事業單位檔案信息安全管理工作分析

（國家海洋信息中心，天津 300171）

在檔案管理中應用信息技術，滿足了事業單位日常工作需要與持續性發展需求，但是信息技術在應用過程中，電子檔案信息安全性極易受到黑客、病毒等安全因素的侵擾。因此，加大檔案信息安全管理工作就成為事業單位信息化建設過程中的重要工作內容。

一、事業單位檔案信息化建設的重要性

首先，促進事業單位獲得持續性發展。信息技術在電子信息文件的存儲與管理中的應用，不僅提升了管理成效，也可以充分挖掘出事業單位檔案信息的潛在價值。此外，檔案信息化管理手段，為事業單位在網站上公布電子檔案信息提供了諸多便利。老百姓可以通過網站及時查詢到與自身利益相關的電子檔案信息，進而提升了政務信息的公開性與透明性，并有效地提升事業單位的公共形象，促進事業單位獲得持續性發展。

其次，提升檔案管理模式的先進性。信息技術在檔案管理中的運用，使人工錄入、紙質媒介等管理模式得到了一定程度的改善。傳統的檔案管理模式無法挖掘出檔案信息的最大價值。而檔案信息化管理模式，則可以快速地實現息息收集、存儲、管理與共享等多項工作內容，進而有效提升了檔案管理成效。

二、事業單位檔案信息管理中常見的安全問題

1.物理安全性較低

所謂的物理安全是指檔案存儲自然環境與建筑環境的安全性。目前，電子檔案成為事業單位常見的檔案存儲類型，而電子檔案存儲安全性會受到計算機軟硬件性能的影響。在個別事業單位中，因某些計算機軟件存在一定的漏洞，導致檔案極易遭受到病毒損害。從計算機硬件來看，因硬件間的兼容性較差等，導致檔案在讀取或者儲存質量較差，或者存儲空間的外部溫濕度影響到電子設備性能等。

2.技術安全性有待提升

在實際的檔案管理工作中，檔案存儲設備極易受到黑客攻擊或者病毒侵害等。此外，計算機軟件在更新與優化過程中，以及因設備或者軟件不兼容等因素，威脅到事業單位檔案信息的安全性。對于一些計算機安全等級較低的事業單位，未對所應用的網絡進行充分的安全防護等，使網絡安全性較低。在存儲或者管理檔案信息時，有些檔案管理人員未及時備份電子檔案信息，使電子檔案一旦缺失，直接影響到電子檔案的完整性與精準性。

3.檔案管理人員的綜合素養有待提升

有些事業單位的檔案管理人員的計算機技能或者信息知識儲備有限，使其自身的素養無法滿足檔案安全管理的工作需求。由于檔案管理人員的安全意識較低、缺乏健全的計算機應用安全知識等，在工作過程中未科學合理的進行安全設置，抑或者存在違規操作等，導致信息出現缺失等。有些檔案管理人員的缺乏檔案保密意識等，使檔案信息被外泄等。

三、事業單位檔案信息安全管理工作策略

1.加強軟硬件設施建設

事業單位需要為檔案管理工作配置專業的軟硬件設備，并設置專門的檔案室等，以此為檔案信息化管理創造良好的環境。在強化檔案室安全管理時，需要建立健全的安全規劃，使檔案室內的溫濕度、抗火、防盜性能等符合檔案信息化管理需要。在采購軟硬件設備時，需要全面檢查設備性能，并保證設備間的兼容性，以此為電子檔案存儲、管理等創造良好條件。

2.建立完善的電子檔案信息安全管理規范

首先，事業單位需要結合自身的檔案管理工作需要，制定出科學完善的檔案信息安全管理規范，以此保證檔案安全管理工作有章可循，有據可依。在實際的檔案管理工作中，工作人員要嚴格按照制度規范開展檔案信息收集、歸納、整理等各個環節的工作。其次，事業單位需要定期組織專項技能培訓。結合檔案安全管理工作實際情況，建立起相應的安全管理考核制度，督促著檔案管理人員全身心投入到安全管理工作中。最后，全面監管檔案管理人員的工作行為，一旦存在違規操作行為，就要及時制止并糾正相關工作人員的行為。

3.健全事業單位電子檔案信息訪問機制

首先，科學合理設置檔案信息網絡管理系統的訪問權限，以此防止外來非法人員進入到電子檔案信息系統而影響到檔案信息的完整性與安全性。其次，結合檔案管理人員的工作權責等設置適宜的檔案系統訪問與操作權限等，進而防止數據信息外泄或者遭受到篡改等。再次，結合檔案管理信息化平臺的工作需要，建立起健全的訪問權限管理規范。事業單位可以將登錄密碼管理模式與隨機式登錄密碼管理模式相互融合，以此保證信息化檔案管理平臺能夠安全與穩定地運行。最后，健全檔案信息化平臺的記錄功能，相關技術操作人員通過分析訪問記錄或者操作行為等，來及時發現不當的操作行為或者檔案信息化管理平臺存在的漏洞，進而制定出適宜的解決措施。

4.建立一支高專業素養的檔案管理隊伍

首先，全面了解本單位的檔案管理工作情況，制定出適宜的人才選聘方案。在人才選聘環節，要全面考察應聘者的信息技術水平、知識儲備、職業素養等，并堅持擇優錄用原則。其次，重視人才培養工作。要定期不定期組織專項培訓活動，并嚴格規范自身的檔案工作行為，以此保證檔案管理平臺運行安全性與檔案數據信息的合理性、完整性。

結語

總之，信息技術的快速發展，使檔案信息化管理成為事業單位檔案管理工作的重要發展方向。在實際的檔案信息化管理環節，因管理人員的信息技術水平欠佳或者缺乏信息安全意識等，影響到電子檔案信息的安全性與完整性等。以上內容結合事業單位檔案信息安全管理工作問題，提出了相應的管理策略。希望可以給相關工作者帶來一定的借鑒與參考。