大數(shù)據(jù)時代下高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀和發(fā)展策略

大數(shù)據(jù)是近年來的熱門詞匯，隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，在人們?nèi)粘Ｉ钪蟹e累了海量的數(shù)據(jù)，而這樣一個海量數(shù)據(jù)的時代就被稱為大數(shù)據(jù)時代?，F(xiàn)代高校由于各種信息技術(shù)的應(yīng)用，在教學(xué)常規(guī)管理中也產(chǎn)生了海量的大數(shù)據(jù)，如何在海量的文件和數(shù)據(jù)中獲取有效信息，提高教學(xué)管理水平，是所有高校教學(xué)秘書所面臨的共同挑戰(zhàn)。

一、高校教學(xué)秘書在大數(shù)據(jù)時代下的工作現(xiàn)狀

高校教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校教務(wù)處、二級學(xué)院院領(lǐng)導(dǎo)、任課老師以及學(xué)生的橋梁，是保證高校能夠順利開展教學(xué)工作的關(guān)鍵。高校教學(xué)秘書工作活動范圍寬廣，涉及事務(wù)繁雜瑣碎，在工作過程中必須認(rèn)真細(xì)心，稍有疏漏就可能釀成教學(xué)事故，嚴(yán)重影響教學(xué)秩序，造成不良后果。

（一）高校教學(xué)秘書的工作內(nèi)容

1.常規(guī)工作：協(xié)助抓好院系各專業(yè)教學(xué)計劃的實施，做好教學(xué)組織、課務(wù)安排、教學(xué)質(zhì)量管理等方面的工作，維護教學(xué)秩序的正常運行。協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)進行教學(xué)計劃管理，并依據(jù)教學(xué)計劃制定教學(xué)任務(wù)；做好教學(xué)實踐環(huán)節(jié)的落實與管理，做好教材建設(shè)安排，組織在校生參加各級各類考試。2.學(xué)籍管理工作：按規(guī)定辦理本系學(xué)生的休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)，并將材料歸檔；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)做好新生入學(xué)、畢業(yè)生離校工作，并及時向教務(wù)處上報學(xué)生異動情況。3.教學(xué)質(zhì)量管理工作：參與組織各專業(yè)教研會；協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)組織召開學(xué)習(xí)委員座談會；定期組織各年級的評教工作，將評價結(jié)果匯總發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和任課教師，促進教學(xué)質(zhì)量的提升。4.畢業(yè)生工作：開展畢業(yè)生頂崗實習(xí)動員大會；對畢業(yè)生的就業(yè)三方協(xié)議進行資格審查，收集每位畢業(yè)生的調(diào)查報告、實習(xí)鑒定等材料，并將所有學(xué)生實習(xí)成績匯總并上報學(xué)院。5.教學(xué)檔案管理及其它臨時交辦的事項。

（二）大數(shù)據(jù)時代下高校教學(xué)秘書工作的困境

1.常規(guī)事物繁雜，不利于職業(yè)專業(yè)化發(fā)展

高校教學(xué)秘書受制于目前高校二級管理體制，受到學(xué)校教務(wù)處等職能部門和所在學(xué)院系部的雙重領(lǐng)導(dǎo)。因此教學(xué)秘書除了要完成學(xué)校教務(wù)處安排的方方面面的工作。還要身兼系部科研秘書和行政秘書等多職，因此高校教學(xué)秘書被常規(guī)性工作占據(jù)了大量時間。對于很多高校教學(xué)秘書而言，甚至接待學(xué)生和老師的咨詢也是日常工作的重要內(nèi)容。因此很難在有限的時間里去處理專業(yè)性強的工作，疲于應(yīng)付是工作的常態(tài)，更不用說抽時間提升專業(yè)技能或者進行科研課題的研究。

2.缺乏大數(shù)據(jù)管理、分析、處理能力

現(xiàn)在各高校信息化程度逐漸升高，各種軟件種類繁多。雖然這些軟件提高了高校無紙化辦公率，但是高校教學(xué)秘書更多的是這些軟件的被動操作者，沒有主動的去管理、分析、處理這些軟件所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)。究其原因一部分是因為部分高校教學(xué)秘書計算機使用能力弱，更多則是因為高校教學(xué)秘書在管理理念和管理方式上沒有轉(zhuǎn)變思想，沒有將管理實體對象轉(zhuǎn)化為以大數(shù)據(jù)為核心的虛擬對象。在工作中沒有將教學(xué)常規(guī)活動中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)進行有效的抓取、分類和動態(tài)監(jiān)測，沒有去分析數(shù)據(jù)背后的原因。大多數(shù)高校教學(xué)秘書仍然停留在簡單的軟件應(yīng)用，工作中只有單純的使用和輸入，重復(fù)性機械性的勞動既增加了高校教學(xué)秘書的疲憊感，又無法提高教學(xué)秘書職業(yè)專業(yè)化水平，還影響了高校教學(xué)管理水平的提高。

3.專業(yè)技術(shù)水平不夠，職業(yè)認(rèn)同感不足

近年來雖然各高校招聘教學(xué)秘書的學(xué)歷層次有較大幅度的提高，但是專業(yè)要求不夠，只有少部分高校在招聘教學(xué)秘書崗時要求專業(yè)對口，這就導(dǎo)致了大部分高校教學(xué)秘書其實是專業(yè)不對口，半路出家，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。入職后對教學(xué)秘書的相關(guān)培訓(xùn)也不像專任教師那里有針對性，更多的是以德育為主，以公文寫作和禮儀培訓(xùn)為輔，沒有系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)現(xiàn)代信息技術(shù)知識和大數(shù)據(jù)處理能力，這就進一步的導(dǎo)致了高校教學(xué)秘書專業(yè)技術(shù)水平不夠高。

同時一些高校自身也認(rèn)為高校教學(xué)秘書崗位專業(yè)性不強，對教學(xué)秘書群體的重視程度不夠，對教學(xué)秘書科研進修的支持力度小。高校教學(xué)秘書接受的更多的是事務(wù)性工作，所做的工作差異性小，基本沒有科研課題和專業(yè)研究，缺乏晉升通道和自我價值的體現(xiàn)。容易產(chǎn)生職業(yè)倦怠，缺乏職業(yè)認(rèn)同，也就沒有自我學(xué)習(xí)進步的動力。

二、大數(shù)據(jù)時代下高校教學(xué)秘書提高工作能力的策略

（一）依托教學(xué)管理平臺，創(chuàng)建教學(xué)數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)分析和研究能力

高校教學(xué)秘書的常規(guī)性事物比較多，應(yīng)該依托學(xué)校的教學(xué)管理平臺將事務(wù)性工作與專業(yè)性工作分離開。學(xué)生可以依托相應(yīng)的軟件盡量在網(wǎng)上完成選修課，學(xué)籍注冊，打印成績，教學(xué)質(zhì)量評價等工作。教師則可以完成課表查詢，調(diào)課申請，教學(xué)工作計劃，工作量統(tǒng)計，閱卷成績分析、查詢會議通知等常規(guī)教學(xué)事物。這樣既為學(xué)生和教師辦理常規(guī)教學(xué)事務(wù)提供了便利快捷的方式，也能把自己從繁雜的常規(guī)教學(xué)事務(wù)工作中解放出來，提高工作效率。同時高校教學(xué)秘書作為專業(yè)的管理人員可以通過現(xiàn)代信息技術(shù)動態(tài)的發(fā)送消息，分類處理學(xué)生和教師的各種問題，并將以上各部分所產(chǎn)生的教學(xué)常規(guī)大數(shù)據(jù)進行收集和分析，形成學(xué)校教學(xué)數(shù)據(jù)庫。通過對數(shù)據(jù)庫中大數(shù)據(jù)的分析和處理可由更有效的制定教學(xué)計劃、學(xué)生培養(yǎng)計劃、進行教學(xué)評估、輔助學(xué)科專業(yè)發(fā)展等。通過以上手段高校教學(xué)秘書不僅減輕了自身工作的負(fù)擔(dān)還可以對教學(xué)常規(guī)進行更加科學(xué)有效的管理，提升學(xué)校育人質(zhì)量。

（二）提升自身能力，積極主動加強教學(xué)秘書專業(yè)化建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代下高校教學(xué)秘書除了要掌握原有教學(xué)秘書的基本技能之外，還要熟練的掌握計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，還要能夠處理和加工各種軟件所產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)并通過科學(xué)有效的分析，得到學(xué)校教學(xué)運轉(zhuǎn)的真實情況。然教學(xué)秘書要具備以上的能力就必須主動學(xué)習(xí)，主動轉(zhuǎn)變思想，把教學(xué)管理當(dāng)做專業(yè)的事來做，積極組織參與科研活動，及時固化成果。同時也需要高校提高對教學(xué)秘書的重視程度，針對專業(yè)技術(shù)知識不足的問題采取請進來，送出去的政策。首先定期開展集中學(xué)習(xí)，針對信息化不足和大數(shù)據(jù)理解處理能力不夠的問題邀請專家學(xué)者開展主題培訓(xùn)。其次高校應(yīng)該定期的安排教學(xué)秘書到大數(shù)據(jù)處理能力強的學(xué)校進行輪訓(xùn)和跟班學(xué)習(xí)，開拓眼界，提升能力，使教學(xué)管理工作更加系統(tǒng)和專業(yè)。出臺相應(yīng)政策鼓勵高校教學(xué)秘書開展科研活動提高專業(yè)知識和職業(yè)認(rèn)同感。最后要長遠發(fā)展，高校還應(yīng)鼓勵教學(xué)秘書繼續(xù)深造學(xué)習(xí)，通過攻讀碩士或博士，提升自己學(xué)歷層次和專業(yè)能力。

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代對高校教學(xué)秘書的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)，高校教學(xué)秘書只有主動作為，以大數(shù)據(jù)時代為契機，突破現(xiàn)有專業(yè)發(fā)展困境，實現(xiàn)管理理念和技術(shù)的全面升級，才能幫助高校提高教學(xué)管理水平和育人質(zhì)量，才能在未來社會的發(fā)展中得到更好的機會，實現(xiàn)自身的價值。