醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

（陽(yáng)泉市第一人民醫(yī)院，山西 陽(yáng)泉 045000）

醫(yī)院檔案包括人事、財(cái)務(wù)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、病案、科技、設(shè)備、綜合文書(shū)、影像學(xué)檔案等，且目前都以文書(shū)檔案管理的形式保存并查閱。醫(yī)院文書(shū)檔案多由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)，主要記錄著醫(yī)院重大事件、重要活動(dòng)，是醫(yī)院管理歷程的見(jiàn)證和有效憑證。文書(shū)檔案管理在現(xiàn)代化社會(huì)中通常以智能化形式為主，不論是保存、查閱、管理皆有信息化技術(shù)加持[1]。新形勢(shì)下，醫(yī)院不再局限于人工管理，而是強(qiáng)調(diào)應(yīng)用信息化技術(shù)深入并完善文書(shū)檔案管理信息，便于快速及正確整理文書(shū)檔案內(nèi)容，盡量減少記錄錯(cuò)誤、文檔缺失等問(wèn)題。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的潛藏性問(wèn)題

1.文書(shū)檔案收集問(wèn)題

文書(shū)檔案管理涉及的資料過(guò)多，容易出現(xiàn)信息重疊或信息記錄有誤的情況。加之，文書(shū)檔案管理目前仍保持著部分人工操作，因而出現(xiàn)人工失誤或人工收集資料遺漏等現(xiàn)象。此外，各個(gè)科室的大事記經(jīng)常被遺忘，由此便會(huì)造成文書(shū)檔案收集不齊全等問(wèn)題。

2.文書(shū)檔案分類問(wèn)題

檔案分類需使用科學(xué)、系統(tǒng)、有序的管理手段，但是目前醫(yī)院未更新復(fù)雜的人工操作模式，且國(guó)家檔案管理部門對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理未有明確規(guī)定。加之，醫(yī)院綜合檔案室需花費(fèi)過(guò)多時(shí)間處理現(xiàn)存檔案，因而使之缺乏完整性和甄別價(jià)值。

3.文書(shū)檔案工作配合問(wèn)題

醫(yī)院各個(gè)部門對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏較高配合度，由此便容易造成儲(chǔ)存檔案與整理檔案信息不相符或差異性較大等問(wèn)題。與此同時(shí)，各個(gè)部門缺乏協(xié)同性，在文書(shū)檔案管理人員收集資料后便排除對(duì)其的真實(shí)性，繼而圖一己之便造成不必要的信息浪費(fèi)，阻礙其管理工作的正常開(kāi)展。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

1.建立健全且完善的文書(shū)檔案管理體系與制度

健全且完善的文書(shū)檔案管理體系是提高文書(shū)檔案管理水平的必要性要求和前提。與此同時(shí)，醫(yī)院為迎合時(shí)代發(fā)展，建立健全的規(guī)章制度是保障文書(shū)檔案管理工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵性條件，可確保文書(shū)檔案管理工作有序、高效、準(zhǔn)確運(yùn)行[2]。同時(shí)，醫(yī)院各部門人員也可通過(guò)文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行監(jiān)督和約束。加之，醫(yī)院所實(shí)行的獎(jiǎng)懲制度可通過(guò)明確而嚴(yán)格的要求保證文書(shū)檔案管理的有序性和可行性，以此來(lái)約束管理人員的態(tài)度和行為。

2.重視文書(shū)與檔案工作的銜接規(guī)范

首先，醫(yī)院在針對(duì)文書(shū)檔案管理工作時(shí)，必須重視文書(shū)與檔案工作管理之間的銜接性，密切關(guān)注文書(shū)檔案的管理質(zhì)量，進(jìn)而全面提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理的工作水平。其次，醫(yī)院在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，需要重視文書(shū)資料的歸檔工作和立卷工作，將文書(shū)工作和檔案工作有效地銜接起來(lái)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的協(xié)同性。醫(yī)院文書(shū)檔案管理的處理工作需要應(yīng)用到信息化技術(shù)，對(duì)文書(shū)檔案整理和儲(chǔ)存查閱等工作進(jìn)行規(guī)劃性管理。同時(shí)，結(jié)合文書(shū)檔案管理人員的管理水平及時(shí)登記并處理重大事件重要活動(dòng)的資料信息，避免造成文書(shū)缺失、文書(shū)記錄有誤等情況。最后，在保證文書(shū)工作與檔案工作的有效銜接后，還需要重視對(duì)文件的立卷工作，而立卷工作也是文書(shū)檔案管理工作的重要內(nèi)容，是接近尾聲的處理性關(guān)鍵因素。因此，在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理時(shí)，需確保文書(shū)檔案兩項(xiàng)工作的銜接規(guī)范性。

3.加強(qiáng)各部門的文書(shū)檔案管理工作

現(xiàn)階段，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的整體效率對(duì)醫(yī)院日常管理的工作具有推進(jìn)作用。與此同時(shí)，提升文書(shū)檔案的收集效率也是確保文書(shū)檔案工作順利開(kāi)展的關(guān)鍵性因素和前提。醫(yī)院各個(gè)部門在配合文書(shū)檔案管理工作時(shí)，需注意深入了解到文書(shū)檔案管理工作與部門之間的協(xié)調(diào)性。與此同時(shí)，文書(shū)檔案管理工作人員還需要深入各部門主動(dòng)了解管理信息，掌握最新資料，以便于快速傳達(dá)各部門的重要信息[3]。醫(yī)院需借助于信息化技術(shù)，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理部門和其他部門之間的溝通與協(xié)調(diào)工作，確保文書(shū)檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，以便于為之后的儲(chǔ)存和查閱提供基礎(chǔ)性條件。醫(yī)院在整理文案檔案的過(guò)程中，需重視醫(yī)院的歷史進(jìn)程和發(fā)展現(xiàn)狀，充分適應(yīng)時(shí)代需求，確保醫(yī)院日常管理工作的有序性和高效性。

4.重視文書(shū)檔案管理人員管理水平的提升

文書(shū)檔案管理人員的管理水平?jīng)Q定著文書(shū)檔案管理的質(zhì)量與效率。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門可通過(guò)多種途徑和方式對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和強(qiáng)化性管理，以此來(lái)提高文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理意識(shí)。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)需認(rèn)可文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)能力，并通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)全面提高管理人員的工作積極性和協(xié)作能力，從而起到上行下效的效果，與此同時(shí)，也可推動(dòng)音樂(lè)文書(shū)管理工作不斷發(fā)展前行。

結(jié)語(yǔ)

總結(jié)而言，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作極具復(fù)雜性，加上潛藏的各類管理問(wèn)題更加重了醫(yī)院文書(shū)檔案的強(qiáng)度，因而想要全面提升文書(shū)檔案管理的管理質(zhì)量就必須正視管理中所出現(xiàn)的各類問(wèn)題，強(qiáng)調(diào)應(yīng)用信息化技術(shù)的重要性和必要性，并針對(duì)現(xiàn)存管理問(wèn)題提出具有針對(duì)性和可行性的應(yīng)對(duì)策略，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供動(dòng)力。