干部人事檔案信息化建設的困境及解決對策

姜 媛

(黑龍江省紅旗農場社會保險事業管理局，哈爾濱 150090)

1 干部人事檔案管理存在的問題

1.1 檔案材料來源不規范

不同時期的工作人員不同，工作方式與習慣也不一樣，收集檔案這一工作就很容易存在不規范的問題。如果干部檔案外調，各部門甚至各地區差別很大，就會導致信息來源和檔案形式多種多樣，檔案管理人員在整理時會很迷茫，對資料內容不熟悉，會找不到資料。有的檔案字跡不清晰，表意不明，加大了檔案材料管理的難度。

1.2 檔案材料不夠真實

干部人事檔案是教育培訓、人才測評的重要依據，都是紙質的。長期以來，由于每次填報前后信息不一致，有些干部可能會出現記憶錯誤，而且信息量大，很難檢查每次填寫的信息是否一致。個別干部考慮到自己的利益會偽造個人檔案，一旦這些材料進入檔案館，就很難在今后的參考資料中核實和鑒別真偽。

1.3 檔案管理人員水平不高

檔案人員的專業水平和技能并不能證明他們具有專業的管理水平。有的檔案管理人員專業水平不高，再加之人事檔案歸檔要求不嚴，個人檔案缺少一些資料和檔案目錄，會導致檔案出現不嚴謹、不完整的現象。有的干部不能及時報送和歸還檔案，難以記錄，有的干部甚至在檔案移交過程中丟失檔案。

2 干部人事檔案的重要性

從最初的招聘開始，到后續的培訓、績效的記錄、薪酬的統計、勞動關系的確定等，甚至包括其他各個細小環節，都要記錄在人事檔案中。一個人從高中到大學階段的各種經歷都要記錄在人事檔案中，在就業和單位選拔錄用等方面會對一個人的未來產生巨大影響。對于一名干部而言，干部人事檔案是其身份信息的最原始憑證。干部人事檔案能夠徹底反映出這名干部的基本信息和成長歷程，具有極強的參考價值。當干部的信息出現異議和問題時，最基本的參考依據就是這份具有歷史性和真實性的干部人事檔案。對干部的監督和規范是干部人事檔案能夠發揮的有效作用之一。

3 干部人事檔案管理信息化建設的意義

3.1 提高檔案管理效率的必然要求

傳統的事業單位干部人事檔案管理工作模式的檔案處理效率較低，以紙質文件形式進行檔案管理的體系和業務流程占據了較大空間，承載的內容也有限，查找也麻煩，嚴重滯后了事業單位的整體工作效率。事業單位應對干部人事檔案進行信息化管理，利用信息化技術手段有效減少檔案處理失誤，節省時間，節約空間，便于信息儲存和快速查找，減輕檔案管理人員的工作負擔。

3.2 新時代干部人事檔案工作發展的必然趨勢

當今檔案資源管理難度急劇增加，傳統的檔案檢索、利用和服務工作難以滿足社會需求。應推動干部人事檔案管理的科學化、信息化、規范化、智能化，保證檔案管理工作的高效進行，這也是新時代干部人事檔案工作發展的必然趨勢。

4 干部人事檔案信息化管理的優勢

4.1 有利于干部檔案信息查詢

干部人事檔案信息化管理不僅可以長期保存數據，還能在對相關數據和信息進行分類時消除重復數據，方便管理人員進行瀏覽和查閱。信息化管理可以從海量的信息中快速向管理者呈現所需的內容，大大提高了信息查詢的檢索效率和質量。

4.2 加強了檔案信息的規范化

干部信息的查詢和處理等一系列工作往往是當事人或檔案人員在填寫傳統干部檔案信息時編寫的，這使得一些數據內容難以識別，而信息管理按規定統一格式解決了檔案管理中的模糊、潦草等問題，為今后的工作提供了最清晰的第一手資料。

4.3 有利于傳統干部檔案的長期保存

由于這些檔案都是非電子檔文件，并不能很好地被長期保存，很容易因過多的翻閱而產生缺陷，而且紙質文件對存儲環境的要求很高，需要一個特殊的大空間檔案室來存儲和保存。而現代干部人事檔案可以通過計算機和云存儲實現數字化管理，既節省了存儲空間，又實現了信息的永久存儲。

4.4 保證了文件信息的安全性

干部人事檔案信息具有使用價值和公開價值，利用信息化技術能夠使兩種價值得到高效發揮。為提高檔案信息的保密性，檔案信息管理人員要利用信息化技術來實現檔案信息的安全管理，保證干部檔案內容不易公開、不易修改、不易增減。

5 干部人事檔案信息化管理的優化措施

5.1 創建人事檔案數據庫，提高檔案利用率

檔案管理部門在管理干部人事檔案的過程中，要促進干部人事檔案的開發利用，提高檔案管理工作效率，更好地滿足用戶需求。檔案管理部門必須有效保護紙質檔案，并建立技術先進、功能全面的檔案信息服務體系，更好地完成內部領導部門與上級相關單位的人事檔案信息共享，提高對干部人事檔案的利用效率。

5.2 提高檔案的時效性和真實性

在干部人事檔案信息化管理過程中，檔案人員應加強對檔案的動態管理，重點對以往的人事檔案進行審核，刪除無保存價值的資料，增加新的資料，便于有關部門了解干部的一切實際情況。同時，擴大數據內部容量，建立完善的信息管理和處理系統，提高檔案的整體使用水平。

5.3 部門協調，實現檔案共享

干部人事檔案的收集和設計基本涉及了單位的每個崗位，因此，干部人事要做好各部門的溝通協調工作，從多方面整合人事，摸清人事財務狀況，實現檔案共享，發揮出人事檔案的真實價值。

5.4 確保檔案信息化的安全

在網絡信息時代，利用網絡管理人事檔案越來越受歡迎，但必須格外注意人事檔案的安全性，比如在設置密碼時增強密碼的復雜度。還可以通過復制技術和加密技術防止外部人員重寫和訪問文件，以確保文件的完整性和真實性。

5.5 提高管理人員技術水平

為了使人事檔案信息管理更加科學，除了專業培訓外，還必須提高管理人員的計算機操作水平，加大對檔案管理人員的定期考核力度，提高管理人員的綜合素質。同時，要采取一系列措施避免檔案數據丟失，保證檔案數據的安全。干部人事檔案的登記要讓具有專業技能的檔案管理人員來完成，這樣可以提高檔案存取效率和管理精準性。