng)險防范意識，嚴格設(shè)置管理和訪問權(quán)限，定期更換密碼，防止系統(tǒng)信息被竊取和破壞。

參考文獻：

[1]王玉宗.大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：155.

[2]唐婷.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型研究[J].蘭臺世界，2019（07）：8184.

[3]沈小軍.信息化背景下創(chuàng)新民辦高校檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：7778.

[4]王紅.高校人事檔案信息化建設(shè)的問題及對策[J].黑龍江科學(xué)，2016.（20）：7879.

[5]朱琦.高校人事檔案信息化管理建設(shè)[J].科技傳播，2015（16）：7576.

作者簡介：曹璐（1987—），女，漢族，陜西西安人，碩士，研究實習(xí)員，研究方向：人力資源管理和檔案管理;蔣飛（1987—），男，漢族，陜西西安人，碩士，講師，研究方向：大學(xué)生思想政治教育。