淺談醫(yī)院檔案管理的方法與技巧

（山西省陽(yáng)泉市第一人民醫(yī)院，山西 陽(yáng)泉 045000）

引言

從表面上看，檔案管理工作比較簡(jiǎn)單，但是實(shí)際上也較復(fù)雜，專業(yè)性較強(qiáng)，并且檔案管理工作對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生極大影響，檔案工作就是將醫(yī)院人事、患者就診等各種信息，進(jìn)行建立、分類、整理，在臨床上需要資料時(shí)及時(shí)地進(jìn)行資料提取，為患者的治療提供有效信息，因此醫(yī)院檔案管理工作的重要性不言而喻。基于目前社會(huì)及市場(chǎng)環(huán)境下，醫(yī)院需要著重地關(guān)注檔案管理，將檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析并解決，才能采用更具針對(duì)性的檔案管理方式，提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量水平[1]。

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作信息化程度低

目前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展中，基于新的醫(yī)療改革背景下，其最重要影響發(fā)展的因素為檔案管理中缺少技術(shù)支持和建設(shè)。在醫(yī)院檔案管理工作中，其涵蓋內(nèi)容有醫(yī)護(hù)人員檔案、患者檔案等。然而由于新醫(yī)療改革深入發(fā)展，給醫(yī)院檔案管理工作提出更加嚴(yán)格要求，其難度也不斷地升高，因此，在管理工作時(shí)，僅依靠傳統(tǒng)設(shè)備是無法完成管理工作。目前醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院在此項(xiàng)目中資金投入較少，因此缺乏先進(jìn)技術(shù)和操作設(shè)備，例如，具有良好數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并且管理人員未認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)檔案管理工作重要性，因此導(dǎo)致管理工作的改革受到一定限制[2]。

2.檔案管理制度存在問題

醫(yī)院檔案以電子文件、音像等形式存在，在醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，能夠?yàn)榕R床治療、醫(yī)院發(fā)展提供可靠信息支持。目前，針對(duì)醫(yī)院的創(chuàng)新發(fā)展過程中，管理制度存在的問題也會(huì)產(chǎn)生一定的阻礙。第一，大部分醫(yī)院目前的檔案管理工作，都已充分地將信息化運(yùn)用在其中，但實(shí)際上總體運(yùn)作機(jī)制方面還有更多的缺陷性問題。例如，若醫(yī)院中，各科室、部門間屬于獨(dú)立的，未與其余部門有較好的聯(lián)系，則會(huì)造成各部門較分散、不集中，信息總院無法及時(shí)地進(jìn)行共享，導(dǎo)致信息溝通效率較低，而檔案中與醫(yī)療和衛(wèi)生服務(wù)信息的方式過于單一，造成檔案管理工作效率較低，阻礙醫(yī)院發(fā)展，此外若未采用有效規(guī)范制度對(duì)管理人員進(jìn)行管理，則會(huì)導(dǎo)致管理人員工作積極性被削弱，管理質(zhì)量較差[3]。

3.檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)較低

目前，伴隨著新醫(yī)改實(shí)施，管理人員是否具備較好綜合素質(zhì)也是影響檔案管理工作的一大因素。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，管理人員必須具備先進(jìn)管理知識(shí)、熟練運(yùn)用信息化設(shè)備的技能，并且還有較好的溝通能力；若缺乏以上技能，則會(huì)造成醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)度較落后，導(dǎo)致檔案管理信息化程度較低，工作效率較低，影響醫(yī)院管理水平。

二、醫(yī)院檔案管理的方法與技巧

1.完善檔案管理信息化建設(shè)

目前在新醫(yī)改背景下，不斷地對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化與環(huán)境進(jìn)行建設(shè)，能夠滿足人們對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)需求，同時(shí)還能提高醫(yī)院檔案管理水平。基于此，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要就檔案管理的信息化給予高度重視，將資金合理地運(yùn)用在提升檔案管理技術(shù)中，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，建立符合醫(yī)院工作發(fā)展的信息化工作系統(tǒng)，提高醫(yī)院檔案管理效率。

2.建設(shè)檔案管理工作體系

由于醫(yī)院檔案管理工作中，檔案中信息繁多，管理工作難度較大，因此對(duì)管理人員的工作能力有更高的標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院在此情況下，必須先立足于新醫(yī)改背景趨勢(shì)及自身發(fā)展要求，對(duì)醫(yī)院原管理工作體系進(jìn)行不斷地改革、完善，并且按照醫(yī)院實(shí)際工作變化情況，不斷地找出更加適合醫(yī)院發(fā)展的管理方式，為檔案管理工作提供更多的信息參考。第一，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院需要結(jié)合創(chuàng)新發(fā)展的要求，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，工作安排更加明確，要將檔案資料工作合理地分配給每位工作人員，同時(shí)設(shè)置健全的獎(jiǎng)懲制度，將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，讓管理人員保持正確的工作態(tài)度，一旦出現(xiàn)資料查閱、遺漏等情況時(shí)，能夠追究到個(gè)人，在一定程度上也能進(jìn)一步提高管理人員的工作積極性、細(xì)致性，提高醫(yī)院檔案管理工作的秩序性[4]。

3.培養(yǎng)一支綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍

醫(yī)院檔案管理工作離不開管理人員，因此提高管理人員的綜合素質(zhì)非常重要。因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要結(jié)合檔案管理人員的實(shí)際情況，組織管理人員定期參加管理知識(shí)講座、座談會(huì)，對(duì)各管理人員在工作中存在問題進(jìn)行整合，通過全員進(jìn)行頭腦風(fēng)暴討論后，找到解決問題的最佳辦法，避免在管理工作中出現(xiàn)紕漏和差錯(cuò)事件。定期組織管理人員外出培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括信息化設(shè)備使用方式、先進(jìn)管理知識(shí)等，讓管理人員能夠更加靈活地掌握信息化管理的操作方式，培養(yǎng)其具備更加先進(jìn)的管理理念及應(yīng)急能力。同時(shí)，醫(yī)院需要引進(jìn)更多高素質(zhì)管理人才，為醫(yī)院的檔案管理提供人才儲(chǔ)備[5]。

結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)目前，醫(yī)院檔案管理實(shí)際上是對(duì)醫(yī)院文化管理，良好的醫(yī)院管理能夠提高醫(yī)院文化建設(shè)水平。伴隨著信息化時(shí)代到來，醫(yī)院的發(fā)展需要與時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)相順應(yīng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)本院檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，制定出更具科學(xué)化管理體系和管理方式，將信息化技術(shù)投入檔案管理中，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)與能力，才能讓醫(yī)院檔案管理水平不斷地提高，有利于推動(dòng)醫(yī)院檔案管理改革，滿足醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展要求。