試析如何正確進行科技檔案信息資源的開發和利用

陳銀娥

[摘 要] 檔案管理是現代社會發展的重要環節，能夠對于單位的過往經驗、總結、運營等相關價值文件及資料進行有效保管和利用，對于單位的未來發展具有重要意義。文章針對現代單位發展的特點進行分析，探索其科技檔案管理工作信息化建設的優化路徑，尋求檔案信息資源的開發與利用策略。

[關鍵詞] 科技；檔案；信息資源；開發利用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

隨著電子化、信息化產業的不斷完善與提升，當前的科技檔案管理工作有著更加廣泛的管理、利用、保存途徑，同時也更大程度上發揮了檔案管理工作的服務效能。信息化的科技檔案管理改變了傳統紙質檔案的管理形式，使得存儲范圍更加便捷，減少了空間占用對于保管更加有利，一次性的信息化數據錄入就可以一勞永逸，為以后的查詢、修改、整理、收集、調取等工作奠定了數據基礎，有效地提高了工作效率，避免了傳統檔案管理出錯率高的問題[1]?，F代數據統計顯示，信息化檔案管理效能相比傳統模式，效能提升至少在50%以上，同時錯誤率也大幅降低，達到80%以上。

一、現代單位科技檔案管理工作的問題分析

（一）信息化建設意識不強

我國經濟領域的發展非常迅速，自從改革開放以來各大單位在各行各業中都展現了不同的風采，但是現代化單位的發展速度過快的弊端是單位發展環節無法完全照顧到，科技檔案管理的現代化建設往往不被重視。從單位的高層到具體的管理操作人員，僅僅是將單位信息和數據進行簡單的電腦輸入，并不具備信息化檔案管理的體系，同時檔案信息化管理建設的資金投入量較少，因此其效能應用也無法完全施展，無法發揮自身的價值，直接影響了檔案管理對單位提供相應服務的功能。很多單位在信息化建設的投入上不足4成，制約了效能的提升。

（二）缺少完善的管理體系

由于之前的科技檔案管理過程較為繁瑣，大部分是以紙質資料進行收納、管理以及編輯，因此其服務效能較為低下，并在其內部形成了一種慣性思維，認為檔案管理的用處并不大，但是信息化建設需要在人力和物力等多個方面加大力氣投入，所以當前信息化建設的阻力重重。在檔案管理的實際運行過程中，缺乏較為規范的標準化制度，與目前信息化管理運行需求并不匹配，從監管制度、資金以及設計多個方面都沒能全面性的提供保障，所以開發、利用較慢，且目標不夠明確[2]。

（三）信息化檔案存儲不利

由于單位對于科技檔案管理的重視程度不夠，因此相關的軟硬件設施也沒能跟得上?？萍紮n案管理建設需要有足夠的計算機及網絡配置，需要的軟硬件建設上做到與時俱進，而且隨著時代的發展當前的檔案管理方式也在日新月異的變化，并需要有專門的維護人員和管理人員才能保證檔案存儲的安全性以及平穩性，而軟硬件設施建設是制約現代單位信息化發展的重要瓶頸。另外單位管理團隊中缺乏專業性人才也是制約檔案發展的主要問題，很多檔案管理人員信息化水平不高，對于檔案軟件及網絡運用不熟練，無法充分發揮信息化的關鍵能效。

二、科技檔案開發與利用應當遵循的原則

在開展科技檔案開發、利用工作中，必須提升檔案工作的高效性，進而適應現代經濟社會的快節奏發展趨勢。在傳統的檔案工作中，由于任務相對較為輕松，面對的工作情況也相對較為簡單，所以普遍存在檔案管理與檔案開發利用效率不夠高的情況。探索高效科學的檔案管理模式，對于構建現代檔案管理體系具有至關重要的作用。部分工作人員忽視了檔案管理效能的提升，制約了現代檔案工作的發展。融入高效性原則，合理、科學開展檔案保護工作，是現代檔案工作的發展趨勢。在開展科技檔案開發、利用工作中，要著力提升信息化管理水平。隨著現代信息技術的發展，檔案工作也進入了新的工作層次，作為相關管理者和工作人員，要認識到現代檔案保護工作的發展趨勢，提升檔案開發、利用工作的信息化水平。通過利用現代信息技術，特別是大數據技術等，能夠有效提升檔案工作的綜合效能。

在開展現代科技檔案開發、利用工作中，要著力提升檔案工作的科學性水平。檔案管理工作作為一項傳統性的工作，很多人認為沒有明顯的提升與創新空間，其實這是對科技檔案工作的這一種錯誤理解。隨著現代工作的不斷發展，很多先進的工作理念和工作模式，都開始與傳統工作相融合，進一步提升檔案工作的科學性，對于提高檔案管理綜合效能具有重要意義。作為工作者，要認識到現代檔案工作的發展趨勢，結合工作中暴露出的問題，著力尋找新的檔案保護工作模式，特別是借鑒先進經驗，提升檔案開發、利用與管理的綜合效能[3]。

三、現代科技檔案管理工作的優化路徑探析

（一）樹立正確的科技檔案管理建設觀念

信息化的科技檔案管理建設對于單位收集以往的數據、制定未來發展規劃、提升市場競爭力等方面，具有著重要的現實意義。同時也需要單位內部樹立正確的檔案信息化觀念，建議從單位高層開始轉變思想，并加強科技檔案管理建設的重視程度，并以“從上到下”的思想宣傳，對科技檔案管理以及建設觀念，進行教育和逐層傳遞，以此營造現代化單位信息檔案管理建設的良好氛圍，為下一步的計劃建設奠定扎實基礎?，F代化科技檔案管理的規劃設計，應根據社會發展意識形態不斷調整優化，結合相關國家部門頒布的管理條例作為基礎，同時注重單位自身的發展情況及特點，建立相應的指導體系，既要充分地發揮現代科技所帶來的便捷性和先進性，同時也要結合單位檔案信息管理的特點制定科學的規劃，以更加宏觀的角度審視檔案所能發揮的服務效能，然后從信息化建設的細節入手不斷完善和優化。

（二）建立規范化的科技檔案開發利用體系

科技檔案管理不僅要充分利用現代的科學技術，同時也要建立完善、健全的管理標準，正所謂“無規矩不成方圓”，一個單位的健康平穩發展，需要利用先進的管理標準進行規范，同樣檔案管理要注重其安全性、完整性以及服務性標準的制定，既要遵循檔案的特點同時要建立科學的監管制度，對于檔案管理要有明確的責任劃分，一旦發現問題可以做到有責可查、有制可依。在科技檔案管理的標準制定中需要針對檔案保密機制、檔案輸入輸出規章、檔案利用標準以及查閱登記等多個環節制定明確的制度，同時還要對電子檔案的收集以及拷貝有明確的限制，最大程度上保證信息檔案的安全性，同時相關的檔案管理方式也應在公司內部的其他信息管理模式中進行推廣，確保資料的私密性和公務性[4]。

（三）推動大數據技術與科技檔案的整合利用

互聯網是近些年快速崛起的行業，正是由于互聯聯網技術的快速發展為大數據的崛起提供發展平臺，它將各類信息數據資料進行資源整合，形成一個完整的數據庫及數據鏈條，可以方便人們進行查閱和信息傳遞。大數據的迅速普及與其自身的優勢有著很大關系，從大數據的信息庫中人們可以快速找到自身想要的資料，并且能通過關鍵詞語的查找，對所關心的問題進行有效延展。大數據技術不僅具有海一樣的存儲容量和快速的檢索功能，而且能夠對大量的數據進行智能化分析，對于快速解決問題具有重要的作用。大數據技術的最大優勢就是可以對數字化資源進行深入的挖掘分析，并為單位的各種決策提供相應的數據支持。探索大數據與科技檔案的整合利用，有助于提升綜合管理效能。應用大數據進行管理，可以進一步提升檔案管理效能，實現億萬級的數據資源，通過檔案資源分析與利用，將數據分析效能提升至90%以上。

（四）注重專業檔案管理人才的培養與選拔

當前我國大部分單位的科技檔案管理還處于初級階段，在摸索的過程中人為因素是運行影響最大的環節，缺乏人才也是檔案信息化建設的重要難題。針對這樣的現象相關單位應該加大專業化人才的吸引，積極與各大高校的相關專業建立人才培養戰略計劃。結合單位的實際情況，在學生剛入學的階段就開始戰略性培養，然后簽訂人才引進計劃，為單位今后的信息化發展提供必要的人才儲備。另外，現階段的人才需要借助各大招聘平臺發布信息，注重人才自身的潛力以及創新能力，也可定期為相關人員提供必要的知識培訓，發揮繼續教育的最大效能，并加大相關的資金投入，提升單位的軟硬件設施，以更加先進化的設備提升人員的工作效率。

四、結語

綜上所述，在開展科技檔案管理工作中，檔案資源開發、利用工作占據著重要的地位，探尋科學的檔案工作模式與優化路徑，就要提升對檔案工作的重視程度，適應當前檔案管理發展趨勢。在檔案保護工作實踐中，要遵循一定的工作原則，在正確思想的引領下，不斷提升科技檔案開發、利用工作的綜合效能。

參考文獻：

[1]耿美.開發檔案信息資源服務科技創新發展——安徽省科技檔案資源開發利用初探[J].安徽科技，2019（12）：39-40.

[2]章細英.淺析開發利用數字科技檔案信息資源為科研服務[J].蘭臺內外，2020（8）：83-84.

[3]牟虹.論如何開發利用水利科技檔案信息資源[J].大科技，2019（24）：15-16.

[4]徐春紅.淺談科技檔案信息資源的開發與利用[J].卷宗，2019，9（13）：77.