加強人事檔案證明服務規范化探索

殷菁遙

(黑龍江測繪地理信息局 后勤管理中心，哈爾濱 150081)

1 加強人事檔案證明服務規范化管理的重要性

1.1 更好地滿足人事檔案社會化服務的迫切需求

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系等緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。隨著社會經濟的發展，人事檔案證明服務的對象由原來的本單位內部職工發展到今天的社會化全面服務，出具人事檔案證明的范圍也由從前針對某些歷史問題的證明，發展到多個領域，如本人或法定繼承人的親屬關系公證、購房改房的工齡證明、職稱申報評審的證明、因公出(境)政審手續、居住證等證件的辦理、社會保險福利待遇的接續與轉移等。人事檔案證明服務工作呈現出內容廣泛、形式多元、途徑多樣的新特點，只有加強人事檔案證明服務的規范化管理，才能更好地滿足人事檔案社會化服務的迫切需求。

1.2 對促進人事檔案管理工作規范化發展的積極作用

開具人事檔案證明一般涉及對服務對象的身份審查、事由審查、登記審批、查閱、復制、出具證明、用印以及留底備份等多個環節，通常需要檔案管理人員付出較多時間來完成工作，因此在過程中加強規范化管理，一方面不僅可以在客觀上縮短開具證明的時間，提高工作效率，同時也在一定程度上避免了無制可依造成的隨意現象及無開具存根或審批備案造成的混亂現象。另一方面，也可以促進檔案利用工作中各環節管理的規范化、制度化，從而推動整個人事檔案管理工作的全面規范化發展。

2 加強人事檔案證明服務規范化亟需解決的問題

2.1 工作流程

隨著社會的發展，學歷情況認證、購房改房證明等工作正面臨服務內容越來越豐富、出證來源繁雜多變的情況，因此在具體的人事檔案證明服務中，人事檔案管理部門及工作人員除了要按照檔案中的有關記載制發證明外，還需要在有關部門的要求或配合下承擔相關職能，明確開具證明服務的具體范圍、工作步驟，理清檔案管理部門的工作職責，才能為檔案證明服務的規范化打好基礎。

2.2 技術手段

當前對人事檔案證明服務的需求呈擴大趨勢，對出具檔案證明服務的技術手段要求也在不斷提升。一些證明的需求者因身在外地或時間不充裕，不便實地求證，普遍需要檔案證明的數字化、無紙化，而有限的技術條件將越來越制約檔案證明服務的規范管理，因此人事檔案證明服務技術手段的提升顯得尤為重要。

2.3 檔案安全

傳統的人事檔案多采用“你查我調”的管理模式。為了確保檔案資料安全，人事檔案管理更加倚重勞動力，使得人事檔案實體的保管、保密存在一定的安全隱患。人事檔案的數字化管理雖引進了新技術，后期也需要專業的信息管理技術來保障安全，以防出現漏洞。可以說，檔案的安全、保密工作是一項常態化的工作，是規范人事檔案證明服務的重要保證。

2.4 檔案信息的質量保證

出具檔案證明一般要結合現有館藏中的檔案記錄做出相應的正面證明，如果檔案資料不齊全或真實性存疑，例如沒有完成干部人事檔案的審核工作，沒有核對好“三齡兩歷”的真實情況，則會降低出具證明的準確性。因此，保障檔案材料的質與量，也是檔案證明服務規范化的關鍵所在。

3 加強人事檔案證明服務規范化的對策

3.1 建立健全有關規章制度，規范出證服務

在《中華人民共和國檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規的總體要求下，結合開具人事檔案證明服務的實際工作，制定出證服務制度，明確具體的服務范圍、工作步驟。對于涉密或因相關原因不能開放出證的，需經有關部門批準后，實施相應工作，為人事檔案的安全性、人事檔案證明服務規范化管理提供有效的制度保障。

3.2 完善出證服務流程，提高工作效率

人事檔案出證服務一般應包括但不限于以下幾個環節：a.對出證申請進行審核。檔案管理部門應從出證內容、出證事由、利用方式等方面對出證申請進行綜合審查，并確認是否可以受理。對拒絕受理的出證申請應說明理由，對可以受理的出證申請，應要求申請者填寫登記表，將申請日期、申請出證事由、出證方式寫清，并完善好相關審批程序。b.結合申請需求查閱檔案材料。有兩種情況：一種為檔案中有直接可以佐證的材料，一種是可以查到的有關材料，但并不能直接證明申請內容，應把查到的相關內容的原件以復印等方式提供或列入證明中，但不能出具結論性意見，僅供需求者參考。c.形成檔案證明材料。通過以上兩步準備與分析判斷，在與需求者溝通后，選擇通過復印檔案原件、摘錄檔案原文或綜合敘述的形式提供證明材料。要采用標準的格式撰寫，注意表達準確、內容全面，必要時可以對一些情況予以注釋說明。d.做好審批手續。由檔案管理部門負責人對登記表和所開具的證明材料進行審核，審核無誤后簽字確認并加蓋檔案證明專章，同時工作人員應為證明編號并做好備份，以便核查與統計分析。通過這樣對出證工作流程進行細化，可以完善工作程序并提升工作效率。

3.3 建立人事檔案信息數據庫，保證檔案信息質量

數據庫應當從完善內容出發，在確保內容全面、信息精準的同時，進行定時或隨時的更新與維護。在內容完善的基礎上，可以配套檢索功能。對于利用頻率較高、年代久遠、易損耗的重點材料，可以采用掃描的方式，在確保安全的前提下留存在計算機中。通過這些技術手段，可以使人事檔案信息利用的質量與效率得到大幅度提升，從而助力人事檔案證明服務的規范化管理。

3.4 明確角色分工，形成出證服務的內控機制

開具人事檔案證明服務的工作看似單一，實則卻是一個協同聯動的過程。為了減少疏漏，可在工作流程的不同階段匹配相應的工作人員，確定每個人的角色分工，堅持誰經手誰負責的原則，在工作態度上預防細節的疏漏。另外，此舉也可有效防止某個環節出錯而導致最后出具證明的錯漏。如在第一階段，即對出證申請進行審核及查閱檔案材料的階段，可以由一般的檔案工作人員負責完成。第二階段，即形成證明材料階段，應由檔案管理部門的負責人進行撰寫、把關。最終階段，即履行審批手續階段，可以由相關領導、負責人來完成。這樣將出證服務的每項工作落實到具體崗位的目標與任務中，可減少人事檔案證明服務過程中的疏漏，達到加強人事檔案證明服務規范化的目的。