企業人事檔案電子信息化管理分析

（濰坊市人力資源服務集團有限公司，山東 濰坊 261041）

一、企業人事檔案電子信息化管理存在的問題

1.人事檔案電子信息化管理基礎設施供給不足

人事檔案電子信息化工作的開展，需要電子信息化相關的硬件設備和軟件技術的支撐。然而，實際工作中，尤其是中小企業在開展人事檔案電子信息化管理過程中，技術和硬件設備普遍欠缺。首先，難以創建安全的電子信息化工作環境，直接威脅企業人事檔案電子信息的安全性。其次，為彌補硬件設備的欠缺，同時節約人力成本和固定資產的投入，不能滿足專有設備儲備人事檔案電子信息；辦公人員兼任檔案管理工作，不能由專人專職對檔案進行集中化管控等一系列問題。以上因素均可能導致檔案保管工作喪失保密性，隨著人員流動的頻繁、檔案信息量的增加，不能有效地規整和保存人事檔案信息，將導致人事檔案信息的管理工作僅限于流程化而非實質性的規范運行。最后，人事檔案電子信息主要由企業人力資源管理者負責，而電子信息化工作需要具備專業技能的專業人士，基于此，就需要招納人力資源與技術管控相結合的復合人才。然而，人才供給滯后于市場需要的現狀，將導致人事檔案管理者與電子信息化專業技術擁有者相互脫節，人才綜合素質與人事檔案電子信息化管控工作的不匹配，人才方面這一基礎條件，構成實際工作進展的障礙。

2.人事檔案電子信息化管理技術的落后性

企業對人事檔案進行電子信息化管理是一項持續和久遠的工作。在開展過程中，隨著信息量的增加和數據的復雜性，信息管理系統需要及時做到更新和進行必要的維護工作。然而，中小企業的人事檔案信息化管理可能缺乏相關的專有管理技術方法和管理系統。對于大企業，管理系統可能從其他企業外購而來，而非針對自身企業的特征由專業人員進行特定化設置，專用化程度低，在管理系統運行過程中可能會出現不可預見的問題，由于技術上的不足，不能及時對管理系統進行維護和更新改造，這將降低了電子管理系統工作的效率，從而影響正常工作。

3.企業人事檔案電子信息化管理的安全性

企業人事檔案電子信息化管理的安全性涉及網絡技術運行的安全以及信息儲備的安全。電子檔案儲存過程中需要借助于類似于云盤的共享平臺。網絡技術的運行的安全性直接影響到信息儲備的安全性。在信息共享以及存儲過程中，如果不能保證網絡運行環境的安全性，人事檔案信息的保密性將存在很大的安全隱患，將會產生員工信息泄露、甚至企業內部機密性文件的安全保管也會受到威脅。

二、企業人事檔案電子信息化管理的建議

1.完善人事檔案電子信息化管控系統

具體包括建立系統完備的電子信息化管理辦法，健全企業對人事檔案電子信息化管理的制度。首先，從內部控制的角度，創建有效的內部制度。其次，加大對相關先進硬件設施設備的投入成本，為建立科學、系統的電子檔案信息管理提供完備的硬件基礎。同時，需要引進規范的人事檔案電子信息管控的軟件，通過后期的培訓與學習，正確地運行相關的軟件和程序。具備完備的硬件設備條件后，專業人員建立完善的人員信息，通過專有軟件，建立起電子人事檔案庫。積極推進信息建立—儲備—共享，“三位一體”的平臺建設，系統化地管控電子檔案信息，做好部門之間以及人員之間的信息互通和數據共享，提高企業的管控效率，保證信息傳達的高速性、及時性和真實性。

2.企業注重人才引進，培養復合型人才

企業人事檔案電子信息化工作是一項符合任務。不僅需要人力資源的管理能力，還需要兼備檔案留存與整理的基本技能，同時對計算機能力也有相應的高層次要求。因此，需要企業通過多維度、多途徑地加強培養復合型人才。集人力資源管理—檔案管理—計算機技術，“三位一體”的綜合性人才。企業可以開展線上線下相結合的培訓課程與互動交流相結合的培訓體系，制定相對應的考核指標和獎懲機制，變被動學習為主動學習，從而提高企業的運營效率。

3.加強安全管控力度，提高信息化的安全性

大數據快速發展的信息化時代，保障電子信息的安全性是企業在建設過程中不容忽視的方面。企業應加強安全管控力度，積極采取相關措施預防人事檔案信息化管理中的安全信息泄露的問題。可采取技術手段防范網絡技術信息的安全疏漏，如選擇性地對保密文件和數據進行加密、利用系統自帶或者新開發的病毒查殺或黑客防護軟件技術進行安全保護，維護電子信息數據的完整性、安排專人進行專項負責制，確保每項保密數據都由對應人員進行保存與專有技術進行安全防護。制定與數據信息相適應的信息恢復和應急預案，保障遺漏數據能被有效查出，以此保障信息數據的完整性。

綜上，人事檔案電子信息化管理是企業加強信息化建設的過程中需要重點關注的方面。加強檔案電子信息化建設，突破傳統紙質版檔案的留存與保管形式，完善檔案管理工作的新進展，從而促進企業持續性、與時俱進的發展。