國企人事檔案管理急需改進

□ 梁小濤 劉建功

人事檔案管理是人力資源管理的重要內容。人事檔案是對個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現，以及工作變動等情況進行歸納的文件材料，是全面正確識別人員并進行培養、選拔、任用的重要依據。當前，企業工資分配、社會保障制度等各項改革措施也在不斷深化，企業員工檔案管理如何緊跟企業發展的步伐，更好地服務企業？

檔案具有證實性憑證和服務性參考作用

用好用活人力資源，識別、培養、選拔干部，除從專業技術方面考察、甄選、甄別外，還要把人事檔案當作重要參考依據。人事檔案主要有兩個方面的作用：證實性憑證作用和服務性參考作用。

在證實性憑證方面，人事檔案形成的證明證據鏈具有真實性和原始性，是其他任何材料都不可替代的依據和憑證，是個體經歷真實、全面的反映。單位招考政審，出具以檔案為依據的各種證明，都要參閱人事檔案。在服務性參考方面，查閱檔案可以清楚了解個體工作軌跡，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。

現代企業為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等結合。在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料，繼續匯總、歸入本人檔案。人事檔案還是科學確定個人信用體系的重要參考依據。

檔案材料收集、歸檔和查閱使用存在問題

當前，國有企業在檔案材料收集、檔案歸檔、檔案查閱使用上有進一步提升的空間。

在檔案材料收集方面，以收集的人事檔案材料為例，這些材料提供的信息存在質量問題。主要原因是甄別與收集體系不完善，導致人事檔案一定程度存在信息失真、信息缺失、信息較少等情況。

在檔案歸檔方面，在人事檔案管理機制上，勞資雙方簽訂勞動合同后，用人單位才可以調檔。在市場經濟條件下，人員流動較頻繁，很多單位會忽視檔案，甚至導致人員與檔案脫節等問題。

在檔案查閱使用方面，由于受傳統思想的束縛，部分企業檔案在收集鑒別、整理歸檔、查閱借用等方面沒有完善的規章制度，在文件歸檔、登錄、統計等一系列環節全部采用手工操作的方式。在個別單位，檔案甚至可以隨意查閱。

加強對檔案管理的組織領導、使用管理和信息轉化

黨的十八大以來，《干部人事檔案工作條例》印發，中央組織部在全國分級分批集中開展干部人事檔案專項審核工作，對檔案造假問題進行專項整治，制度建設加強，營造了干部人事檔案管理的良好氛圍。

國有企業要進一步加強對人事檔案工作的組織領導工作，做到人事檔案收集、歸檔、使用和查閱分開，同時對人事檔案管理加強考核，明確考核結果與相關工作人員績效之間的密切聯系。進一步加強人事檔案使用管理，明確檔案要有充分體現干部忠誠、干凈、擔當的材料，為干部人事等工作提供全面準確鮮活及時的檔案信息服務，用嚴格制度和嚴明紀律規范檔案“建、管、用”各個環節。要加快人事檔案信息化建設，積極開發相關數據庫應用軟件，有步驟、有計劃地對企業檔案進行數字化處理，科學地管理好新型檔案材料。要提升人事檔案管理人員素質，加強對檔案管理工作人員的培訓，使其能夠掌握現代化檔案管理方法及手段，以保證其能夠更好地開展檔案管理工作，建立機制確保檔案信息不泄密。